E limpede, asadar, ca sunt o multime de lucruri de imbunatatit in ceea ce priveste felul in care se desfasoara o sedinta. Iata ce ar trebui sa stie orice manager despre organizarea unor meetinguri cu adevarat productive:

Include o componenta vizuala, pe care sa o poata urmari toti participantii

La o sedinta participa mai multe persoane, unele mai pregatite, altele mai putin pregatite. Cei care nu sunt pusi bine in tema vor intrerupe mult discutiile sau vor participa inutil la ele, pierzand timp. Tocmai de aceea este bine ca cel care organizeaza sau conduce meetingul sa pregateasca inainte o schema de discutii pe care sa o vada toti participantii. Astfel de flipchart-uri sunt foarte utile pentru asta si in mod cert ar trebui sa se regaseasca intr-o sala de sedinte. Ele ajuta la o structurare a discutiilor, la gasirea solutiilor si impiedica devierile de la subiect.

Mai mult, cand au in fata un instrument prin care pot vedea clar schemele de rezolvare a problemelor cu care se confrunta compania este mai usor pentru toata lumea sa urmaresca firul discutiilor, sa isi ia notite utile si sa retina mai bine aspectele atinse.

Stabileste un obiectiv clar si impune-ti sa respecti programul la minut

Neal Hartman, lector la Sloan School of Management din cadrul MIT sfatuieste managerii sa isi stabileasca de la bun inceput obiectivul pentru sedinta si sa respecte durata gandita initial pentru intalnirea respectiva. Inainte sa anunti participantii ca se organizeaza o sedinta intreaba-te care este scopul ei, ce obiective vrei sa atingi cu ea, daca oamenii respectivi te pot ajuta cu adevarat sa le atingi.

Devierile de la subiect si discutiile fara rezultat vor fi evitate, daca ai o ora clara pentru incheierea intalnirii. Cand nu ai o astfel de ora, tinzi sa lasi conversatiile lipsite de importanta sa se lungeasca, insa daca stii ca intr-o ora trebuie sa iti atingi obiectivul despre care vorbeam mai sus, le vei stopa repede. Specialistii de la entrepreneur.com, spun ca este foarte util si un mini-orar pentru sedinte – de la 9 fix la 9.15 vorbim despre vanzarile noi, de la 9.15 pana la 9.30 dicutam strategii de vanzari etc.

Sedintele productive nu au foarte multi participanti

Cu cat mai multi oameni participa la o discutie, cu atat mai greu se va ajunge la o concluzie. Ca manager sau director general pare mai usor sa te intalnesti cu toti membrii echipei odata, insa, in realitate, se va pierde mai mult timp. Oamenii care isi asteapta randul sa vorbeasca ar putea sa lucreze in momentul acela, iar discutiile vor fi usor de deturnat cand in incapere sunt multe persoane.

Alege sa faci sedinte mai dese, mai scurte si cu mai putini oameni. Economia de timp se va simti la nivelul intregii organizatii si se va ajunge la concluzii mai clare. In orice companie exista un departament unde apar mai des probleme si sunt mai multe lucruri de rezolvat si acela va acapara toata sedinta. Pentru membrul departamentului in care lucrurile merg bine mai mereu devine frustrant sa-si petreaca jumatate din ziua de lucru in discutii care nu-l privesc.

Exista un moment potrivit pentru o sedinta?

O sa fii surprins, dar da, se pare ca exista un moment perfect pentru sedinte. Miercurea la ora 15.00 este, potrivit revistei Inc., ora cea mai buna pentru un meeting. Toata lumea si-a revenit dupa weekend, oamenii inca nu cad in plasa lipsei de productivitate provocata de apropierea weekendului urmator si, pentru ca e la ora 15.00, angajatii vor incerca sa-si termine toate treburile de pe ziua respectiva pentru a nu mai ramane peste program dupa sedinta.

Cum se desfasoara de obicei sedintele in compania in care lucrezi? Meetingurile ti se par utile sau lipsite de importanta?

Sursa foto: Shutterstock