Cercetatorii au constatat ca bazarea excesiva pe e-mail, lipsa de raspuns la mesaje si utilizarea unor modalitati neadecvate de comunicare pot afecta increderea in capacitatile colegilor de munca si pot stanjeni evolutia proiectelor esentiale. Frecvent, atunci cand echipele virtuale neglijeaza necesitatea de a socializa, de a realiza contacte vizuale si de a actualiza profilurile de comunicare, increderea reciproca se fragilizeaza si poate disparea cu usurinta, conducand la aparitia conflictelor si la compromiterea relatiilor de colaborare.

Studiul Cisco, intitulat The Psychology of Effective Business Communications in Geographically Dispersed Teams (Psihologia comunicarii eficiente la nivelul echipelor dispersate geografic), efectuat de specialistii in psihologie ocupationala de la firma Pearn Kandola, examineaza fenomenele de erodare a increderii care afecteaza numeroase echipe virtuale. Comparand avantajele si dezavantajele comunicarii bazate pe computer in comparatie cu interactiunile personale directe, raportul identifica noi reguli de comunicare care pot ajuta echipele virtuale sa conlucreze cu succes.

"Practicile de excelenta" in comunicarea virtuala recomandate in raport includ stabilirea de conventii privind timpul de raspuns si stabilirea de reguli pentru selectarea mediilor si a frecventei comunicarii - mai ales in cazul echipelor cu structura multiculturala. Incurajarea socializarii si a conversatiilor ad-hoc la un "automat de cafea" virtual prin utilizarea de comunicatii media spontane si complexe pot contribui la accelerarea dezvoltarii relatiilor bazate pe incredere reciproca.

"Prin intermediul globalizarii, formarea de echipe virtuale devine o practica uzuala in numeroase organizatii. Cu toate acestea, frecvent, echipele virtuale depun eforturi deosebite pentru a egala performantele echipelor aflate in aceeasi locatie", precizeaza Carolyn Shearsmith, psiholog ocupational la Pearn Kandola si coautor al raportului.

E-mailul mareste timpul comunicarii de patru ori

Raportul evidentiaza aspectele care contribuie la succesul sau la esecul colaborarii in cadrul echipelor virtuale. Utilizatorii comunicatiilor electronice consuma pana la de patru ori mai mult timp pentru schimbul aceluiasi numar de mesaje decat in cazul comunicarii personale directe, mai ales deoarece, in acest al doilea tip de comunicare, mesajele non-verbale reprezinta pana la 63% din semnificatia sociala. Fragilitatea increderii la nivelul echipelor virtuale se poate datora "invizibilitatii comportamentale" in lipsa observarii personale directe, inexistentei interactiunilor sociale si "linistii virtuale" cauzate de absenta raspunsurilor la e-mail-uri si la mesajele vocale.

"Linistea virtuala" generata de o persoana care nu raspunde la mesajele primite poate intrerupe fluxul operational si chiar genera suspiciuni privind sustragerea de la munca a "partii tacute".

De asemenea, la nivelul echipelor virtuale se poate manifesta o exagerare a diferentelor culturale dintre membrii. Este posibil ca echipele multiculturale sa necesite pana la 17 saptamani pentru a atinge acelasi grad de eficienta ca al echipelor monoculturale. Persoanele apartinand "culturilor cu grad sporit de contextualitate" (de exemplu, din Asia, din America de Sud, din Orientul Mijlociu si, intr-o mai mica masura, din Franta, din Spania si din Grecia) tind sa nu-si exprime sentimentele intr-o maniera explicita, in timp ce indivizii apartinand "culturilor cu grad redus de contextualitate" (din America de Nord si din majoritatea tarilor europene) manifesta o tendinta opusa.

Prin urmare, este posibil ca, frecvent, indivizii apartinand "culturilor cu grad sporit de contextualitate" sa-i perceapa pe cei apartinand "culturilor cu grad redus de contextualitate" ca fiind prea "locvace" si prea "manifesti". Dimpotriva, indivizii apartinand "culturilor cu grad redus de contextualitate" ii percep pe cei apartinand "culturilor cu grad sporit de contextualitate" ca fiind "evazivi" si "misteriosi", a demostrat sudiul comandat de Cisco Systemsˇ.

"Studiul nostru arata ca instrumentele media selectate pentru un anumit tip de comunicare - mesagerie instantanee sau videoconferinte - sunt aproape la fel de importante ca si continutul comunicarii. Pentru a tine pasul cu actualele structuri organizationale si cu tehnologiile noi, modelele comportamentale trebuie sa sufere transformari. Cercetarile efectuate arata modalitatile prin care alegerea si utilizarea corecte ale instrumentelor de comunicare pot crea identitatea partajata si contextul partajat care se dovedesc extrem de importante pentru succesul operational al echipelor virtuale. De exemplu, utilizarea preferentiala a postei electronice pentru conversatii cu colegi de munca din alte parti ale lumii contribuie intr-o mica masura la construirea relatiilor si a increderii interpersonale", a adaugat psihologul Carolyn Shearsmith.