Fie ca sint companii de stat sau private, institutii publice sau guvernamentale, asociatii profesionale nationale sau internationale, tot mai multe organisme din Romania simt nevoia de a comunica, de a face schimb de experienta sau de a cauta oportunitati de afaceri. Pornind de la aceasta necesitate, si in Romania a inceput sa prinda contur o noua industrie: cea de reuniuni. Estimarile arata ca in tara noastra se organizeaza in jur de 2.600 de evenimente de amploare medie, iar perspectivele sint importante: o crestere numerica de 10-12% in cursul anului 2005. Mai mult, specialistii apreciaza ca in 2012 se va ajunge la o suplimentare a spatiilor hoteliere destinate evenimentelor cu minimum 18-20%. In ceea ce priveste bugetele puse la bataie pentru organizarea acestor conferinte sau seminarii, sumele pot varia de la citeva mii de euro pina la 500.000 euro sau chiar la citeva milioane. Totul depinde de anvergura, de numarul de invitati si de logistica utilizata. Aproape 90% din aceste sume intra in buzunarele prestatorilor care gazduiesc evenimentul.

In unele cazuri, tehnologiile de comunicatii nu reusesc sa se ridice la nivelul comunicarii directe. Congresele si conferintele aduc in fiecare an 30 de milioane de euro in contul firmelor de specialitate.

In Romania se cheltuiesc anual in jur de 30 de milioane de euro pentru organizarea de congrese, forumuri de afaceri sau conferinte. Afacerea este din ce in ce mai profitabila atit pentru organizatori, cit si pentru prestatorii de servicii. Imaginea tarii are, de asemenea, mult de cistigat in urma evenimentelor de anvergura internationala.

Beneficii colaterale

De pe seama industriei de reuniuni cistiga atit organizatorii profesionisti de evenimente, cit si administratiile locale, hotelurile, furnizorii de servicii, precum catering, transporturi sau servicii tehnice. Si avantajele nu se opresc aici: „Turismul incoming (turisti straini in Romania), favorizat net de evenimente si afaceri, reprezinta practic un export de servicii prestate la destinatie, un aport substantial de incasari in valuta pentru Romania, locuri de munca create, promovare nemijlocita a unei imagini pozitive a tarii in raport cu persoane ce pot fi determinate sa revina aici, ca turisti, ca oameni de afaceri, ca investitori etc.“, explica Paul Marasoiu, presedintele de onoare al Asociatiei Nationale a Organizatorilor Profesionisti de Conferinte si Expozitii si CEO al companiei de consultanta Peacock Hotels.

Numarul conferintelor, in crestere

Potrivit Autoritatii Nationale pentru Turism, in Romania au fost organizate 1.800 de conferinte si congrese, iar estimarile arata ca in perioada 2005-2006 s-ar putea inregistra o crestere a numarului acestora cu 10-12%. Ca amploare, numai Congresul Postelor din 2004 a reunit aproximativ 2.500 de participanti din intreaga lume.

De asemenea, anul trecut, printre evenimentele de amploare se numara si reuniunea sefilor de stat, de la Mamaia, sau reuniunea ministrilor Apararii, de la Poiana Brasov. Conform Peacock, in medie, numarul conferintelor, congreselor si seminariilor cu peste 50 de participanti, la nivel national, se ridica anual la peste 2.600 de reuniuni. Dintre acestea, in jur de 900 au loc in Bucuresti, cota de piata a orasului variind, de la an la an, intre 36 si 42%. In acelasi timp insa, un hotel care dispune de spatii de reuniuni numeroase si cu capacitati mari poate gazdui el singur mai mult de 2.000 de evenimente intr-un an. Numarul de participanti la conferinte in Capitala este de 60.000-70.000 de persoane pe an, la un eveniment fiind prezenti de la 50 pina la peste 2.000 de oameni.

Cit se cistiga din afacere

In Romania exista in jur de 20 de organizatori profesionisti de evenimente, conferinte si expozitii. Specialistii din industria de profil sustin insa ca sute de societati isi includ declarativ acest sector in obiectul de activitate in speranta ca vor putea beneficia astfel de profitabilitatea in crestere a acestui sector. Perspectivele sint de luat in considerare. „Cu titlu orientativ, daca luam in discutie cazul unei conferinte internationale, de anvergura medie, adica 500-600 de participanti, cu sesiuni de lucru in plen si pe sectiuni concentrate pe durata a 4-5 zile, cu o structura logica, incluzind toate segmentele de servicii necesare, o estimare a bugetului se ridica in jurul a jumatate de milion de euro. Din totalul veniturilor, un procent redus revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente eveni-mentului si un eventual profit. In schimb, aproximativ 85-90% din venituri sint incasate de prestatorii din tara care gazduiesc evenimentul“, explica Marasoiu.

Bugete de peste un milion

Bugetele evenimentelor pot varia in functie de numarul de participanti si de complexitatea structurii logice, de la citeva mii de euro pina la 500.000 euro sau chiar la citeva milioane.

Citeste si:

„In viitor se prefigureaza a fi o afacere profitabila, deoarece mediul de afaceri incepe sa se dezvolte si sa puna accent pe promovarea imaginii firmei prin organizarea de evenimente, lansari de produse, congrese, seminarii, training-uri. La fel si persoanele fizice incep sa constientizeze avantajele pe care le aduce angajarea unei agentii de organizare de evenimente pentru o nunta, botez, aniversare, petrecere de familie”, este de parere Raluca Gagiu, Event Coordinator in cadrul Event 4 You.

Turismul de afaceri aduce peste 60% din incasari
Potrivit PEACOCK Hotels, consumul realizat de turistii straini in Romania in scop de afaceri, corporatist, de reuniuni si motivational poate depasi 60% din totalul incasarilor aduse de turism. Mai mult, procentul la nivelul Bucurestiului se apropie de 80%.

„Ponderea turismului de reuniuni in totalul incasarilor din turism ar putea creste spectaculos, dar numai in conditiile utilizarii judicioase a infrastructurii existente si a upgradarii sale cantitative si calitative la standarde internationale“, apreciaza Marasoiu. In crestere vor fi si spatiile necesare acestor evenimente. Peacock Hotel estimeaza ca in 2012 se va ajunge la o suplimentare totala a capacitatilor cu minim 18-20%, cu precadere in centrele urbane mari si pe axele majore de circulatie NV-SE. Aceasta in conditiile in care se preconizeaza o majorare anuala a capacitatii spatiilor hoteliere de 2-4%. In momentul de fata, specialistii sustin ca locatiile care pot gazdui astfel de evenimente la nivelul exigentelor mondiale specifice intrunirilor cu peste 300-400 de participanti sint insuficiente.

De asemenea, congresele cu 1.000-2.000 de participanti pun dificultati majore in ceea ce priveste capacitatile necesare ale salilor si ale spatiilor de cazare. In schimb, desi inca reduse ca numar, exista relativ suficiente locatii care sa poata gazdui intruniri cu 50-400 de participanti in plen.