Se apropie Craciunul si multi dintre noi vom alege sa trimitem felicitari electronice. Fie ca sunt desene cu brazi si oameni de zapada sau pur si simplu urari scrise, fie ca sunt trimise colegilor, prietenilor ori partenerilor de afaceri, felicitarile virtuale vor invada in aceasta perioada spatiul electronic. Totusi, ca si in corespondenta traditionala, si cea electronica trebuie sa respecte o suita de reguli. Echipa AXIGEN s-a gandit sa va puna la dispozitie un mini-ghid de sarbatori despre ce sa trimiteti si ce nu prin email.
Comunicarea pe email a devenit in ziua de azi o obisnuinta (pentru unii chiar o banalitate), o modalitate facila de a trimite si primi informatii de la cei aflati la o mai mica sau mai mare distanta. Inainte insa de a trimite un mesaj electronic, ti-ai pus vreodata problema ca, pe langa continutul efectiv al acestuia, mai exista si niste aspecte invizibile, care comunica o multime de informatii legate de imaginea pe care o ai despre propria persoana si despre cel caruia ii scrii?
Sfaturile care urmeaza nu sunt nici pe departe exhaustive si nici obligatoriu de urmat, dar se pot dovedi utile si merita cel putin sa fie citite pentru a intelege mai clar cum se poate comunica eficient cu ajutorul email-ului, atat in sfera de afaceri, cat si in ceea ce priveste corespondenta personala.
Ce e bine sa faci:
Verifica cu grija adresa de e-mail a celui caruia doresti sa ii scrii. In majoritatea cazurilor, o singura litera gresita va face ca mesajul tau fie sa ajunga la un alt destinatar (cunoscut sau nu), fie sa iti fie returnat, ceea ce inseamna timp pierdut in van.
Alege un subiect cat mai expresiv pentru a ilustra mesajul. Un titlu prea general (sau complet irelevant pentru continutul mesajului) nu va atrage atentia destinatarului, care poate deschide mesajul tau peste doua ore, socotindu-l neimportant.
Fii scurt si la obiect. Ca si in cazul unei conversatii telefonice, e bine sa te rezumi la a comunica exact ceea ce ai de spus. Un mesaj stufos cat o carte de telefon nu iti va aduce niciun premiu de literatura. Va reusi insa sa il plictiseasca pe destinatar suficient de mult incat acesta sa citeasca mesajul fara a se concentra pe aspecte pe care tu le considerai importante, sau mai rau, il va determina sa se opreasca din citit undeva pe la jumatate.
Verifica intotdeauna continutul mesajului inainte de a-l trimite. O minima verificare a ortografiei nu strica. Recitind mesajul vei putea observa eventuale neclaritati de exprimare, vei putea face completari sau chiar iti vor veni idei noi.
Include o semnatura electronica la sfarsitul mesajului. E un sfat util mai ales in cazul corespondentei de afaceri. Adaugand acea semnatura ii vei oferi destinatarului o modalitate rapida si facila de a sti cine esti, unde lucrezi si cum te poate contacta. Evita totusi semnaturi pompoase, de mai mult de 5-6 randuri, in care cu mandrie mentionezi anul si luna in care ti-ai obtinut doctoratul la Facultatea de la Sorbona. Un pic de modestie n-a facut rau nimanui, niciodata!
Verifica marimea fisierelor atasate unui mesaj inainte de a-l expedia. Gandeste-te intai ca destinatarul poate avea stabilita o limita a casutei electronice. Gandeste-te ca poate are o conexiune mai lenta la Internet. Ia in considerare ca uneori poate fi mai util sa apelezi la optiuni de genul file transfer, la arhivarea respectivelor fisiere, la impartirea lor in fisiere mai mici, sau chiar la copierea pe un CD.
Ce e bine sa eviti:
Nu trimite mesaje unui grup de persoane, trecand toate adresele de e-mail la rubrica TO. Mai elegant este sa le treci in rubrica BCC (Blind Carbon Copy). Aceasta optiune permite celor care vor primi o copie a mesajului tau sa isi pastreze adresa de e-mail ascunsa de ochii celorlalti. Si nu doar atat. Ii vei feri pe destinatarii mesajelor tale de spam caci se stie foarte bine, robotii care trimit mesaje nedorite pescuiesc foarte multe adrese din calculatoarele virusate si mai ales din aplicatia de mesagerie a acestora. Daca doar un singur destinar al mesajelor tale este virusat la un moment dat, acest lucru este suficient ca toate adresele trecute in TO sa fie tinte in viitorul apropiat pentru spam.
Nu cadea prada mesajelor impersonate. Impersonarea presupune preluarea cu rea intentie a identitatii unei persoane, prin diferite metode. In cazul in care primesti un mesaj de la o persoana cunoscuta (fie ea seful direct, contabilul personal sau responsabilul de la banca unde ai deschis contul bancar) prin care ti se solicita de exemplu informatii confidentiale, nu raspunde inainte de a verifica, contactand personal persoana in cauza.
Nu trimite mai departe mesajele de tip chain letter sau hoax. In afara de faptul ca ingreuneaza inutil traficul pe Internet, ele nu-ti vor aduce nici fericire eterna, nici un milion de dolari de la Yahoo. La fel ca si in cazul de mai sus, spamerii culeg foarte usor adresele catre care urmeaza sa trimita mesaje nedorite din aceste lanturi de scrisori.
Nu trimite mai departe un mesaj fara a sterge expeditorul anterior. Este o situatie similara celei prezentate anterior, numai ca de data aceasta adresa de e-mail a celui care ti-a trimis respectivul mesaj ajunge sa fie vazuta de niste oameni pe care el nu ii cunoaste. Fii politicos si protejeaza identitatea si intimitatea celor care iti scriu! Fii precaut si protejeaza-l de spam si alte atacuri informatice.
Nu folosi excesiv majusculele. Exista si alte modalititi prin care poti sublinia importanta celor pe care vrei sa le comunici. In comunicarea electronica, folosirea majusculelor este sinonima cu utilizarea unui ton ridicat si agresiv. SI CRED CA NICI TIE NU TI-AR PLACEA SA TIPE CINEVA LA TINE!
Nu folosi excesiv optiunea confirmare de primire sau high priority. Cu exceptia situatiilor urgente de afaceri sau de natura juridica, sau cand e vorba de o problema ce necesita rezolvare imediata prin comunicarea eficienta a unor detalii, aceasta optiune nu trebuie abuzata. Destinatatul trebuie sa aiba libertatea de a determina de unul singur cand doreste sa deschida, citeasca sau sa raspunda la un anumit mesaj.
Citeste si:
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
