In articolul de astazi propun sa privim lucrurile dintr-o alta perspectiva, si anume tratarea procesului de alegere a furnizorului ca pe un proces de recrutare a unui nou angajat, pentru ca practic acest lucru se va si intampla, furnizorii actionand ca un departament intern.

Prima faza ar trebui sa fie o licitatie sau o cerere de oferta, echivalentul publicarii unui anunt de angajare. Apoi ar trebui stabilita o lista scurta a furnizorilor si programate intalniri cu acestia, exact ca in cazul interviurilor. „Chimia” este foarte importanta pentru o relatie pe termen lung si la fel de important este ca in intalnirea stabilita sa fie prezente si persoanele direct implicate in derularea contractului, atat de la client, cat si de la furnizor.

Urmatorul pas ar fi verificarea recomandarilor informale si testarea furnizorului, prin intermediul demonstratiilor, intrebarilor practice sau a dezvoltarii unui proiect de optimizare, urmat de calibrarea ofertei furnizorului ales cu bugetul pe care compania il are pentru respectivul proiect si abia apoi agrearea contractului.

In ceea ce priveste durata procesului de selectie, aceasta poate dura intre 2 saptamani si 3 luni, in functie de dimensiunea companiilor si complexitatea proiectului.

Stabilirea indicatorilor de performanta elimina temerile la externalizarea serviciilor de contabilitate si salarizare

In conditiile in care companiile nu reusesc sa obtina referinte informale despre un furnizor si exista temeri in ceea ce priveste alegerea acestuia este recomandata implementarea unor indicatori de performanta clari pentru client: timp de raspuns pentru spetele frecvente, planuri de desfasurare lunara cu termene clare de ambele parti sau un nivel de calitate garantat, cum ar fi zero erori pentru calculul salarial.

Citeste si:

De asemenea, clientul trebuie sa aiba access 24/7 la software-ul de salarizare sau de contabilitate, pentru a putea exporta sau vizualiza rapoarte sau informatii, astfel incat sa se simta confortabil, deoarece multi clienti sunt speriati de gandul de a pierde controlul asupra datelor, iar oferirea accesului la aplicatii ii va ajuta sa se relaxeze.

Nu in ultimul rand, furnizorul trebuie sa optimizeze procesele interne ale clientului, de la colectarea de date si aprobarea documentelor pana la modul de vizualizare a datelor, in asa fel incat companiile sa perceapa serviciile de externalizare ca fiind servicii cu valoare adaugata clara si demonstrabila.

Material realizat de Bogdan Badea, Managing Director Accace