“Majoritatea persoanelor cu care discut imi spun acelasi lucru: piata s-a dezghetat, lucrurile se misca, rezultatele au inceput sa apara. Eforturile depuse insa pentru aceste rezultate sunt mult mai mari comparativ cu perioada precedenta crizei financiare. Practic, pentru a avea aceleasi rezultate muncim mai mult. Pentru a putea avea insa un echilibru intre viata personala si cea profesionala este necesar sa privim ambele aspecte cu seriozitate”, spune Floriana Enescu, managing director la Qualia.

Planificarea mai eficienta a timpului este insa eficienta cu o conditie. Sa ai obiective rezonabile pentru o zi de munca. Daca vei vrea ca in 8 ore sa finalizezi munca unei echipe de 5 oameni sau sa faci rapoarte pentru intreg departamentul, sansele de a avea o viata personala, cel putin pentru o perioada, scad considerabil.

Nu incerca sa faci imposibilul in 8 ore

Prin urmare primul sfat al specialistilor este sa iti propui sa finalizezi intr-o zi de munca doar ceea ce poate fi realizat fizic. Bineinteles capacitatile fiecaruia dintre noi sunt diferite, asa ca trebuie sa analizezi bine ce poti sau nu finaliza pe parcursul unei zile de munca.

“Exista o prima conditie necesara astfel incat orice metode sau tehnici de managementul timpului sa functioneze. Sa iti propui ca in intervalul de timp dat sa faci acele lucruri care ar incape in mod rezonabil. Nicio tehnica de organizare personala nu te va putea ajuta sa jonglezi bine si eficient 3 joburi in 8 ore si sa ai o viata personala activa in acest timp. Din pacate, marea majoritate a celor care vor sa invete sa-si planifice mai bine timpul uita de aceasta prima conditie”, spune Alecsandra Litu, Trainer&Consultant AchieveGlobal.

Daca reusesti sa iti setezi aceste obiective rezonabile, atunci instrumentele de organizare a timpului vor fi mai usor de aplicat.

Stabileste-ti obiectivele

Esential este sa-ti stabilesti prioritati atat in viata profesionala, cat si in ceea ce inseamna cea personala.

„Creierul nostru consuma foarte multa energie in aceasta activitate - are de imaginat alternative, de facut analize si de luat decizii. Si asta nu ii este la indemana. In acest context, sfatul meu este sa-ti incepi ziua cu aceasta activitate. Dimineata, cand inca nu au inceput telefoanele sa sune sau mailurile sa curga in inbox, iti e mai usor sa-ti pastrezi privirea de ansablu asupra zilei care urmeaza. Pe scurt, pornind de la obiective, care sunt acele 20% din lucrurile pe care le poti face care sunt responsabile pentru 80% din rezultate. Si incepe cu ele”, mai spune Alecsandra Litu.

Dupa definirea clara a obiectivelor este necesara organizarea timpului, spune Floriana Enescu.

Instrumentul principal in organizarea activitatii este folosirea agendei. In agenda trebuie sa fie mentionate atat intalnirile stabilite cat si obiectivele zilei, saptamanii, prioritatile, “to do list”. Insa nu trebuie sa uitati de prioritizarea sarcinilor. Incercati sa va notati cele mai importante 4-5 sarcini pentru ziua respectiva, acele activitati care nu suporta amanare. Focusati-va pe fiecare dintre acestea pana cand le finalizati, spune Floriana Enescu.

Sefa Qualia spune ca in functie de prioritati si activitati se poate face o impartire a zilei.

Rezolva sarcinile una cate una

Citeste si:

Important este sa rezolvati sarcinile una cate una. Concentrati-va asupra fiecarei sarcini in parte. Abia dupa ce finalizati una, treceti la urmatoarea. Dat fiind ritmul alert si avalansa de task-uri, telefoane si e-mail-uri neprevazute, este dificil sa nu va intrerupeti din activitatea pe care o desfasurati intr-un anumit moment. Chiar si asa, faceti tot posibilul sa nu “abandonati” un task pana nu il finalizati.

„Este mai important sa rezolvati o parte, 2-3 task-uri decat sa le incepeti pe toate si sa nu duceti la bun sfarsit nici unul dintre ele”, spune Floriana Enescu.

Cum iei pauza

Incercati sa limitati timpul acordat problemelor si telefoanelor personale, navigarii pe internet in scop personal ; retelele de socializare de exemplu „te prind” si consuma foarte mult timp, spune Floriana Enescu.

Pauzele va ajuta sa va revigorati si sa va energizati. Insa, incercati sa nu va intrerupeti in momentul in care sunteti centrati pe rezolvarea unei sarcini. Propuneti-va sa luati o scurta pauza de 5-10 minute dupa fiecare sarcina rezolvata.

Grupeaza sarcinile pe care le ai in categorii

Un alt lucru pe care incercam sa-l facem in dorinta de a rezolva mai multe sarcini in acelasi timp este multi-tasking-ul.

„Studiile facute pe ce se intampla in creierul nostru atunci cand incercam sa jonglam cu mai multe activitati arata ca aceasta varianta functioneaza pentru un numar extrem de limitat de situatii – atunci cand sarcinile sunt repetitive si nu necesita atentie semnificativa. Atunci cand facem multi-task-ing de fapt mutam atentia ca intr-o secventa, cand pe o sarcina, cand pe alta, iar aceasta activitate nu este deloc productiva si eficienta”, explica Alecsandra Litu.

„Pentru a-i usura creierului tau aceasta munca pe care o depune si a-i canaliza energia pe lucrurile cu adevarat importante, grupeaza impreuna sarcinile similar (plata tuturor facturilor si a altor chestiuni administrative)“, a adaugat Lita.

Organizarea timpului nu trebuie insa sa se rezume doar la viata profesionala, cat si la cea personala.

“Am intalnit persoane extrem de bine organizate la job, dar care se plangeau ca timpul liber “zboara”. Din punctul meu de vedere timpul liber trebuie privit la fel de serios ca cel petrecut la serviciu. Daca nu vom invata sa il pretuim si sa il tratam cu seriozitate ne vom trezi ca “zboara”si nu stim cand s-a intamplat acest lucru. A fi organizati nu inseamna ca devenim roboti si nu exclude spontaneitatea. A fi organizati ne ajuta insa nu numai sa devenim mai eficienti, dar si sa realizam unde “se duce” timpul de care dispunem”, a adaugat Floriana Enescu.

Sursa foto:Graur Razvan Ionut, freedigitalphotos.net