Insa cand porti o discutie intr-un mediu business, mizele sunt automat mai mari si, implicit, spatiul de eroare este mai mic. O conversatie intr-un astfel de mediu nu este niciodata o metoda arbitrara de a umple timpul sau un schimb de informatii irelevante. Aici exista mereu o miza in fundal, chiar daca nu e mereu evidenta.

Ceea ce spui intr-o anumita conjunctura contureaza de fapt prezenta ta acolo, portretul tau vazut prin ochii celorlalti. Daca in viata privata esti de principiul ca parerea celorlalti despre tine este treaba lor, in mediul business nu-ti permiti acest lux. Iate cateva reguli care te ajuta in conversatiile pe care le porti in mediul business.

Pregateste-te din timp pentru discutii

Primul si cel mai important sfat pentru o discutie intr-un mediu business este sa nu te duci acolo nepregatit, considerand ca te vei descurca orice-ar fi. Daca te bazezi doar pe farmecul personal sau pe inspiratia de moment, mai devreme sau mai tarziu o sa gresesti. In mediul business, conversatia este nu doar o arta, ci si un instrument puternic care te ajuta sa-ti urmaresti scopurile.

Ai nevoie sa stii ce sa comunici, cand sa vorbesti si cum anume sa participi la o conversatie. Poti invata despre puterea conversatiei efectiv “din mers”, cu acest CD audio, Conversation Power: Communication for Business and Personal Success, bun de ascultat chiar si cand esti in drum catre job.

Nu te abate prea mult de la tema intalnirii

Oricat de tentant ar fi, incearca sa eviti subiectele care sunt strict recreationale si nu au nicio legatura cu tema intalnirii. Chiar daca nu vrei decat sa relaxezi atmosfera, in astfel de discutii apar deseori afirmatii foarte subiective, se formuleaza preferinte sau simpatii personale care contureaza mai degraba diferentele dintre interlocutori, in loc sa-i tina in zona unui numitor comun.

Daca deschizi un subiect, incearca sa vorbesti relaxat despre chestiuni ce au macar o legatura tangentiala cu subiectul intalnirii. Din cand in cand, nu uita sa strecori in discutie cate ceva despre intentiile tale la acea intalnire. Conversatia este un instrument puternic, invata sa-l folosesti in avantajul tau. Crucial Conversations Tools for Talking When Stakes are High te poate ajuta. Este un best seller absolut, asa ca mergi la sigur.

Alege-ti cu grija subiectele de conversatie

Conversatia business trebuie sa fie joviala, dar ponderata. De exemplu, poti povesti cateva anecdote de la alte intalniri al caror protagonist nu esti tu si nici interlocutorii tai, pentru vei lasa impresia ca iti place sa barfesti. De exemplu, e ok sa povestesti despre sedinta in timpul careia s-a oprit curentul electric, dar nu e ok sa povestesti despre intalnirea la care cineva era incompetent si nu intelegea ce i se explica. Ceea ce ne aduce la urmatorul sfat.

Fa doar glume inofensive

Nimic nu-i deranjeaza mai mult pe oameni decat sa aiba impresia ca au devenit subiect de gluma. Asta nu inseamna ca trebuie sa fii solemn si rigid. Este recomandat sa spui cate o gluma, insa simtul umorului este foarte subiectiv si exista pericolul ca cineva sa se simta jignit, chiar daca nu asta e intentia ta. O regula de aur este sa eviti glumele care implica stereotipuiri si minoritati de orice fel. S-ar putea ca unul dintre interlocutorii tai sa faca parte dintr-o minoritate, iar efectul glumei tale va fi dezastruos. Si chiar daca nimeni nu se simte jignit in mod direct, tot ai putea fi acuzat ca ai prejudecati. De exemplu, daca trebuie sa incepi gluma cu “e cineva oltean aici?”, mai bine gandeste-te la alta gluma.

Cele mai sigure glume sunt cele in care te pui pe tine “la incasare”. Altfel spus, poti sa spui o gluma cu olteni, daca o faci autoironic si asumat: “Eu sunt oltean. Stiti ce se spune despre olteni, ca…” Este aceeasi gluma, dar pozitionarea ta e diferita. Nu degeaba exista o arta a conversatiei. Invata sa o stapanesti, ai la dispozitie The Art of Conversation: Change Your Life with Confident Communication.

Nu uita niciodata sa faci prezentarile

Prezentarile sunt o formalitate absolut necesara, care are regulile ei. De exemplu, vei prezenta intai persoana mai importanta (tu decizi care este), si apoi persoana mai putin importanta. Iar daca observi ca cineva se adreseaza unui grup care nu il cunoaste, foloseste prima secunda de tacere pentru a-l prezenta pe vorbitor celor care tocmai il asculta.

In cazul in care nu ai retinut numele cuiva, reia prezentarile cu prima ocazie, folosind si o scuza auto-ironica. Da vina pe memoria ta slaba, pe pastilele pe care le iei pentru raceala sau pe oboseala, foloseste orice pretext care te ajuta sa eviti o gafa. Exista aceasta eticheta business care se cere respectata la astfel de intalniri, si nu vrei sa fii tu cel care nu o stapaneste.

Nu vorbi cand mananci

Intalnirile de afaceri se intersecteaza destul de des cu masa, iar la masa se face conversatie. Insa discutia trebuie sa isi faca loc in ritmul mesei, asa ca nu forta lucrurile. Nu iti umple niciodata gura pana la refuz, chiar daca esti foarte infometat.

Citeste si:

Cand esti invitat direct la discutie in timpul mesei, o sa ai nevoie de timp sa mesteci si sa inghiti inainte sa raspunzi, situatie in care toata lumea o sa se simta inconfortabil asteptand ca tu sa termini de mestecat. La fel, daca vrei sa intervii in discutie, fa-o numai dupa ce ai inghitit si ti-ai eliberat gura, nu ii face pe ceilalti sa te astepte pana termini de mestecat ca sa auda ce ai de spus. Poti sa deprinzi secretele manierelor la masa din cartea A Butler’s guide To Table Manners, de la un om care prin natura meseriei sale este cel mai avizat sa dea sfaturi despre maniere: valetul.

Saluta intotdeauna cum se cuvine

Regulile de politete variaza foarte mult in functie de paradigma culturala, iar mediul de afaceri este foarte sensibil la incalcarile acestor norme. De exemplu, obiceiul romanilor de a da noroc nu este intalnit in lumea anglo-saxona, unde strangi mana cuiva numai atunci cand faci cunostinta, dupa care nu mai repeti gestul.

In Japonia, atingerile fizice sunt considerate indecente, asa ca este intotdeauna recomandat sa saluti printr-o inclinare, in timp ce in lumea latina imbratisarile sunt foarte comune, uneori fiind insotite de un sarut pe obraz. Cel mai bine este sa te informezi din timp ce tip de salut este considerat politicos in mediul care in care intrei, iar aici te poate ajuta ghidul acesta: Kiss, Bow, or Shake Hands: The Bestselling Guide to Doing Business in More Than 60 Countries.

Daca totusi esti surprins intr-o situatie pe care nu o stapanesti, atunci mergi pe varianta cea mai sigura si saluta de la distanta, dar cu multa amabilitate si entuziasm, ca sa compensezi distanta fizica. Daca persoana pe care o saluti iti intinde mana, se inclina sau te imbratiseaza, raspunde-i cu acelasi gest.

Asteapta-ti randul ca sa vorbesti

Sa intrerupi pe cel care vorbeste pentru a spune ceva, asta este poate cea mai sigura metoda sa te faci neplacut intr-o discutie. Este o ofensa directa adusa interlocutorului si denota lipsa de respect pentru acesta si pentru toti cei care asista la discutie. Totusi, daca esti pur si simplu nevoit sa intrerupi, cere-ti scuze pentru intrerupere inainte sa incepi sa vorbesti, si nu-ti face un obicei din asta.

Daca exista deja o conversatie in desfasurare la care nu ai nimic de adaugat, e mai bine sa nu intervii. In principiu, te poti baza pe adevarul proverbului romanesc care spune ca tacerea este aur. Exista si o carte care isi propune sa ii ajute pe cei introvertiti, intitulata cat se poate de sugestiv Quiet. Prudenta si cumpatarea sunt virtuti cardinale, asa ca vei avea de castigat si daca alegi sa faci un joc fara riscuri.

Pentru nelamuriri legate de comportamentul adecvat in mediul business exista acest mic cod al bunelor maniere in afaceri, o carte de buzunar care n-ar trebui sa lipseasca nimanui.

Sursa foto: Pexels.com