• Foloseste un dictionar personal de buzunar, pe care sa il porti constant cu tine pentru a te ajuta sa fii organizat.

• Cand oamenii vin la tine intreband aceleasi intrebari pe care le puneau si in alte dati, cere-le sa stabileasca o procedura de operare standard scriind simplu felul in care crezi ca ar trebui rezolvata problema. In felul acesta vor ramane la lucrurile pe care le au de facut si nu va vor mai intreba in viitor.

• Creaza o scala de timp pentru proiectele cheie.

• Redacteaza o lista de fiecare zi cu lucrurile care trebuiesc sa fie facute si stabileste de fiecare data prioritatile. Apoi fa activitatile in ordinea prioritatilor.

• Foloseste un indrumator care sa te ajute sa indosariezi activitatile pana in ziua in care te poti ocupa de ele.

• Creeaza un sistem care sa rezolve sarcinile care se repeta.

• Evita excesul de organizare pana la punctul in care perfectionismul tau afecteaza rezultatele obtinute.

• Identifica si reordoneaza cantitatile de alimentare ale biroului pentru a preveni situatiile de lipsa totala.

• Poarta carduri 3x5 sau carnete sau hartii in calendarul tau de buzunar pentru a nota lucruri pe care le-ai putea afla.

• Cand lucrezi la calculator creaza-ti o rutina zilnica de a salva lucrul macar de doua ori pe zi, pentru a te asigura ca nu se pierde.

• Descrie-ti notele sau gandurile pe o caseta apoi pune secretara sa o transcrie sau plateste personal un student pentru a face asta.

• Fa un singur lucru o data.

• Pastreaza un singur proiect pe masa ta de lucru pentru a evita distragerile. Se piede timp sortand alte lucruri in timp ce lucrezi la unul.

• Daca lucrezi la mai multe proiecte punele pe fiecare intr-un dosar clar denumit astfel incet sa nu trebuiasca sa te uiti intr-un dosar mixt pentru a gasii informatii.

• Nu programa fiecare moment al zilei. Pestreaza-ti programul flexibil pentru evenimente neasteptate care pot apare.

• Cand simti ca lucrurile au iesit de sub control OPRESTE-TE. Stai intr-un loc linistit, relaxeaza-te si re-stabileste prioritatile in scris hotarandu-te ce actiuni sa intreprinzi, si apoi reia lucrul.

• Aseaza-te si rezolva toate fleacurile dintr-o suflare.

• Creaza-ti un program flexibil, supraestimand intentionat cantitatea de timp necesara fiecarei activitati.

• Foloseste o pagina a persoanelor - o pagina incepand cu numele unei persoanei pe care vrei sa o intrebi lucrurile de rutina. Apoi suna aceasta o data pe zi, sau cel mult doua ori pentru a-i pune toate intrebarile care s-au acumulat pe pagina.

• Daca esti responsabil cu mai multe proiecte cheie, foloseste paginile proiectului tau in calendarul sau planificatorul tau. Mentine o pagina pentru fiecare proiect. De fiecare data cand te gandesti la ceva care este relevant pentru acel proiect, scrie pe pagina corespunzatoare. In felul acesta iti vei organiza gandurile pe masura ce le ai.

• Stabileste o intelnire cu tine insuti in fiecare zi. Apoi in timpul acestei sedinte lucreaza fara oprire la proiectul cu prioritate de varf.

• Poarta un proiect cu tine astfel incat de fiecare data cand astepti in cabinetul unui doctor, aeroport sau masina, poti fii productive.

• Inainte sa pleci de la birou seara, pune cel mai important proiect pentru maine pe birou. Va sta acolo asteptandu-te pana dimineata.

• Stabileste o rutina de lucru eficienta care sa ti se potriveasca tie si slujbei tale.

• Organizeaza lucrurile pe care le intalnesti des intr-un plastic protector pe un inel de legatura. Ii va mari folosinta si abilitatile tale catre clienti si catre tine insuti.

• Tine un dosar cu cererile care trebuiesc facute. Asigura-te ca ai scris data si ora la care trebuie completate.

• In fiecare zi fa o lista Suna-Vezi-Fa. Pe cine ar trebui sa suni. Cu cine ar trebui sa te intalnesti, si ce trebuie sa faci. Formeaza un personal de support acolo unde este posibil. De exemplu personalul de tiparire ar putea fi reorganizat printr-o alegere pentru a le egaliza cantitatea de munca.

• Creaza formulare specifice de lucru cum ar fii liste de timp, si alte liste care tin socoteala ajutatoare pentru slujbe specifice dar care nu incarca persoanele cu lucrari redundante.

• Tine un singur calendar si poarta-l cu tine tot timpul. Combina toate cerintele personale si legate de munca intr-un singur calendar personal.

• Strange toate materialele si stocurile pentru un proiect. Apoi cand stai si lucrezi la proiect, nu va trebui sa fugi dupa un lucru sau altul.

• Surprinde cateva minute din fiecare activitate pe care o faci. Se vor dovedi a fi momente pretioase in plus pentru proiectul cu prioritate de varf.

• Foloseste computerul unde este practice pentru raporturile si procesarea informatiilor stranse.

• In loc sa folosesti o forma standard ar putea fii mai folositor sa folosesti o forma potrivita pentru fiecare client. Judeca situatia cu grija.

Citeste si:

• Negociaza zilele. Lucreza sambata cand este mai liniste si ia-ti o alta zi sau doua jumatati libere.

• Implementeaza timpul flexibil pentru a motive clientii.

• In momentul in care esti sigur ca faci cel mai important lucru intreaba-te :”Cum pot face acest lucru mai efficient?”

• Foloseste indrumari scurte, simple si scrise pentru procedurile de rutina.

• Inlatura orice distragere de pe biroul tau.

• Pe masura ce iti amintesti lucrurile pe care le ai de facut, scrie-le in planificatorul sau calendarul tau imediat pentru a nu se pierde.

• Cauta modalitati de a automatiza procedurile la birou.

• Lucreaza patru zile de 10 ore in loc de cinci zile de 8 ore. Vei castiga o zi in plus acasa, si o concentrare mai buna la lucru.

• Creaza o lista a gandurilor, datoriilor, intreruperilor sau intrebarilor. Foloseste un marker pentru a le taia atunci cand le-ai rezolvat.

• Tine un carnet cu paginile intitulate “Ziua recunostintei,”

• “Craciunul”, “Petrecerea de la birou”sau numele altor proiecte speciale. Apoi, cand te gandesti la ceva ce trebuie facut sau cumparat, il poti nota pe pagina potrivita.

• Creaza o lista zilnica/ saptamanala/lunara/trimestriala a datoriilor de rutina cu spatii albe pentru completarea responsabilitatilor si datoriilor speciale.

• Grupeaza sarcinile asemanatoare impreuna pentru a nu sari prin diferite stiluri de slujbe si a pierde timp.

• Ofera un spatiu potrivit privat pentru munca ca si zone centrale si spatii pentru conferinte pentru a maximize eficienta.

• Cumpara din timp pentru a avea reserve la indemana.

• Intreaba persoane care nu au legatura stransa cu problema sau procesul cum cred ei ca ar putea fii rezolvat. Vei auzi idei noi.

• Foloseste unelte potrivite pentru slujba chiar daca trebuie sa te duci sa le cumperi.

• Dezvolta sisteme personale care ti se potrivesc, si apoi urmeaza-le. Asigura-te ca le actualizezi periodic.

• Seara pune materialele confidentiale intr-un loc sigur. Nu le lasa undeva de unde ar putea sa faca picioare.

• Curata-ti biroul in ultimele cinci minute din zi si pregateste-l pentru urmatoarea zi.

• Pastreaza documentele cu care nu lucrezi in cabinetul de clasare, nu pe biroul tau.

• Pastreaza materialele si rezervele intr-un depozit nu pe biroul tau.

• Stabileste un sistem de clasare pe care sa il poata folosi toata lumea si observa ca lucrurile merg mult mai repede.

• Pastreaza slujbele simple, repetitive, de rutina sau manuale (indosarierea foilor, etansarea plicurilor) pentru momente in care alegi pur si simplu sa te relaxezi si sa vorbesti cu ceilalti, sau sa asculti casete.

• Listeaza activitatile cheie pe carduri 3x5, una pe fiecare card. Revizuieste-le intr-o enumerare prioritara, de cateva ori pe zi.

• Lipeste “Post-it” pe proiecte pentru a le arata statutul sau dezvoltarea.

• Ofera-te drept exemplu de persoana organizata. Te vei convinge si pe tine in curand.

• Creaza un dosar de rezolvare a problemelor care urmareste progresul rezolvarii problemelor intr-un department.

• Programeaza o durata de timp destinata proiectelor majore.

• Cand crezi ca alti oameni ar putea uita lucruri importante, foloseste memento multiple pentru a le aminti. Foloseste lucruri ca note, liste, raporturi de transfer, rapoarte de statut, instructaje, telefoane, buletine speciale, si asa mai departe.

• Cauta doua sau mai multe activitati complementare care pot fii unite si rezolvate in acelasi timp.

• Cand primesti cartea de vizita a unei persoane, noteaza impresii despre sedinta pe spatele cartii.