O strategie care functioneaza pentru multi presupune sa scrii ceva in fiecare zi. Chiar daca nu lasi pe nimeni altcineva sa citeasca ce ai scris, incearca sa scrii ceva indiferent cat de scurt ar fi. Capatand acest obicei te vei obinui mai mult cu exprimarea in scris. In plus, vei incepe sa-ti evaluezi scrisul intr-un mod mai critic, observand care sunt partile la care trebuie sa mai lucrezi.

Doua reguli sunt importante in realizarea unor prezentari de afaceri:

Cunoaste-ti subiectul. Daca nu stii nimic despre un subiect, nu poti sa scrii despre el. Cu cat iti cunosti subiectul mai bine cu atat vei scrie mai bine si mai usor despre el.

Cunoaste-ti publicul. Acesta este al doilea element important. Scrie pentru cititori, nu pentru tine insuti! Aminteste-ti ca documentele tale concureaza cu cantitati nebanuite de informatie. Gandeste-te la prioritatile, interesele si nevoile cititorilor tai.

Pentru multi dintre noi incercarea de a ne organiza gandurile se poate transforma intr-un calvar. Ce trebuie sa se spuna cu adevarat? In ce ordine trebuie sa fie plasata informatia? Care este ideea de baza si cum pot sa inchei aceasta comunicare? Iata doua idei care iti pot fi de folos pentru inceput.

O SCHEMA Exact ca acelea pe care le faceai in scoala, inca functioneaza! Schema cuprinde o lista de idei cu privire la continutul lucrarii si ordinea ideilor. Dupa ce te uiti pe schema poti sa o modifici pana cand ajungi la forma cea mai potrivita pentru nevoile tale.

BILETELE POST-IT Din nou, scrie cate o idee pe fiecare bilet. Lipeste-le pe perete si incepe sa le pui in ordine. Acest instrument vizual te ajuta foarte mult sa-ti ordonezi gandurile.

Inainte de a te apuca sa-ti scrii urmatorul memo sau urmatoarea scrisoare, pune-ti urmatoarele intrebari:

Obiectivul Ce doresc sa se intample ca rezultat al acestei scrisori?

Scopul Ce doresc sa obtin prin aceasta scrisoare? Scriu pentru a cere ceva? Recomanda? Convinge? Explica? Raporta? Anunta? Cum pot raspunde nevoilor cititorilor prin ceea ce scriu?

Publicul Cui ma adresez si de ce au nevoie sau ce doresc sa auda? Cat de bine cunosc subiectul?

Subiectul Este urgent? Complicat? Controversat? Sensibil? Ar trebui sa includ si informatii de context? Ce pot sa fac pentru a face subiectul mai usor de citit si de inteles?

Tonul Cum pot sa spun ceea ce am de spus intr-un mod eficient si adecvat?

Alti factori Este scrisoarea cu adevarat necesara? Un telefon ar fi deajuns? Daca nu, pot face si altceva pentru a sprijini documentul? Ar trebui sa distribui copii si altor persoane? Am nevoie de un raspuns?

Daca esti lamurit cu privire la aceste intrebari corespondenta ta va avea mai multe sanse de succes.