In cartea lui, „F.I.R.E.: How Fast, Inexpensive, Restrained, and Elegant Methods Ignite Innovation“ (n.r. „F.I.R.E. (joc de cuvinte, fire in engleza inseamna foc): cum pot metodele rapide, ieftine, retinute si elegante sa incurajeze procesul de inovatie“), ofiterul american din cadrul Air Force, Dan Ward, explica cum trebuie gandite proiectele intr-o companie, astfel incat sa se intinda pe un timp cat mai scurt, sa fie eficiente si pe intelesul tuturor.

Cei de la inc.com au vorbit cu Ward, care le-a dezvaluit, printre altele, care sunt cele 6 metode prin care poti lupta cu birocratia intr-o companie la inceput de drum. Aceste pot fi aplicate insa cu succes in orice model de business.

Pana sa te preocupe insa birocratia din propriul birou ar trebui sa te preocupe cea a statului roman, de care te vei lovi la orice pas. Probabil stii deja - avand in vedere ca atunci cand conduci un business ai nevoie de documentatie serioasa si de un munte de acte de depus la insitutiile publice - ca statul roman pare sa-si fi facut o misiune din a ingreuna drumul spre reusita al cetatenilor sai. In lupta cu procesele greoaie si pentru orice act pe care il vrei eliberat, vei avea nevoie de un munte la fel de mare de dosare din carton cu sina. Sunt preferatele functionarilor publici. In plus, le poti folosi si la crearea unui sistem de indosariere si organizare la birou, care sa salveze timp si sa reduca birocratia.

Iata care sunt cele 6 metode de a reduce birocratia la birou:

1. Stabileste date de livrare cat mai aproape de prezent - una din strategiile propuse de Ward in cartea lui este cea in care orice proiect sau proces este scurtat cat mai mult posibil. Oamenii vor lucra mai bine si vor fi mai productivi atunci cand dedline-urile sunt peste o saptamana si nu peste o luna, de exemplu;

2. Nu te incurca in amanunte - daca si la tine in birou exista un sistem de urmarire a proceselor si proiectelor in desfasurare, nu aglomera lista cu mai mult de 12 task-uri importante. Asta ii va ajuta pe angajatii tai sa se concentreze mai bine la ce au de facut si sa obtina rezultate mai bune pe proiectele cu prioritate maxima;

3. Foloseste minimalismul pentru a obtine un efect maxim - Ward atrage atentia ca, in special companiile mici, au tendinta de a crea putine proiecte iar acelea sa aiba alocate bugete mari. Este o greseala, spune acesta, pentru ca proiectele grandioase inseamna automat birocratie mai multa. Echipele mici, care lucreaza la task-uri simple, sunt mai eficiente. In plus, managementul superior nu va interveni la fel de mult in proces, pentru ca va considera ca riscurile sunt mai mici.

4. Intarzie crearea unor politici formale - Ward sustine ca atunci cand afacerile mici preiau obiceiurile unor companii de top, foarte mari si cu o structura mamut, vor incuraja birocratia si isi vor ingreuna inutil procese de munca;

5. Incurajeaza interactiunea dintre oameni - renunta la birourile individuale si opteaza pentru un design open space. Asta va reduce formarea unor tabieturi birocratice care tin mai ales de faptul ca oamenii nu se cunosc si nu interactioneaza direct. Atunci cand angajatii se stiu intre ei numai dupa nume si functie, nu se vor crea mai mult de cateva legaturi formale;

6. Uita de sedintele dese - in companiile mari aceste sedinte par eficiente, insa este doar o falsa impresie. Ward este de parere ca aceste intalniri periodice nu fac decat sa ingreuneze procesele de munca si sa incurajeze astfel birocratia. In plus, pentru ca in companiile mari lucrurile se aglomereaza, va exista mereu un delay intre problema si meeting-ul stabilit pentru rezolvarea acesteia.

Tu ce solutii ai gasit in lupta cu birocratia?

Sursa foto: Shutterstock.com/ alphaspirit