"Am vizitat pietele de flori, m-am uitat cu temere la o lume pe care nu o intelegeam inca, cea a engrosistilor, am stat de vorba cu 100 de florarese, mi-am intrebat toti prietenii despre felul in care ar vrea sau li s-ar parea ideal sa trimita flori cuiva. Trebuia sa inteleg toate dedesubturile afacerii pentru a putea imparti responsabilitatile" imi spunea cunostinta mea.

Pe masura ce o afacere se dezvolta, uneori imediat, alterori dupa 5-6-8 ani, fondatorul descopera ca sunt activitati pe care trebuie sa le faca in mod independent, in timp ce lucrurile curente trebuie sa se intample in deplina siguranta si eficienta, la firma. De aceea, odata ce afacerea creste trebuie sa fii pregatit sa structurezi compania.

Dilemele structurarii: cata responsabilitate tin pentru mine, cata ofer cuiva specializat?

Evident ca vei dori in continuare sa stii tot ce se intampla in firma ta si vei dori sa intelegi felul in care se iau deciziile curente. Si totusi, daca ar fi sa alegi ce anume ai tine doar pentru tine, care ar fi acele arii in care ai dori sa ai tu ultimul cuvant? Vanzarile, dezvoltarea, angajarea oamenilor, finantele? Daca ar fi sa iti iei un asociat, macar si imaginar (daca nu ai deja unul), care ar fi zonele de business pe care le-ai ceda? Daca ar fi sa numesti primul manager, in ce arie ar fi acela? Ce tip de decizie ai dori sa fie luata neaparat impreuna cu tine si ce s-ar putea derula si fara informarea ta imediata?

Ei bine, aceasta este una dintre ariile cele mai dificile de decizie ale unui intreprinzator: ce sa las din mana? Cum sa structurez si cui sa deleg arii importante ale afacerii mele? Cata autonomie sa ii dau?

Creeaza posturi pentru talentele oamenilor: vei avea viitori manageri motivati

Poate fi dificil de la inceput sa decizi exact cine ce face: observa-ti oamenii indeaproape. E posibil sa ii fi angajat pentru ceva si sa aiba talente si abilitati de care nu ai fost constient. Marea frumusete a antreprenoriatului este ca iti poti modela afacerea, poti crea posturi, gandi activitatea si procesele din mers si impreuna cu oamenii tai, mult mai lesne fata de o corporatie. Daca o persoana angajata la inceput pentru activitati administrative arata talent in a pregati materiale de prezentare frumoase, lucreaza rapid, sintetizeaza ceea ce vreti sa spuneti partenerilor vostri in fraze simple si de impact: de ce sa nu o cresti pentru a deveni viitorul manager de marketing? Daca o persoana care vine ca simplu agent de vanzare la telefon sau contact de relatii cu publicul arata spirit organizatoric si gaseste cai de imbunatatire si de eficientizare, de ce sa nu fie viitorul tau manager de operatiuni? Desigur, astfel de decizii necesita mai mult decat un talent, dar a observa la ce sunt buni oamenii tai la inceput, cand afacerea este inca mica si poti fi aproape de ei, este o oportunitate extraordinara.

Evita dublarea efortului

Multe dintre companiile mari au trebuit in ultimii ani sa restructureze activitati. Asta are un impact neplacut asupra oamenilor pentru ca, in fond, incerci sa produci mai mult cu efort organizational mai putin, cu eficienta mai mare. Are impact neplacut atat asupra celor nevoiti sa plece din companie dar si asupra celor ce raman. Dar la lipsa de eficienta se ajunge in timp, prin duplicarea eforturilor…prin lipsa unei abordari pragmatice in ceea ce priveste cine ce are de facut, prin lipsa de claritate in privita cerintelor de performanta, prin lipsa de claritate asupra rolurilor…Ne trezim de multe ori ca sunt doua persoane care fac acelasi lucru in paralel, ca oamenii nu comunica intre ei, ca dam doua sarcini la doua personae, ca nu observam cum isi petrec oamenii timpul in adevaratul sens al cuvantului si care sunt ariile in care eficienta poate fi mai mare. La evitarea dublarii eforturilor se ajunge daca antreprenorul stabileste de la bun inceput, vizual chiar, daca deseneaza harta proceselor sale, cine ce face si mai ales ce nu face.

Gandeste structura companiei pentru viitor

A desena o structura organizatorica nu este atat de dificil. Arii de specialitate clara precum finantele sau vanzarile, productia sau logistica sunt evidente. Dar sunt si arii administrative care, cel putin la inceput, cer combinatii de roluri. Acest lucru va fi valabil pentru o perioada de timp…gandeste-ti structura avand in vedere ca vrei ca afacerea ta sa creasca. Gandeste cu mintea succesului tau peste cinci ani! Cine este persoana pe care o ai, in care poti investi si care peste cinci ani va putea coordona activitati mai complexe? Ce ai de facut cu si pentru ea, cum trebuie sa ii dezvolti abilitatile si cunostintele pentru a fi un viitor bun manager sau director?

Fii flexibil

Flexibilitatea este esentiala: daca afacerea ta este la inceput, chiar daca ai viziunea celor de mai sus, ia in calcul ca oamenii vin si pleaca intr-o companie. Asta este o lectie greu de invatat mai ales cand stabilesti relatii apropiate cu oamenii tai si cand investesti mult timp, energie si invatare pentru a forma o astfel de persoana. Fii deci, flexibil in privinta structurarii activitatilor, da oamenilor posibilitatea sa invete si din alte arii: vor putea sa isi tina locul atunci cand sunt concedii sau alte nevoi de efort suplimentar, vor putea sa afle care este domeniul de activitate care le place cel mai mult si astfel sa isi gaseasca un loc care sa ii tina motivati, vor putea sa preia daca cineva, din orice motiv decide sa paraseasca compania.
Uneori vei descoperi ca sunt sarcini de facut pe care nu le are nimeni alocate sau apar activitati noi. Fii pregatit sa le incerci, sa le descoperi, sa le inveti si sa le aloci acolo unde este legatura cea mai puternica pentru a avea complementaritate si a nu crea dificultati si conflicte de rol. Daca nu poti face asta, este prea dificil…a apela la ajutor extern de specialitate este cea mai buna solutie: nu iti fie teama de a externaliza contabilitatea, marketingul, aprovizionarea cu anumite materiale…Nu iti fie teama sa externalizezi daca nu ai suficiente competente. Este mai eficient si de multe ori mult mai ieftin.

Comunica clar si fa oficiala impartirea rolurilor

Chiar daca ai formal fise de post, mai ales intr-o companie mica in dezvoltare, atunci cand incep sa apara managerii numiti din randul echipei tale, fa acest lucru oficial si foarte clar. Altfel le vei pune tu insusti piedici in a deveni eficienti si a culege satisfactii din noua lor munca: oamenii vor continua sa vina la tine si vor produce multe frustrari si consum de energie in interiorul companiei, efort care trebuie directionat catre piata si catre client.

Continua sa comunici si sa fii aproape

A avea manageri intr-o companie in care pana acum erai numai tu vioara intai este un proces si nu un eveniment. Continua sa fii aproape, sa comunici cu oamenii si sa ii reasiguri de prezenta si disponibilitatea ta. Odata insa ce ai decis sa structurezi activitatea si sa ai oameni cu responsabilitati de coordonare, nu le submina autoritatea. Comunica si agreeaza cu acestia, puneti-va de acord si abia apoi da mesaje in companie.

Cine este Madi Radulescu

Radulescu are 18 ani de experienta in consultanta si training, perioada in care a coordonat proiecte de evaluare, design si implementare de sisteme de management al performantei, a oferit consultanta in resurse umane, management strategic pentru companii precum Cefin Romania, Colliers Bulgaria si Serbia, UNDP Romania si Austria, Timken Romania, Holcim, Pirelli, Kraft Foods, Bancpost, BCR, Tarom, Romstal, Carrefour.

Citeste si:

Intre 1998 si 2002 a fost trainer si director de consultanta in cadrul furnizorului de servicii de training CODECS, iar intre septembrie si aprilie 2006 a fost managing director al dezvoltatorului imobiliar Cefin Real Estate.