Se poarta externalizarea (II)

In ultima vreme se discuta tot mai mult despre externalizarea serviciilor de payroll. Si pentru ca am auzit foarte multe pareri pro si contra, doresc sa va comunic, in randurile de mai jos, care sunt avantejele si dezavantajele externalizarii acestor servicii.

Ce trebuie sa stim atunci cand alegem firma de payroll:

Daca am luat deja decizia de externalizare, trebuie sa avem foarte mare grija in privinta alegerii firmei de payroll. Principalele lucruri la care ar trebui sa ne uitam sunt:

1) soft-ul cu care lucreaza: sunt firme de payroll care folosesc soft-uri pentru care detin doar dreptul de utilizare, nu si de programare. Ce inseamna acest lucru ? Compania X, care tocmai si-a externalizat payroll-ul, are nevoie de un raport pe salarii (sa spunem – numarul de ore suplimentare efectuat de un anumit departament in luna ianuarie, comparativ cu luna februarie). Compania suna la firma de payroll si asteapta ca raportul sa ii fie livrat imediat. Din pacate, nefiind un raport standard, firma de payroll trebuie sa il « creeze ». Ca sa il poata crea, firma de payroll trebuie sa aiba posibilitatea de confirgurare directa de catre consultantul de payroll, fara nevoia de a apela la un informatician de la service. Din pacate, majoritatea firmelor de payroll folosesc softuri pentru care au doar drept de utilizatori. Asta inseamna ca, daca au nevoie de un raport « atipic », trebuie sa sune la firma care a creat softul si sa il astepte pe consultantul de la sevice sa vina sa « creeze » campurile necesare pentru raportul respectiv.

Asadar, atunci cand externalizati, intrebati fimele de payroll daca va pot realiza orice fel de raport imediat, fara a apela la firma care vinde softul;

2) intrebati firma de payroll daca poate instala pe computerul Dvs softul de payroll. S-ar putea ca, la un moment dat, sa aveti nevoie de informatii foarte simple si sa va fie mult mai la indemana sa va uitati in computer-ul dvs, decat sa sunati la firma de payroll ;

3) asigurati-va ca firma de payroll este foarte flexibila: de foarte multe ori suntem pusi in situatia de a face modificari de ultima ora in pontaj: fie nu primim in timp util datele privind orele suplimentare, fie am uitat de un concediu medical sau l-am primit cu intarziere. Exista foarte multe firme de payroll care aplica penalizari pentru orice modificare pe care o primesc ulterior trimiterii pontajelor.

4) Cereti firmei de payroll sa va arate polita de asigurare pe care o are: daca cumva firma de payroll greseste calculul taxelor, asa cum am mentionat si mai sus, penalitatile de intarziere sunt foarte mari. Firma de payroll trebuie sa aiba incheiata o polita de asigurare de raspundere civila privind activitatea profesionala, care sa acopere plata acestor penalitati;

5) Rugati firma de payroll sa va arate ca este inregistrata la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, ca operator de date cu caracter personal, fapt care ii da dreptul sa prelucreze datele salariatilor dumneavoastra. De asemenea, compania care externalizeaza calculul salarial trebuie sa anunte Autoritatea ca a externalizat calculul salarial;

6) Asigurati-va ca firma de payroll are un sistem de back-up. Inainte de a semna contractul, mergeti la sediul firmei respective si rugati-i sa va arate back-up-ul salariilor calculate cu o zi inainte;

7) Intrebati care sunt rapoartele standard pe care le ofera si daca pot oferi/ configura orice raport la cerere.

Pretul:

In functie de numarul de angajati si de complexitatea rapoartelor de care compania are nevoie, pretul pentru externalizare se situeaza undeva intre 2-12 EUR/angajat. De foarte multe ori, discutand despre externalizare, am fost surprinsa la auzul urmatoarei replici: “Decat sa platesc, pentru 300 de angajati, 1200 de Eur la o firma pentru a-mi calcula salariile, mai bine angajez un specialist pe payroll, ii dau 300 Eur net (ceea ce inseamna 550 Eur, cu taxe) si fac o economie de 600 Eur”. Cel in cauza uita, desigur, ca angajatul respectiv are nevoie de spatiu de lucru pentru care se plateste chirie, are nevoie de birou, laptop, telefon, software, papetarie, birotica, energie electrica, bonuri de masa, prime, traininguri pentru a fi in permanenta la curent cu legislatia, etc. Sunt convinsa ca, in final, adunand toate acestea, costul final al externalizarii va fi egal sau mai mic decat cel al unui angajat intern.

Ce trebuie sa stim atunci cand semnam contractul:

Trebuie sa stipulam exact daca in pretul de x EUR pe angajat sunt cuprinse, in afara de calculul salarial propriu zis, si urmatoarele componente: implementarea softului cu care firma de payroll lucreaza, rapoartele standard plus rapoartele de care compania are nevoie; timpul necesar pentru intocmirea rapoartelor. De asemenea, trebuie sa ne asiguram ca nu exista penalitati (de exemplu, in cazul in care trimitem cu intarziere modificari de salariu, ore suplimentare, concedii medicale). Trebuie sa ne asiguram ca in momentul incetarii contractului firma de payroll ne pune la dispozitie arhiva, fara alte costuri suplimenatre.

Inainte de a lua o decizie in privinta firmei cu care veti lucra, mergeti la firmele care participa la licitatie, rugati-le sa va faca cunostinta cu consultantii care calculeaza efectiv salariile, intrebati fiecare consultant pentru cate firme calculeaza salarii si care este numarul de angajati pentru care calculeaza salarii, cereti referinte de la alti clienti pentru care firma mai calculeaza salarii, cereti sa vi se arate solutia de back-up, polita de asigurare, precum si licenta de operator de date cu caracter personal.

Va doresc succes!