Studiu: Cum se poate eficientiza o afacere in plina recesiune

Conceptul de Business Process Redesign (BPR) a aparut in limbajul managementului la inceputul anilor 1990 drept raspuns la criza in care se aflau companiile americane in fata presiunii concurentilor japonezi. Sintagma se refera la modificarea proceselor de afaceri dintr-o companie - deseori sustinuta de automatizarea acestora - in vederea reducerii costurilor, cresterii productivitatii si unei mai bune plieri pe necesitatile clientului.

Dupa o perioada de popularitate foarte ridicata, BPR-ul a inregistrat o scurta recesiune a interesului, dar a revenit in atentia companiilor la inceputul anilor 2000, cand a fost completat si ajustat pentru a deveni o abordare holistica de management a companiei. Noua fateta a preluat acronimul BPM – Business Process Management.

In acest context, problema gestionarii si administrarii unei societati, indiferent de obiectul de activitate, devine una complexa, iar aprecierea diferentelor de performanta depinde in special de sistemul de instrumente utilizate in fundamentarea deciziilor operative de catre managementul societatii respective. In ultimii ani, evolutia naturala a conceptului de BPR a creat un cadru de studiu si aplicabilitate pentru managementul continuu al proceselor de afaceri dupa ce acestea au fost optimizate.

Astfel, o noua disciplina economica si o noua realitate provoaca furnizorii de capital si managementul firmei: activitatea unei firme este eficienta atat timp cat se asigura renumerarea capitalului investit in procesele de afaceri la o rata de rentabilitate care depaseste costul acestuia. Atunci cand firmele uita acest lucru, ceea ce se intampla este previzibil: in mediul de afaceri sunt activate mecanisme naturale de reglare a situatiei, cum ar fi preluarile ostile, vanzarea participatiilor detinute de actionarii majoritari sau, in ultima instanta, lichidarea societatii.

Pentru a trece la etapa de management al proceselor interne acestea trebuie la inceput clar definite. Acest lucru este valabil in special in Romania, unde majoritatea companiilor sunt inca la stadiul incipient de formalizare a proceselor lor de afaceri. Prin urmare, pentru a asigura o dezvoltare durabila si consistenta a proceselor lor, companiile romanesti necesita abordarea coerenta a unor proiecte BPR, urmand sa abordeze ulterior subiectul BPM.

Rezultatele studiului realizat de Ensight Management Consulting au fost obtinute prin prelucrarea a aproximativ 40 de chestionare. In vederea confirmarii si rafinarii concluziilor acestui studiu au fost realizate o serie de interviuri cu companii care au desfasurat proiecte BPR. Astfel, studiul inglobeaza experienta a peste 40 de companii din Romania reprezentand cu precadere industriile retail si distributie, telecomunicatii, serviciile financiare si alte servicii profesionale. Cumulativ, companiile participante la studiu au generat anul trecut o cifra de afaceri de peste 5 miliarde de euro si au peste 100.000 de angajati, in prezent, iar o pondere de 68% dintre participanti - 26 de companii - au derulat sau au in curs de derulare un proiect de BPR. De asemenea, majoritatea respondentilor sunt reprezentanti ai managementului  - 80%.

Conform studiului, la inceputul anului 2008 putini au privit cu atentie la semnalele de alarma cu privire la faptul ca majoritatea cresterilor erau obtinute in mare parte datorita evolutiei asemanatoare unui balon de sapun a economiei romanesti si nu erau sustinute de o organizare temeinica a proceselor de afaceri. Dupa numai doi ani euforia multor manageri s-a transformat, iar ideea de baza a devenit: transforma/reorganizeaza compania si procesele sale pentru a creste eficienta si a reduce costurile.

Care a fost motivatia companiilor de a lansa initiative BPR?

Topul obiectivelor selectate de catre respondenti arata in primul rand un interes sporit pentru cresterea eficientei operationale printr-o mai buna monitorizare a activitatii companiei si o reducere a costurilor aferente activitatii in 2010, comparativ cu rezultatele unui studiu similar din 2008, realizat de aceasi companie.

Importanta in crestere a obiectivelor marcate cu sageti verzi in figura din dreapta poate fi asimilata dorintei companiilor de a se pregati pentru un viitor incert. Urmarind si alte diferente intre 2010 si 2008 observam ca orientarea catre client inregistreaza cea mai mare scadere a importantei in viziunea managementului. Cauza probabila este cresterea numarului de masuri urgente care trebuie intreprinse pentru a diminua efectele crizei. In acest caz prioritatea este acordata, de obicei, consolidarii pe termen scurt si mediu prin optimizare operationala.

De la starea de dinainte de criza in care managementul privea procesele de afaceri ca pe o ”cutie neagra” care parea sa functioneze de la sine, se trece la modelul analizeaza, transforma si monitorizeaza. Acest model necesita mai multa implicare si o abordare proactiva din partea managementului pentru a intelege cum funtioneaza propria companie.

Accentul pus pe aspectul operational al activitatii se poate vedea atat din tipurile de initiative derulate precum si din gama de procese supuse BPR-ului. Toate confirma o singura idee: companiile doresc mai multa eficienta operationala si mai mult control.

Fata de anul 2008 se observa o crestere a interesului de analiza/redesign pentru toate tipurile de procese. Astfel, chiar si procesele pentru care acum doi ani exista un interes foarte scazut ajung in 2010 sa fie planificate, in curs de desfasurare sau chiar finalizate (de ex. cercetare si dezvoltare, managementul riscului, procesele impuse prin cerinte legale).

Cele mai in voga procese se pare ca au fost cele din categoria productie sau prestarea de servicii, care au fost deja finalizate in peste 40% din proiectele analizate. Aceasta categorie a inregistrat si cea mai spectaculoasa evolutie comparativ cu rezultatele studiului anterior. Ponderea companiilor care si-au planificat sau deja analizau aceste procese a crescut de la 55% in 2008 la 91% in 2010.

Categoriile de procese gestionarea relatiilor cu clientii si vanzari si marketing se mentin in top, iar acestea sunt analizate in primul rand pentru masurarea performantei, sustinerea dezvoltarii/strategiei viitoare si reducerea costurilor.

In concluzie, interesul pentru optimizarea proceselor si disponibilitatea companiilor de a investi efort in initiative de BPR sunt in crestere.

Obiectivele acestor proiecte au fost influentate puternic de criza economica si tintesc in primul rand cresterea eficientei operationale si o mai buna vizibilitate asupra performantei proceselor.