"Intr-un laborator de cercetare, as putea sa ma concentrez pe un singur proiect"
Conform unui studiu citat de Harvard Business Review, persoanele distrase de un mail care tocmai a intrat in inbox sau de un apel telefonic au dat un randament cu 10 puncte mai mic la testul IQ decat in conditii normale. De fapt, nu facem mai multe lucruri in acelasi timp, ci ne impartim atentia in mai multe directii, intrerupem activitatea pe care o desfasuram intr-un mod neproductiv, iar procesul acesta ne mananca timpul. Mai mult decat atat, studiile arata ca cei care se concetreaza pe tot mai multe activitati in acelasi timp dau dovada de o competitivitate tot mai scazuta, asa ca, in acest caz, exercitiul sau obisnuinta nu ajuta.
Totusi, managerilor le este dificil sa se desprinda de acest program de lucru, mai ales atunci cand isi propun sa fie prompti si de asta depinde bunul mers al afacerilor pe care le conduc.
Ilinca Paun (foto), managing director la Colliers International, spune ca isi imparte timpul petrecut la birou intre discutii cu colegii, sarcini de rezolvat si initiative importante la care lucreaza.
Cu toate acestea, prefera in general sa se concentreze pe fiecare activitate sau proiect pe rand, dar vrea totodata sa fie disponibila atunci cand cineva doreste sa discute cu ea in legatura cu anumite situatii care apar, asa ca de multe ori intrerupe si revine ulterior asupra activitatii respective.
“Incerc sa nu fiu ocupata cu taskuri sau intalniri mai mult de 2 ore, astfel incat sa nu intarzii verificarea mailurilor prea mult si sa pot raspunde in maxim 3 ore la orice intrebare sau cerinta. Cam o treime din timp insa mi-o petrec la birou, scriind mailuri sau raspunzand la cele primite”, spune Ilinca Paun.
De asemenea, ea adauga ca este multumita deocamdata cu acest stil de lucru si spera ca pe viitor sa poata include mai mult timp pentru a citi si a invata lucruri noi.
In acelasi timp, ea considera ca stilul multitasking de a lucra tine si de factori precum functia ocupatia sau domeniul de activitate.
“Daca as lucra intr-un laborator de cercetare, probabil mi-ar fi mai usor sa ma concentrez pe un singur proiect, insa sa conduci o companie de consultanta presupune o serie de sarcini diferite, care se succed cu rapiditate si care presupun interactiune cu cei din jur, clienti sau colegi”.
Cand lucrezi in turism cuvantul de ordine este "acum"
Sorin Stoica (foto), CEO Eturia, marturiseste ca intodeauana a fost o persoana care a incercat sa le faca pe toate in acelasi timp. Insa, el nu vede ca pe un atu faptul ca nu este foarte organizat sau ca nu se tine cu strictete de un program, chiar daca iese cu bine din toate situatiile limita. “Daca nu as fi fost asa cred ca nu as fi putut sa tin pasul cu ritmul in care m-au solicitat afacerile mele si mai ales cu ritmul cererilor pe care le primesc in fiecare zi de la oamenii din jurul meu, clienti sau terti”, considera Stoica.
Cu toate acestea, CEO-ul agentiei de turism Eturia spune ca, in ceea ce priveste telefoanele, este mai restrictiv, astfel ca, daca este angajat intr-o discutie, scrie un mail important, studiaza acte contabile sau oferte, amana telefonul si incearca sa revina imediat ce se elibereaza.
“Daca insa telefonul este foarte important atunci citesc mailul, vorbesc la telefon, semnez o hartie. Cum spuneam, sunt multitasking”.
De asemenea, Sorin Stoica spune ca si-ar dori sa-si schimbe stilul de lucru, sa fie mai linistit, mai echilibrat, sa stie de la prima ora pana seara ce va face dar s-a obisnuit asa si ii este dificil sa se linisteasca acum, dupa 12 ani de ani agitati in campul business-ului din Romania. In plus, nu vede posibilitatea de a-si schimba stilul de lucru din acest punct de vedere in urmatorii doi ani, dat fiind situatia economica in care ne aflam si care il solicita sa gaseasca solutii pentru ca business-ul Eturia sa treaca cu bine de aceasta etapa.
“Asta sunt, asa m-am obisnuit si ritmul acesta mi l-a imprimat cu precadere piata in care am activat, retailul GSM , care era intotdeauna in plina forfota si activitate, iar de cand sunt in turism cuvantul de ordine este ACUM asa ca sanse sa ma schimb sunt foarte putine”.
Mai mult decat atat, el considera ca stilul de lucru tine in primul rand de maniera in care o persoana se raporteaza si se implica in job-ul pe care il are, de pozitia pe care o ocupa si implicit responsabilitatile pe care le are si, nu in ultimul rand, de firea si personalitatea fiecaruia.
Bogdan Enache, TNT: "Nu agreez timpii morti"
Pentru Bogdan Enache (foto), country manager TNT Romania, prioritizarea si delegarea sunt doua elemente-cheie pentru organizarea proiectelor si sarcinilor. Astfel, acorda o atentie marita celor care au un grad de prioritate mare, insa considera ca in pozitia in care se aflu, capacitatea de a lucra la mai multe proiecte simultan este esentiala, iar in ceea ce priveste mail-urile si telefoanele prefera sa raspunda imediat ce le primeste, in limita posibilului. “Sunt o persoana activa, dinamica. Nu agreez timpii morti si consider ca in business este nevoie de promptitudine si viteza de reactie rapida. Nu m-as simti confortabil cu un alt stil”, adauga Bogdan Enache.
De asemenea, el crede ca in orice e loc de mai bine si nu trebuie niciodata sa incetam sa lucram la imbunatatirea personala, insa nu poate vorbi in acest moment de o schimbare in ceea ce priveste stilul de lucru. Isi doreste doar sa mentina nivelul de eficienta care ii permite un echilibru sanatos intre viata profesionala si personala.
“Cred ca pe masura ce inaintezi in ierarhie si complexitatea postului creste (indiferent de domeniul de activitate), capacitatea de a rezolva mai multe sarcini simultan devine mai importanta”, conchide Enache.
Gyuri Eperjessy, Alexandrion: "In FMCG esti fast sau mori"
Gyuri Eperjessy (foto), director comercial la Alexandrion Grup, spune ca, in majoritatea zilelor multitasking-ul este o necesitate, in special in contextul economic actual. Exceptie fac insa proiectele importante carora pe perioada critica le aloca 100% din timp.„Au fost vremuri in care aveam perioade din zi alocate comunicarii insa, in prezent, este nevoie de rapiditate in reactii si atunci incerc, in masura timpului disponibil, sa dau raspunsurile care imi sunt solicitate in aceeasi zi”, spune Gyuri Eperjessy.
In ceea ce priveste acest stil de lucru, el spune ca este vorba de obisnuinta si ca nu are nicio problema in a lucra astfel.
“Nu exista schimbari care tin de mine si nu le-am facut; asupra factorilor externi (economie, consumator, piata, etc.) nu am control si de aceea prefer sa tin focusul maxim acolo, indiferent de ce eforturi cere asta”, adauga Gyuri Eperjessy.
De asemenea, el crede ca modul de a lucra este conturat de pozitia pe care o ocupi intr-o companie, dar si de industria in care activezi: „in FMCG esti fast sau mori”.
Alex Cernatescu, Infinit Solutions: "Nu ne permitem sa asteptam cateva zile un raspuns"
Alex Cernatescu (foto), CEO al agentiei de publicitate full service Infinit Solutions, considera ca multitasking-ul este eficient si ajuta la dezvoltarea performantelor intelectuale, mai ales ca traim in era in care nimeni nu mai merge fara sa asculte muzica la casti, nimeni nu mai mananca fara sa se uite la televizor sau nimeni nu mai scrie rapoarte fara sa aiba mail-ul activ. De asemenea, el ne aminteste ca multitasking-ul nu este o noutate, Napoleon de exemplu era recunoscut pentru abilitatile sale de a rezolva o multitudine de probleme in timp real.
“In mod normal am o multime de aplicatii deschise, vorbesc la telefon si cel mai probabil imi consult si calendarul pentru a vedea ferestrele pe care le pot folosi. Cred insa ca cel putin la fel de important este managementul timpului. O multime de proiecte, chiar daca sunt in derulare in paralel, dar niciunul nu se duce la bun sfarsit, inseamna lipsa performantei”, spune Alex Cernatescu.
In plus, el spune ca prefera sa rezolve problemele pe loc, fie prin telefon, fie prin e-mail si incerca sa nu amane problemele de pe o zi pe alta pentru ca, in felul acesta, dai dovada de mai multa eficienta, iar comunicarea dintre tine si client se consolideaza.
“Nu ne permitem sa intarziem sau sa asteptam in termen de cateva zile un raspuns sau sa nu conducem masina cu telefonul mobil la ureche. Cred ca si promptitudinea si feedback-ul cat mai rapid sunt o dovada de eficienta si profesionalism. Se mai intampla sa ratez apelurile telefonice, doar in timpul intalnirilor, dar revin imediat asupra lor de indata ce am iesit din respectivul meeting”.
In ceea ce priveste schimbarile pe care ar vrea sa le faca in stilul sau de lucru, Alex Cernatescu spune ca o mai buna organizare si un mai bun management al timpului sunt vesnicele probleme: “Se poate face performanta prin multitasking, eu am experimentat asta, da roade chiar daca uneori ziua are 48 de ore”.
In ceea ce priveste domeniul de activitate, Cernatescu considera ca, in cazul unei agentii de publicitate sau a unei firme cu focus pe interactive, multitasking-ul nu este cel mai eficient cand vine vorba de creatie sau programare intrucat in dezvoltarea unui concept nu poti aborda mai multe subiecte o data, uneori e bine sa ii dedici timpul si intreaga atentie.
"Sigur ca se poate intampla ca ideea cea mai buna sa apara cand esti pe strada, vezi ceva si asculti muzica, insa inclin sa cred ca este un proces care necesita toata atentia si toate resursele".
Loredana Preda, Noblesse: "Promptitudinea aduce cu sine si eficienta"
“In general adopt medota multitasking; fac mai multe lucruri in acelasi timp, mai ales in momentele aglomerate: trimit mailuri, vorbesc la telefon, gandesc multiple variante in ceea ce priveste dezvoltarea proiectelor”, marturiseste Loredana Preda (foto), manager general Galeriile Noblesse.Spune insa ca exista si momente de reflectie in timp ce munceste, fie ca ia o scurta pauza in care isi planifica agenda din ziua respectiva sau savureaza o cafea si isi stabileste intalnirile. Ii place sa-si organizeze ziua in showroom deoarece decorurile inspirate ii dau energie.
“Aici gandesc strategiile pentru business-ul pe care il dezvolt si pun tara la cale pentru ziua respectiva: intalniri cu clientii ori partenerii sau mailuri. Bineinteles ca se intampla sa iau decizii importante in timp ce conduc masina sau asist la decorarea showroomului”, adauga Loredana Preda.
In ceea ce priveste mailurile si telefoanele primite, prefera sa rezolve problemele pe loc. Daca subiectul este mai complex, atunci isi aloca timpul necesar pentru a cauta o solutie si revine cu feedback.
“Bineinteles ca sunt situatii in care nu pot raspunde nici la telefon nici la mail din cauza intalnirilor in care ma aflu, si nu sunt deloc putine. Daca ar fi sa imi aloc o perioada din zi in care sa nu fac altceva decat sa raspund la cereri, as stagna mersul fluid al business-ului, ceea ce nu este recomandat. Promptitudinea aduce cu sine si eficienta, de aceea prefer sa mentin legatura stransa cu partenerii si clientii nostri, fara sa ii aman cu raspunsuri”.
In plus, Loredana Preda spune ca acest stil de lucru este format in multi ani de activitate si adaptat ritmului in zilele de astazi: atentie distributiva, multa agitatie, multiple responsabilitati, care fac parte din programul zilnic al unui manager. De asemenea, afacerea este in plina dezvoltare, asa ca se implica personal in toate nivelurile si proiectele pe care implementeaza.
“Nu as dori sa imi schimb modul personal de lucru intrucat asta ar insemna sa fac o schimbare la nivel personal insa, as prefera sa am mai mult timp pentru familie si prieteni”.
Lucian Miess, Gett`s: "Sunt adeptul stilului `tunel`, in care te izolezi de tot"
Lucian Miess (foto), manager general al lantului de saloane de infrumusetare Gett`s, invoca studiile care arata ca distribuirea atentiei in mai multe directii duce la performante scazute. Mai mult decat atat, el aduce in discutie si cercetarile care arata ca femeile sunt mult mai pricepute la multitasking decat barbatii. “Studiile desfasurate de Alan Pease, impreuna cu multe institutii si companii din lume, pe o durata de 20 ani, arata ca exista diferenta la nivelul creierului dintre barbat si femeie, ca urmare a functiilor pe care fiecare le-a avut de indeplinit de-a lungul evolutiei. Barbatul era razboinicul, vanatorul, pescarul, si petrecea mai mult timp singur si in liniste, in timp ce femeiile, care stand langa casa cu copii, si-au dezvoltat creierul pentru a face fata comunicarii, multitaskingului”.
Un alt exemplu pe care ni-l aduce in atentie este cel al imblanzitorilor de fiare de la circ. Inaintea bastoanelor electrice, dresorul intra in cusca cu un scaun de lemn cu 4 picioare si cu biciul. Doar ca, biciul era folosit pentru stimul auditiv nu pentru aparare. Apararea era non-agresiva; folosea scaunul, pe care-l indrepta cu cele 4 picioare catre animal, acesta avand 4 tinte pe care trebuia sa le loveasca invartind usor scaunul, in realitate animalul se deconcentra si abandona.
“In ce ma priveste, am creierul unui barbat si, deci, limitat la multitasking. Desi sunt adeptul stilului `tunel`, in care te izolezi de tot si te focalizezi strict pe un anumit lucru, in realitate, din cauza volumului de munca, ajungi sa mai ai si derapaje”, spune Miess.
In ceea ce priveste telefoanele si emailurile, managerul de la Gett`s sustine ca ii este mai simplu cu telefoane intrucat raspunde doar la cele importante, atunci cand se afla intr-o intalnire.
De asemenea, el spune ca, dupa un proces indelungat de delegari si de responzabilizari in organigrama, telefonul sau suna foarte rar. La mailuri, foloseste telefonul mobil, astfel ca, indiferent unde este, citeste mailurile si stie dinainte despre ce e vorba. La birou, nu raspunde la mailuri decat seara, dupa ce programul cu ceilalti se termina.
“ Am adoptat acest stil de lucru din necesitatea. Exista chiar sisteme de optimizare si prioritizare a lucurilor `to do`. Cea mai simpla este impartirea in 4 cadrane, pe axele `Important-neimportant` si `Urgent-mai putin urgent`. Astfel, te ocupi in primul rand de ce este in cadranul Important si urgent”, spune Lucian Miess, care sustine ca este multumit de acest stil de lucru si isi doreste sa se permanentizeze in firma la nivelul middle si top management, precum si lucrul pe proiect, decat "record la hectar".
