1. Include o propozitie clara la subject
Experta in cariere Barbara Pachter subliniaza in cartea sa “The Essential of Business Etiquette” cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le iei in calcul cand scrii un e-mail catre un partener de afaceri.
Exemple de subiect bine ales sunt: “Data intalnirii s-a schimbat”, “Intrebare rapida despre prezentare” sau “Sugestii pentru clientul X”.
Oamenii deseori decid daca deschid e-mail-urile, bazandu-se pe subiect. Alege unul care permite cititorilor sa inteleaga rapid despre ce este vorba.
2. Foloseste o adresa de mail profesionista
Daca lucrezi pentru o companie, foloseste adresa acesteia si nu una personala. Daca totusi nu ai adresa de companie ar trebui sa fii atent cum o alegi.
Adresa trebuie neaparat sa includa numele tau, astfel incat recipientul sa stie imediat de la cine a primit mail-ul. Nu folosi niciodata adrese (probabil ramase din liceu) deloc potrivite, precum “Diva@” sau “Pisicuta@”.
3. Gandeste-te de doua ori inainte sa apesi reply all
Nimeni nu vrea sa citeasca e-mail-uri care nu ii priveste in mod direct. Ar putea pur si simplu sa le ignore insa deseori este enervant sa primesti alerte pe telefon, pop-up-uri. Abtine-te cat mai mult in a apasa Reply All si foloseste doar daca este absolut necesar.
4. Foloseste semne de exclamare cat mai putine
Incearca sa folosesti semne de exclamare doar pentru a sublinia entuziasmul.
Uneori oamenii se lasa dusi de val si pun foarte multe semne de exclamare in e-mail-uri, la finalul frazelor. Rezultatul poate parea “spammy” si imatur.
5. Atentie la umor
Umorul poate fi inteles uneori gresit de oameni, fara tonul potrivit si fara expresiile faciale. Intr-o convorbire profesionala, este mai bine sa lasi umorul la o parte daca nu cunosti bine interlocutorul.
De asemenea, ceea ce pentru unii poate fi amuzant, pentru altii poate nu este.
6. Oamenii din diferite regiuni ale Globului vorbesc si gandesc diferit
Comunicarile ineficiente se pot datora si din cauza diferentelor culturale, mai ales in scris, cand nu se vede limbajul corpului. Compune-ti mesajul astfel incat sa iei in considerare diferentele culturale si chiar religioase.
O regula care ar trebui retinuta este ca unele persoane, in special din Japonia, Arabia si China, doresc sa cunoasca omul mai bine, inainte de a face business cu el/ea. Deci asteapta-te ca aceste persoane sa fie mai familiare in comunicare in timp ce alte culturi (germani, americani sau scandinavii) ar putea prefera sa intre direct in subiect.
7. Raspunde la e-mail-uri
Uneori este dificil sa raspunzi la toate e-mail-urile, dar ar trebui sa iti dai silinta. Aici intra si mail-urile care ti-au fost trimise accidental, in special daca expeditorul asteapta raspuns – este o eticheta buna, in special daca acea persoana lucreaza in aceeasi companie sau industrie cu tine.
Un raspuns posibil in aceasta situatie ar fi “Stiu ca esti foarte ocupat(a), dar cred ca nu mie doreai sa imi trimiti acest e-mail. Voiam sa iti transmit acest lucru, pentru a putea retrimite destinatarului corect”.
Exceptand aceste sapte sfaturi, ai intotdeauna grija sa nu gresesti gramatical, lucru care te poate face sa pari neprofesionist. Un alt sfat este sa adaugi adresa de e-mail la final, pentru a nu-l trimite din greseala mai repede.
