Potrivit unei statistici Esop, in primul semestru al anului renegocierile si reinnoirile de contracte au reprezentat 36% din totalul suprafetei tranzactionate, incheindu-se 17 astfel de tranzactii cu o suprafata totala de peste 37.000 mp, mult peste nivelul din aceeasi perioada a anului trecut cand s-au incheiat 10 tranzactii cu o suprafata de peste 17.400 mp.

Ponderea renegocierilor a crescut destul de mult in totalul tranzactiilor incepand cu 2012. Astfel, potrivit unor date furnizate wall-street.ro de DTZ Echinox, daca in 2010 si 2011 renegocierile si reinnoirile reprezentau sub 20% din totalul activitatii de pe piata de birouri, in 2012, ponderea a urcat la peste 30%.

Relocarile au fost, de asemenea, substantiale in prima jumatate a anului. Peste 66.000 mp de birouri au facut obiectul tranzactiilor de relocare, din care circa 14.300 mp au fost generati de „cererea noua” din piata ( 21%), arata statistica Esop.

"Nu putem spune ca exista un standard in renegocierile sau prelungirile contractelor de inchiriere a spatiilor de birouri. In majoritatea cazurilor clientii obtin oferte comerciale competitive. Procesul de renegociere este unul complex in care de cele mai multe ori chiriasii sau consultantii lor analizeaza financiar mai multe variante de cladiri de birouri, calculand comparativ atat chiria, cat si costurile de relocare, iar in cazul unei renegocieri acestea din urma se anuleaza. La expirarea unui contract de cele mai multe ori chiriasul analizeaza cele doua variante posibile: renegocierea sau relocarea si compara proprietati asemanatoare din punct de vedere al infrastructurii zonei, dezvoltarii imobiliare sau eficientei cladirii (suprafata pe etaj, % spatii comune, dotari tehnice). Reinnoirile pot fi viabile atunci cand nevoile companiei nu impun suprafete mai mari care nu sunt dispobile in cladirea actuala sau cand nu firma este multumita de calitatea actuala a cladirii in care are sediul", spune Madalina Cojocaru, head of office departament la DTZ Echinox.

“Reinnoirea contractului este o optiune viabila atunci cand nevoile companiei nu impun modificari in termen de imagine si standard de calitate. Suprafata inchiriata poate fi restransa sau extinsa la incheierea fiecarui ciclu contractual, in masura in care exista desigur spatiu disponibil in imobilul respectiv”, spun consultantii Esop.

Pe de alta parte, “alternativa relocarii intr-un spatiu nou este preferata de companii atunci cand doresc sa realizeze o optimizare semnificativa de costuri sau de confort, imagine, amplasare, in piața existand in prezent atat sedii cu chirii foarte avantajoase, cat si spatii de o calitate mult superioara celor dezvoltate in urma cu 3-5 ani. Relocarea este utila uneori in viața unei companii pentru ca re-energizeaza echipa, da un nou tonus, reașeaza anumite departamente si uneori este chiar recomandata atunci cand o companie a stat o perioada mai indelungata intr-un anumit sediu (in conditiile in care exista in piața o serie de cladiri de generatie superioara)”, spun oficialii Esop, care adauga ca majoritatea relocarilor vizeaza un plus de confort pentru angajati, o apropiere mai mare de un metrou sau un sistem de climatizare mai performant, mai multe facilitati in cladire sau in zona.

In cazul unei relocari companiile trebuie sa tina cost si de un cost de mutare.

“Nu exista un raspuns standard privitor la ce e optim: relocare sau renegociere, sau care sunt costurile implicate de relocare sau negociere.Costurile cu relocarea depind foarte mult de caracteristicile spatiului ales – de nivelul existent al amenajarilor, precum si de dimensiunea companiei ca si anvergura a mutarii de aparatura, mobilier, arhiva. Din experienta noastra, nivelul acestora variaza foarte mult, intre echivalentul unei luni de chirii ajungand chiar si la 6 luni de chirie”, spun oficialii Real Time.

RealTime a realizat si o trecere in revista ale celor mai importante avantaje si dezavantaje ale renegocierilor si relocarilor.

Renegocierea

Avantaje:

1. Isi pastreaza o locatie deja cunoscuta de catre partenerii, furnizorii, clientii companiei

2. Nu este nevoie sa isi modifice actele firmei si reinregistrarea societatii la registrul comertului si administratia financiara.

3. Exista un istoric al costurilor cu utilitatile si mentenanta pe care il pot folosi usor in cash-flowul companiei.

4. Nu exista costuri de relocare: cu amenajarea spatiului, recompartimentari, trasee pentru circuitul de date, voce, aparatura de birou, mutarea mobilierului si/sau a arhivei…

5. O relatie consolidata cu proprietarul spatiului care se perpetueaza in conditii bune in cazul in care se agreeaza negocierea (ambele parti au de castigat). Insa, daca relatia cu proprietarul nu a decurs in cele mai bune conditii pe parcursul contractului, recomandam sa se aiba in vedere relocarea, spun oficialii RealTime.

Dezavantaje:

1. Este posibil ca spatiul existent sa nu aiba acelasi nivel de calitate tehnic, moral, sa nu poata sa fie adus la nivelul spatiilor noi disponibile in piata, la costuri similare

2. In cazul in care s-a marit numarul de angajati, pastrarea aceluiasi spatiu, poate aduce o aglomerare in spatiul de lucru creand premisele scaderii eficientei muncii si a ergonomiei.

3. In cazul in care s-a micsorat numarul de angajati, spatiul existent poate fi prea mare, si chiar o negociere in sensul scaderii chiriei per mp sa nu fie eficienta din punctul de vedere al costurilor companiei.

4. De asemenea, este posibil, ca proprietarul sa nu poata asigura un spatiu proprice pentru extinderea companiei in aceeasi cladire, in cazul in care aceasta si-a marit numarul de angajati.

5. Renegocierea cu proprietarul poate conduce la tensiuni in relatia cu acesta, urmand ca pe viitor sa nu se pastre o colaborare in conditii optime.

Cu cat se renegociaza chiria?

"Pentru a calcula o scadere medie, am pornit de la chiriile medii efective din 2008, pe care le-am indexat in fiecare an cu MUICP. Pe acestea le-am comparat cu chiriile medii efective actuale la care am adaugat un cost de 3 EUR/mp, reprezentand costul mediu de mutare. De obicei, in cazul renegocierilor/reinnoirilor de contracte, chiriasul are din start un cost de mutare (pe care noi l-am estimat la 2 - 3 euro/mp). Din acest motiv, de obicei, dezvoltatorii ofera chiria actuala + aceasta marja de 2 - 3 euro/mp. Aplicand aceasta metodologie, am obtinut ca: pentru cladirile aflate in CBD si periferie, chiriile au scazut cu 15% - 20%, in medie, in timp ce pentru cladirilelocalizate in semi-centru, scaderea a fost de 5 - 10%", a explicat Daniela Popescu, head of research la Colliers.

" De asemenea, cu ocazia unor astfel de reinnoiri, pot fi obtinute facilitati de: igienizare, schimbare a mochetei daca e necesar, contributie la reamenajarile chiriasilor”, au adaugat oficialii Esop.

Citeste si:

In primul semestru spre exemplu, CBRE spune ca a reusit sa obtina reduceri de chirii care totalizeaza peste 4,2 mil euro pentru clientii sai la renegociere ( suma reprezinta totalul valorii reducerilor de chirii pentru toti chiriasii relocati de companie in S1 pe o perioada medie a contractelor de 5 ani- Din cei 18.000 mp intermediati de CBRE, majoritatea au facut obiectul renegocierilor).

"Valoarea de optimizare a costurilor ca urmare a renegocierile contractelor de inchiriere depinde de anumiti factori precum gradul de ocupare din cladirea respectiva, daca contractul este prelungit si cu ce perioada, daca exista optiuni imediate de relocare, disponibilitatea proprietarului pentru a negocia si alte
aspecte din contract, nu doar cele financiare. Apreciem ca procentajul de reducere a costurilor financiare este conditionat foarte mult de pozitionarea cladirii, nu de zona", au spus oficialii CBRE.

Relocarea

"Relocarea presupune anumite costuri (de la realizarea de partitii, cablare si echipamente IT, procesul de moving insusi). In acelasi timp insa, o parte din aceste costuri au fost preluate de catre proprietari, in demersul de a diminua pentru chiriasi incidenta costurilor de relocare", spun oficialii Esop.

Potrivit RealTime in prezent printr-o relocare se pot obtine chirii mai mici sau similare cu cele din spatiul actual, insa pentru o calitate superioara a cladirii. De asemenea, in unele cazuri, relocarile pot aduce imbunatatiri ale performantei muncii, mai spun oficialii RealTime.

Avantaje:

1. Existenta stocului de spatii de birouri noi in acest moment este un avantaj in imbunatarirea conditiilor de lucru si a imaginii companiei

2. Se poate obtine o chirie mai mica sau similara cu cea existenta in spatiul actual, insa pentru o calitate tehnica superioara

3. Se poate imbunatatii relatia cu angajatii prin campanii de PR intern conduse de departamentul de resurse umane. Acestia pot fi implicati in decizia de selectie (pe baza unor sondaje/ chestionare intreprinse de catre HR) a noului spatiu. Se poate propaga in interiorul companiei, printre angajati, senzatia de mai bine, de atentie si orientare catre angajat, dorind a se oferi conditii de munca mai bune, moderne in spatii de lucru de o calitate crescuta, cu facilitati mai multe in perimetrul jobului, adauga oficialii Real Time.

4. O mutare a sediului poate imbunatatii eficienta muncii prin crearea unei stari de energie pozitiva, de senzatia de satisfactie in randul angajatilor.

5. Prin mutarea sediului se poate imbunatatii relatia cu partenerii, furnziorii, clientii, mai ales in cazul in care locatia este mult mai aproape de principalele puncte de interes ale companiei; un alt aspect de imbunatatirii relatiilor cu tertii, consta in imaginea noului sediu, ce poate fi mai comfortabil , mai spatios, au declarat specialistii RealTime.

Dezavantaje:

1. Costuri cu relocarea: cu amenajarea spatiului, recompartimentari, trasee pentru circuitul de date, voce, aparatura de birou, etc, mutarea mobilierului si/sau a arhivei. In unele situatii, acest dezavantaj se compenseaza prin luni de chirii gratis sau niveluri de chirie mai mica pentru inceput, oferite de noul proprietar

2. Birocratia modificarii actelor companiei, inregistrarea la Registrul Comertului, Administratie Financiara

3. Pentru anumite tipuri de business, schimbarea locatiei poate atrage pierderea unor clienti

4. Sunt situatii in care se pot pierde angajati din cauza noi locatii, fiind considerata greu accesibila.

Decizia de a se reloca sau negocia chiria existenta, trebuie sa fie rezultatul unui audit serios asupra nevoilor reale ale companiei.

Potrivit companiei Real Time, acest audit trebuie sa tina cont de:

1. Gradul de utilizare a spatiului inchiriat – Diagrama amplasamentului spatiilor de lucru comparative cu fluxul organizational, traficul si circuitul informational intre departamente si respectarea procedurilor de lucru. Trebuie analizata daca dimensionarea dependintelor, functiunilor conexe sau a facilitatilor este corecta. Astfel se poate determina ce procent din spatiul inchiriat este efectiv folosit. Un alt indicator folosit este raportul dintre suprafata utilizabila si numarul de angajati.

2. Calitatea spatiului inchiriat – comparatia intre dotarile tehnice ale fiecarui spatiu in parte, atat cel detinut cat si cele similare disponibile. Aceasta comparatie trebuie realizata de profesionisti in domeniul pietei de birouri.

3. Locatia – alegerea locatiei tine, de obicei, de accesul catre mijloacele de transport in comun, vizibilitatea cladirii, apropierea fata de clienti sau institutiile publice.

4. Nivelul costurilor – pentru a putea alege corect dpdv financiar, RealTime creaza un indicator de analiza comparativa pentru a aduce toate ofertele la un numitor comun: costuri totale per angajat per luna.

5. R
elatia cu proprietarul – analiza contractelor de inchiriere. Indiferent de promisiunile facute de parti, toate aspectele trebuie sa fie prinse intr-un contract de inchiriere echidistant, echilibrat care sa defineasca clar obligatiile si drepturilor fiecarei parti.

NOUL TAU BIROU este un proiect editorial wall-street.ro care isi propune sa ofere informatii utile si analize de piata companiilor mici si medii din Romania care sunt in cautarea unui sediu.