Sedintele sunt considerate adevarate gauri negre ale productivitatii, iar managerii trebuie sa invete sa utilizeze mai bine timpul dedicat intalnirilor.
Majoritatea angajatilor considera sedintele o adevarata pierdere de vreme si le vad ca pe un timp rapit din programul lor si asa foarte incarcat. Nu este doar parerea simplilor angajati, este si o realitate incontestabila ca sedintele dureaza de obicei inutil de mult din cauza ca participantii divagheaza si ca adesea la ele participa si persoane a caror prezenta nu este absolut necesara, noteaza Entrepreneur.com. Mai jos iti aratam ce pot face managerii pentru a transforma sedintele interminabile si fara nicio concluzie in unele cu adevarat utile pentru business.
1. Organizeaza sedinte dupa tiparul „whiteboard meetings”
Un nou concept in business, sedintele „whiteboard” sunt gandite astfel incat sa rapeasca un timp limitat din programul de lucru al fiecarui angajat. Ele inlocuiesc sedintele de status pe proiecte si trebuie sa dureze maximum 30 de minute.
Citeste si:
Ce are de facut managerul? Simplu. Totul incepe de la o sala de sedinte in care exista astfel de table de scris si pe care trebuie sa fie organizate inainte ca in sala sa ajunga toata lumea cateva puncte principale. Tabla respectiva este un element vizual important si care nu trebuie sa lipseasca, pentru ca participantii pot vedea mai clar datele cu care au de-a face.
Pe tabla trebuie sa se regaseasca urmatoarele elemente: scopul, task-urile, echipa, indatoririle fiecarui membru al echipei, ce se stie, se nu se stie, pasii urmatori. De asemenea, pentru ca aceste intalniri sa aiba rezultate clare, managerul sau persoana care le organizeaza trebuie sa stie de la bun inceput ce isi doreste sa obtina in urma acestei intalniri, ne sfatuieste Rex Hammock, fondatorul smallbusiness.com. Regula de aur a economiei de timp este investirea lui in vederea obtinerii unui rezultat clar, deja stiut.
Citeste si:
2. La sedinte participa doar persoane direct implicate in proiectul despre care se discuta
Nu este nevoie ca la o sedinta de status sa participe jumatate de companie. Intalnirile cu oamenii cheie, care au un rol important in discutie sunt de ajuns pentru ca discutia sa se desfasoare in mod constructiv si fara divagari care consuma timp in mod inutil. Mai mult decat atat, managerii trebuie sa stie ca intalnirile cu multi participanti sunt sortite esecului de la bun inceput.
Cu cat mai multe persoane participa la o sedinta, cu atat mai consumatoare de timp va fi. O analiza citata de Inc.com arata ca circa 73% dintre persoanele care iau parte la sedinte se ocupa de alte activitati in timpul acestor intalniri. In locul sedintelor cu multi perticipanti, poti sa folosesti un brief cu punctele cheie discutate si hotarate, pe care sa-l trimiti pe mail persoanelor care ar trebui sa cunoasca unele informatii discutate la sedinta.
Citeste si:
3. Stabileste un numar maxim de intalniri pe saptamana, dar si durata lor
Mintea noastra functioneaza foarte bine atunci cand exista un termen limita clar. Asadar, in loc sa faci sedinte ori de cate ori simti ca exista ceva de discutat, fara sa ai un brief inainte, stabileste un numar limitat de sedinte pe saptamana si un timp limitat pentru ele. In felul aceste nu exista riscul supra-aglomerarii si al divagarilor in timpul discutiilor.
Timpul este printre cele mai pretioase resurse in cadrul unei companii, motiv pentru care el trebuie folosit cu mare grija, iar managerii ar trebui sa invete sa priveasca aceasta resursa global, nu doar in raport cu propriile activitati. Concluzia este simpla – sedintele scurte, clare si concise sunt cheia marilor succese!
Sursa foto: Pressmaster/Shutterstock
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
