Activitatea de HR poate deveni 100% digitală utilizând o soluție de semnătură electronică la distanță

Pandemia de COVID-19 a forțat România să acționeze pârghiile digitale pentru buna desfășurare a activităților atât în instituțiile de stat, cât și în cele din mediul privat. Cum atenția managerilor și a specialiștilor din HR se concentrează în această perioadă asupra sănătății și siguranței angajaților sau asupra soluționării problemelor noi care apar într-o companie, este nevoie de cât mai multe instrumente tehnologice care să le facă munca mai ușoară.

Paperless flowSIGN, o aliniere la tendințele globale

Deși munca de acasă a fost implementată cu succes în multe domenii de activitate, realitatea ne arată că procesele de ordin administrativ încă dau bătăi de cap managerilor, contabililor sau specialiștilor din HR, atunci când vine vorba de semnarea de la distanță a documentelor. Provocarea constă nu în semnătura propriu-zisă, ci în faptul că este nevoie de cel puțin două persoane din companie care să semneze.

Din acest motiv, Paperless flowSIGN lansat de certSIGN se poziționează ca o soluție ce simplifică procesele de HR pentru că pot fi implementate complet digital, la distanță, având certitudinea că prezintă siguranță, rapiditate și valoare legală. Este ușor de folosit, este intuitivă și cu o interfață cât se poate de prietenoasă.

Fără a mai fi necesară deplasarea la birou, soluția își propune să eficientizeze orice proces al unei companii care implică mai mulți semnatari, cu valoare de semnătură olografă, certificată conform Regulamentului European eIDAS 910/2014.

Certificatul calificat pe care îl prevede nu necesită neapărat deținerea unui dispozitiv token, prin urmare emiterea semnăturii calificate are un preț mai mic decât cea cu token.

Citeste si:
FintechOS și certSIGN, parteneriat pentru implementarea semnăturii...
FintechOS și certSIGN anunță...

Paperless flowSIGN este un serviciu de semnare electronică la distanță, extrem de ușor de utilizat și foarte util în aceste vremuri în care cel mai recomandat ar fi să limităm întâlnirile cu ceilalți membri ai echipei. Instrumentul permite semnarea unui document de către mai mulți semnatari și poate asigura managementul integrat al unui document electronic cu valoare legală, de la semnarea de către toți cei implicați în proces, până la arhivarea și păstrarea în siguranță a datelor din documentele semnate.

Arhivarea electronică se poate integra cu Paperless flowSIGN, iar cu ajutorul acesteia, costurile pot fi reduse cu aproximativ 67% față de arhivarea clasică.

Iată concret ce pași trebuie să urmezi pentru a activa Paperless flowSIGN, o soluție de mobilitate extrem de ridicată, ce poate fi folosită de pe laptop, tabletă, telefon sau orice alt dispozitiv.

Înregistrarea

Paperless flowSIGN asigură semnarea folosind certificate digitale stocate în cloud. Autorizarea fiecărei semnături se realizează folosind telefonul mobil. Iar dacă un semnatar are deja un certificatul digital pe token, îl poate folosi și pe acesta pentru a semna folosind flowSIGN.

Citeste si:
Este sau nu obligatorie semnătura electronică pentru înscrierea la...
Este sau nu obligatorie...

Identificarea video la distanță

Pentru cei care nu au un certificat digital, Paperless flowSIGN asigură emiterea unui certificat digital în urma identificării video de la distanță a persoanei, printr-un mecanism certificat care echivalează cu prezența fizică.

Sistemul permite emiterea imediată a unui certificat calificat de semnătură electronică remote, semnatarilor dintr-un flux iniţiat prin Paperless flowSIGN, în cazul în care nu deţin deja unul.

Această identificare video la distanță presupune scanarea mai multor elemente care să confirme identitatea acelei persoane (scanarea datelor de pe cartea de identitate prin tehnologia OCR) și confirmarea faptului că persoana care a prezentat actul de identitate este aceeași.

Autentificarea

Aici e partea cu care suntem cu toții familiari și în care nu trebuie nimic altceva decât să accesezi flowsign.ro și să te autentifici cu un username (e-mailul) și o parola, apoi să intri în cont.

Citeste si:
Mersul autobuzelor, aplicatia pentru calatorii in alte judete
Autoritatatea Rutiera Romana...

Crearea unui flux de semnare

După autentificare, în tabloul de bord flowSIGN se pot creea, superviza, semna, descărca fișierele semnate, edita sau șterge fluxuri, în funcție de drepturile alocate.

Pentru crearea unui flux de semnare se încarcă documentele și se adaugă persoanele care vor semna. Când fluxul este finalizat, fiecare semnatar poate descărca documentele cu toate semnăturile.

Adăugarea semnatarilor

După ce adaugi documentele în format PDF în cadrul platformei, următorul pas este să adaugi participanți la fluxul se semnare. Se vor numi participanți cei care semnează documentul respectiv, cărora li se atribuie unul din următoarele roluri:

  • Supervisor (Supervizor) –persoana care doar supraveghează fluxul și care primește o notificare de fiecare dată când un participant a semnat și când fluxul de semnare este finalizat
  • Signer (Semnatar) – denumește persoana implicată în procesul de semnare, care trebuie să semneze documentele încărcate.

Înscrierea de noi utilizatpri în aplicaţia web Paperless flowSIGN presupune introducerea unui set de date pentru fiecare dintre aceștia (nume, prenume, telefon și e-mail). În completarea acestora, mai pot fi adăugate și copii ale CI, CNP, în situaţia certificatelor calificate şi a semnăturii cu valoare legală echivalentă cu cea olografă.

Configurarea semnăturilor

În secțiunea Configure signatures (configurarea semnăturilor), trebuie să configurezi locația semnăturii, marcând pe documentul care va fi semnat câte un dreptunghi, pentru fiecare semnatar în parte. Vei selecta documentul, apoi semnatarul, iar în previzualizarea documentului, vei selecta spațiul în care să fie localizată semnătura. Este necesar ca acest procedeu să fie realizat pentru fiecare semnatar și pentru fiecare document al fluxului.

Pentru a configura poziția de afișare a semnăturii pe document, poți fie să localizezi mouse-ul, cu click în locația dorită, fie să utilizezi mouse-ul cu drag & drop pentru dimensionarea zonei în care dorești să apară semnătura.

Cum ajută un astfel de serviciu la digitalizarea proceselor de HR

Resursele umane reprezintă motorul care pune în mișcare orice organizație. Să angajezi doar oameni buni în departamentele de HR care să administreze singuri întregul personal nu mai este suficient, mai ales acum, când pandemia a generat volume uriașe de muncă, într-o perioadă scurtă și cu extrem de multe modificări legislative. În noua realitate a muncii, digitalizarea proceselor de HR vine ca o gură de aer proaspăt care în final ajută la o continuitate benefică a afacerii, în întregul ei ansamblu.

Managementul resurselor umane se numără printre cele mai importante procese ale unei companii dar, în același timp, unul dintre cele mai consumatoare de timp și de resurse. Semnarea zilnică a unor documente multiple face ca munca de ordin administrativ să pară uneori interminabilă.

Din acest motiv, aplicația Paperless flowSIGN este extrem de utilă pentru că ușurează munca oamenilor din departamentul de HR, care pot aloca timpul economisit pentru definirea unor proiecte orientate mai mult către bunăstarea angajaților.

Aplicația Paperless flowSIGN poate fi utilizată pentru semnarea oricărui document atașat unui proces de HR - contract de muncă, act adițional, acord de confidențialitate, procesele de integrare a noilor angajați în companie, cereri de concediu. Procesele devin mai ușoare, însă fără a perturba în niciun fel siguranța datelor, cu atât mai mult cu cât se reduce și numărul de erori cauzate de gestionarea fizică a unei multitudini de documente printate.

Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa și:


Mai multe articole din secțiunea Cariere »



Setari Cookie-uri