Suntem inconjurati de tehnologie si, de cativa ani, o folosim in cam tot ceea ce facem. Citim carti electronice, stiri in format electronic, facem cumparaturi si plati online, iar perioadei in care traim ii spunem, pe buna dreptate, era digitala.
Cu toate acestea, la birou continuam sa lucram cu hartie, chiar daca nu ne avantajeaza deloc.
Sigur, sa lucrezi cu documente tiparite pare a fi varianta cea mai la indemana sau, in orice caz, cea mai comoda. Cei mai multi angajati s-au obisnuit cu procesele bazate pe documente tiparite. Stiu sa tipareasca documente, sa le multiplice, sa le scaneze etc. Insa, simplul fapt ca s-au obisnuit cu procesele bazate pe hartie, nu inseamna ca nu si-ar dori metode mai eficiente.
Un studiu realizat anul trecut de Staples arata ca 3 din 4 angajati si-ar dori sa aiba acces la tehnologii mai noi, pentru a fi mai eficienti. Potrivit studiului, chiar si angajatii productivi sunt de parere ca ar putea realiza mai multe lucruri, daca li s-ar oferi instrumentele potrivite.
Cand vine vorba de documente, instrumentele de care ai nevoie nu sunt imprimante mai bune, scanere mai eficiente sau multifunctionale mai ieftine. Pentru ca, asa cum arata numeroase studii, atata timp cat lucrezi cu hartie, esti ineficient.
De aceea, singura solutie viabila este sa elimini cu totul documentele tiparite din procesele de business. Iar optiunile care exista sunt mai ieftine decat crezi, usor de utilizat si iti permit sa lucrezi exclusiv cu documente electronice.
Cum faci pasul de la documentele pe hartie la cele electronice, mai exact?
Ca sa poti lucra exclusiv cu documente electronice, trebuie sa le poti asigura valoarea legala si sa le poti pastra intr-un loc mai sigur decat propriul hard disk – unul care sa asigure pastrarea lor pe o perioada indelungata.
Mai exact, ai nevoie de trei elemente:
• Certificat digital calificat – semnatura electronica pe care o creezi cu ajutorul acestuia are exact valoarea legala a semnaturii olografe, cu diferenta ca certificatul digital iti permite sa semnezi mii de documente in cateva minute.
Pretul unui certificat digital este de 30 euro, iar dispozitivul securizat pe care este stocat costa alti 17 euro. Pret total: 47 euro.
• Arhivare electronica cu valoare legala – asigura pastrarea in siguranta si disponibilitatea permanenta a documentelor electronice, pe intreg ciclul lor de viata. E o alternativa mai sigura la serviciile de stocare in cloud, intrucat respecta prevederile legii arhivarii electronice si te ajuta sa respecti, la randul tau, prevederile legii arhivelor nationale si ale codului fiscal referitoare la pastrarea documentelor.
• Marcare temporala – o aplici pe documentele electronice care au implicatii legale, pentru a demonstra faptul ca ele au existat in forma respectiva la momentul cand a fost aplicata marca temporala.
Prin comparatie, atunci cand lucrezi cu documente tiparite, ai nevoie de ceva mai multe lucruri, unele mai mici si mai ieftine, altele mai mari si mai scumpe:
- Hartie
- Imprimanta
- Toner / cartuse
- Scaner
- Distrugator de hartie
- Agrafe
- Plicuri
- Folii de plastic
- Capsator
- Perforator
- Instrumente de scris
- Pasta corectoare
- Stampila si tus
- Dosare
- Bibliorafturi
- Spatiu de depozitare
Nu pare mai complicat sa lucrezi cu hartie? Daca institutiile publice au realizat ca se poate trai fara hartie, o poti face si tu, iar companiile care iti pot furniza cele 3 elemente enumerate mai sus se vor bucura sa iti ofere tot suportul necesar pentru a face tranzitia de la hartie la paperless.
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
