Ordonanța guvernului de reglementare a semnăturii electronice în relațiile de muncă, cu modificările aduse de Parlament, prin care sunt eliminate folosirea mărcii temporale electronice și sigiliul electronic calificat al angajatorului, accelerează implementarea unor astfel de soluții în cadrul aplicaților de management al resurselor umane. Unul dintre exemple este reprezentat de către dezvoltarea făcută de compania UCMS din grupul AROBS. Ionuț Gherle, Directorul General al organizației, a vorbit în cadrul unui interviu acordat wall-street.ro despre modul în care funcționează noua lor soluție și felul în care semnătura electronică schimbă modul de desfășurare al operațiunilor din cadrul unui business.
Semnătura electronică este noua funcționalitate din cadrul aplicației True HR, una dintre soluțiile software cu care compania UCMS by AROBS s-a făcut cunoscută în piață. Aceasta permite semnarea digitală a documenteleor, fie că este vorba de contracte de muncă, acte adiționale sau adeverințe.
”Scopul acestei funcționalități este de a gestiona mai ușor volumele mari de documente ce trebuie semnate atât de către persoanele din funcții de conducere, cât și de către membrii echipei. Aplicația permite generarea documentelor pentru mai mulți angajați, documente care sunt centralizate într-un proces etapizat de semnare”, precizează Ionuț Gherle pentru wall-street.ro.
Concret, noul modul al aplicației permite centralizarea documentelor ce urmează a fi semnate digital într-un singur flux de aprobare din aplicația True HR și semnarea individuală digitală a documentelor cu certificat calificat.
Citeste si:
”Chiar dacă documentele sunt centralizate într-un singur flux de aprobare, ele pot beneficia de semnătura electronică individuală de la fiecare angajat în parte. De asemenea, permite și semnarea colectivă a documentelor de către persoana cu putere decisivă. Mai întâi documentele sunt semnate de angajat, apoi, responsabilul HR poate aplica semnătura electronică pe toate documentele fie deodată, fie individual”, explică Ionuț Gherle.
Pentru ce business-uri se potrivește o astfel de soluție?
Reprezentantul UCMS by AROBS este de părere că soluția de semnătură electronică poate fluidiza procesele atât în corporații sau companii cu sute de angajați, cât și în zona de IMM-uri.
”În ceea ce privește funcționalitățile Modulului True Semnătură Electronică, contează foarte mult ca o companie să poată realiza mai multe fluxuri de semnare. Unele întreprinderi au nevoie doar de două semnături și atunci în fluxuri semnează prima dată angajatul și apoi CEO-ul sau administratorul. Unii au trei semnături, alții au cinci. Fiecare companie poate să personalizeze fluxurile în funcție de nevoile pe care le are”, adaugă Ionuț Gherle.
Citeste si:
În ceea ce privește costurile, el consideră că este mult mai eficientă pentru companii mari, ale căror angajați lucrează remote sau care au mai multe puncte de lucru în mai multe județe. De asemenea, modulul este practic pentru companiile cu o fluctuație de personal ridicată, deoarece pot fi semnate electronic atât acte de desfacere a contractelor de muncă, cât și a contractelor noi de muncă.
”Ca să dau un exemplu concret: în ceea ce privește companiile de retail din România, în fiecare an, 40% dintre angajați pleacă. Dacă o companie are 3.000 de angajați, asta înseamnă că în fiecare an pleacă 1.200 de persoane, așadar 1200 de contracte trebuie desfăcute, semnate, la acestea adăugându-se actele pentru noi angajări. Este un volum imens de muncă, un volum imens de semnături și mult timp alocat dacă totul se face manual”, explică Ionuț Gherle.
Citeste si:
Dezvoltarea soluției a început în 2020 la nivel intern, a durat aproximativ 4-5 lei, iar costurile estimate se ridică la aproximativ 50.000 de euro. Până la finalul anului UCMS by AROBS își propune să îl implementeze pentru majoritatea clienților, în special din zona corporate.
”Aplicarea Ordonanței de urgență 36/2021 aduce după sine numeroase oportunități. În primul rând, acest context legislativ le oferă partenerilor o încredere mai mare în folosirea semnăturii electronice, încredere care este importantă, având în vedere că avem deja un portofoliu de peste 500 de parteneri. În al doilea rând, ne oferă posibilitatea de a inova și de a eficientiza întregul proces de management al resurselor umane”, precizează reprezentantul UCMS.
În perioada următoare, Gherle precizează că UCMS se va concentra pe dezvoltarea verticalelor de business din portofoliu, eficientizarea și dezvoltarea produselor, precum și pe investiții în direcția dezvoltării echipei.
Citeste si:
”Ne mărim continuu echipa, atât în Cluj, cât și în București și am mutat locația din capitală într-un nou sediu. De la preluarea AROBS în 2019, echipa s-a dublat, ajungând la 50 de oameni”, adaugă Gherle.
Sursa foto: UCMS by AROBS
Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »
Te-ar putea interesa și:
