Diversitatea de reguli, fluctuatia mare de personal sau lipsa de experienta a angajatilor genereaza riscuri si sanctiuni in procesul de achizitii publice.

Insa erorile in aplicarea dispozitiilor legale pot fi prevenite daca entitatile publice isi creeaza un sistem de control intern cu proceduri operationale formalizate, conform prevederilor Ordinului nr. 400/2015.

Actul normativ mentionat prevede ca entitatile publice trebuie sa determine zonele de risc major din fiecare componenta a structurii sale organizatorice (departament/serviciu/compartiment etc), precum si activitatile semnificative pentru care e necesara emiterea procedurilor operationale interne.
Elaborarea procedurilor poate fi asigurata fie cu personalul propriu, fie cu specialisti externi.

Aceste proceduri vor ajuta personalul implicat in achizitiile publice sa cunoasca temeinic etapele principale ale atribuirii contractelor. Totodata, se va realiza o sinergie intre compartimente responsabile si o derulare fara sincope a achizitiei. Cu cat autoritatile isi stabilesc proceduri pentru mai multe activitati, cu atat zonele in cauza sunt securizate mai eficient.

De exemplu, activitatea de intocmire a referatului de necesitate pentru o achizitie ar trebui sa fie simpla (mai ales ca exista si reglementari in acest sens in HG nr. 395/2016). Cu toate acestea in practica, apar, in general, aceleasi intrebari: cand si cine intocmeste referatul; cine stabileste cantitatea si valoarea achizitiei; cine face studiul de piata pentru stabilirea valori estimate; cine sunt semnatari referatului.

Situatia ar fi evitata daca ar fi intocmita o procedura operationala pentru acest segment pentru ca ar contine raspunsurile la toate aceste intrebari.

In acelasi timp, daca responsabilitatile inscrise in procedurile interne nu sunt preluate in fisa postului fiecarei persoane, efectul asupra derularii eficiente si corecte a achizitiei va tinde spre zero.

Pe de alta parte, un alt risc pentru neindeplinirea scopului de preventie al elaborarii procedurilor operationale este ca acestea sa fie utilizate doar de catre destinatarii nominalizati, fara a se verifica modul lor de aplicare.

Asadar, dupa ce sunt emise procedurile operationale interne de lucru, fiecare entitate, prin compartimentul de control intern, trebuie sa verifice cum sunt implementate si respectate procedurile operationale, sa determine cauzele care au produs nerespectarea normelor, sa stabileasca masurile de remediere (daca mai e posibil la momentul verificarii), sa stabileasca, daca este necesar, reguli suplimentare.

Elaborarea procedurilor operationale interne, a intregului sistem de control intern, este o activitate laborioasa, care necesita un timp indelungat, o cunoastere aprofundata a sectorului pentru care se emit, un efort uman si material semnificativ.

Beneficiul major al tuturor aceste eforturi va fi ca procedurile se vor derula corect in timp ce necunoasterea etapelor care trebuie parcurse poate atrage sanctiuni foarte mari.

Contraventiile aferente achizitiilor publice se pot stabili atat pentru greseli generate de o eroare umana, cat si pentru necunoasterea prevederilor in vigoare.

Asadar, existenta unui sistem de control intern ce contine, cel putin pentru zona de achizitii publice, proceduri operationale elaborate pentru cat mai multe activitati, reprezinta un instrument managerial ce asigura, in conditii de legalitate, atingerea obiectivelor pentru care a fost infiintata autoritatea contractanta.

Mircea Nicolae Cotoros este director in cadrul Deloitte Romania.

Abonează-te pe

Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »

Despre autor
Wall-Street.ro este un cotidian de business fondat în 2005, parte a grupului InternetCorp, unul dintre cei mai mari jucători din industria românească de publishing online.Pe parcursul celor peste 15 ani de prezență pe piața media, ne-am propus să fim o sursă de inspirație pentru mediul de business, dar și un canal de educație pentru pentru celelalte categorii de public interesate de zona economico-financiară.În plus, Wall-Street.ro are o experiență de 10 ani în organizarea de evenimente B2B, timp în care a susținut peste 100 de conferințe pe domenii precum Ecommerce, banking, retail, pharma&sănătate sau imobiliare. Astfel, am reușit să avem o acoperire completă - online și offline - pentru tot ce înseamnă business-ul de calitate.

Te-ar putea interesa și:



Mai multe articole din secțiunea Economie »



Setari Cookie-uri