Relatiile publice sunt relatii interumane si reprezinta un aspect critic al afacerii tale in dezvoltare. Tot ce faci sau spui face parte din campania ta de relatii publice. Este imaginea pe care o proiectezi zilnic fiecarei persoane pe care o intalnesti. Relatiile publice pe care le intreprinzi de unul singur pot fi primul pas pe care il faci spre largirea afacerii si spre a fi cunoscut fara o cheltuiala prea mare.

Sunt sapte etape de parcurs in elaborarea campaniei.

Pasul nr.1 presupune sa analizezi ce esti, ce faci si cum te exprimi in cel mai succint si interesant mod posibil. Sunt multe situatii in care ai doar 30 de secunde pentru a te prezenta si a face acea prima impresie. Petrece timpul necesar pentru a-ti exersa intrarea, pana cand creezi un intro pozitiv, puternic si increzator. Daca arati si esti increzator in legatura cu felul in care arati, acest fapt se va reflecta in strangerea de mana, contactul vizual si tonul vocii (chiar si la telefon). La fel de importanta este calitatea imaginii sau a oricaror materiale pe care le inmanezi sau trimiti prin posta, incepand cu cartea de vizita. Aminteste-ti ca succesul conduce la succes, si o prima impresie grozava va vorbi foarte mult despre tine si afacerea ta.

Acum, ca ai creat cel mai eficient mesaj posibil, urmeaza Pasul nr. 2, pas prin care trebuie sa starnesti exclamatii de apreciere. Acum vorbesti despre tine, despre afacerea ta, despre produsul tau, starnind si alte reactii de aprobare. Implicit vor dori sa afle mai multe despre tine.

Este important sa intelegi de ce ai reprezenta o stire pentru mediile publicitare, cum ajuta produsul tau clientii si ce beneficii aduce serviciul tau. Daca stapanesti acest factor, poti incepe sa creezi materiale care sa constituie noutatea pentru mediile publicitare; vei sti si cui sa te adresezi.

Urmeaza Pasul nr. 3: definirea pietei tinta si crearea unei liste de media. Lista va fi determinata cu siguranta de natura produsului sau serviciului tau, indiferent daca esti o companie locala, nationala sau internationala si de mediile pe care le alegi pentru publicitate. Daca esti o intreprindere locala, incercand sa iti maresti afacerea in cadrul comunitatii te vei axa pe media locala. Daca tintesti spre dezvoltare nationala, vei dori sa verifici ziarele mari precum Wall Street Journal, publicatiile antreprenoriale precum Fortune or Inc, sau reviste destinate unui sex anume: Good Housekeeping sau Men's Health. O alta sursa buna ar fi publicatiile comerciale sau de vanzari din domeniul sau specialitatea ta. Existe surse de informare precum Bacon’s din Chicago sau United Way.

Este importanta sa te familiarizezi cu toate mediile publicitare pe care la contactezi si sa dai telefoane preliminare pentru a obtine numele persoanei catre care directionezi articolul sau materialele tale publicitare. Adu lista la zi la fiecare trei luni. O lista locala poate cuprinde cu usurinta 100 de nume, pe cand pentru o lista nationala, 400 nu sunt prea multe.

La Pasul nr. 4, este timpul sa redactezi un comunicat de presa: un articol de 3-4 paragrafe (chiar si o pagina), care iti descrie afacerea cu claritate. Trebuie sa fie deosebita pentru a atrage rapid atentia mediilor publicitare.

Primul paragraf va contine o fraza inedita care sa le atraga atentia instantaneu. Ar trebui sa cuprinda raspunsul la intrebarile: cine, ce, cand, unde, de ce si cum privind povestea ta, si sa inceapa cu orasul si statul de origine. Incheie primul paragraf cu mentiunea: “pentru informatii suplimentare, sunati la numarul… ”Tehnica de captare a atentiei presupune includerea unei date statistice care sa arate ca audienta lor necesita aceste informatii, facand-o potrivita pentru evenimetele curente sau pentru stirile de afaceri.

Al doilea paragraf consta intr-o biografie rapida si cateva informatii suplimentare, iar al treilea reprezinta o declaratie a celei mai importante persoane pe care o cunosti. Este mult mai bine sa te folosesti de cuvintele altcuiva pentru a te lauda. Cateodata presa va folosi doar primul paragraf, deci acesta va cuprinde cea mai relevanta informatie. Data la care doresti sa iti fie publicat articolul este notata in antet, pe coloana din stanga sus, si ar trebui sa spuna: “pentru publicare imediata”. In dreapta sus, vor fi plasate toate informatiile de contact, precum si numele si informatia de contact a publicistului (sau ale tale).

Fii 100% convins de acuratetea textului in termeni de gramatica, retorica frazei, punctuatie, despartirea in silabe si denumiri.

Pasul nr. 5 presupune crearea unor suporturi publicitare, o copie a articolului (color) si alte informatii. Acestea au rolul de starni interesul mediei pentru un articol detaliat sau pentru o aparitie intr-un show de radio sau TV. Este important sa intelegi ca fiecare dintre aceste tipuri de mediu publicitar are cerinte specifice pentru o audienta specifica. In mod evident, producatorii TV sunt interesati de aspectul vizual, deci ataseaza imagini clare, usor de reprodus. Radioul va fi interesat de aspectul sonor al povestii tale. In acelasi mod in care ai elaborat mesajul de inceput al campaniei, acum te vei stradui sa exploatezi imaginea. Cum iti poti rosti povestea in cel mai placut si eficient mod ? Mesajul va avea o nuanta personala deoarece publicul tinta trebuie sa se puna in locul tau, si sa aplice ce propui tu in propriile vieti. Trebuie deasemenea sa fie eficient, sa ofere valoare si beneficii pentru ascultatori. Vei include in suportul publicitar o brosura, o lista de preturi, cateva taieturi din ziare si orice alt material de relatii publice. Atragerea atentiei este imperativa, deci “ambalajul” este critic.

Se impune o selectie drastica a culorilor si a continutului. Calitatea vorbeste de la sine, asa ca nu o trece cu vederea. Concepe o coperta in relief si un abtibild cu logo-ul companiei. Alege un dosar cu insertia unei carti de vizita si selecteaza un text usor de citit, original si o hartie de calitate.

Acum ca ai asamblat suportul publicitar este momentul pentru Pasul nr. 6 este referitor la toata corespondenta pe care o expediezi. Presupun ca ti-ai creat lista de media si ai inclus numele si pozitiile de care ai nevoie (cu ortografia corecta). Acum urmeaza partea cea mai critica, urmarirea corespondentei expediate si iar urmarirea si iar urmarirea… Telefonul poate sa nu sune. Deci, vei fi tu cel care va face apelurile. Incepe cu replica: “Buna ziua, numele meu este… ” si incepe discursul de circa 10 secunde. Aminteste-ti ceva despre ei si comunica-le in 30 de secunde de ce reprezinti o noutate inportanta pentru ei. O regula buna pentru aceasta activite: pentru apeluri nationale este necesara o saptamana, iar pentru cele locale trei/patru zile sunt suficiente.

Daca trimiti mesaje prin e-mail, nu ai nevoie de mai mult de doua zile. Poti sa iti redactezi un plan pe care sa il ai in fata atunci cand suni, cuprinzand datele despre tine: cine esti, care sunt noutatile tale si cum beneficiaza clientii de pe urma produsului tau.

Pasul numarul 7 reprezinta o serie de 7 enunturi cu rolul de a-ti reaminti cum sa faci publicitate eficienta 365 de zile pe an.

Daca le urmezi, vei avea toate sansele sa atragi atentia reprezentantilor mediilor publicitare.
1. Creaza legaturi cat de des poti.
2. Poarta mereu cu tine cartea de vizita si materialele publicitare.
3. Afla prin ce te deosebesti si fa publicitate pentru a comunica aceasta diferentiere.
4. Cunoaste mediul publicitar caruia i te adresezi - urmareste sau asculta mereu un show inainte de a participa la el.
5. Fii pregatit pentru interviuri. Poti fi contact inainte de a-i contacta tu pe ei.
6. Promoveaza o imagine consistenta prin toate materialele promotionale.
7. Participa la activitati cu caracter social sau civic si ajuta-i pe altii sa incheie afaceri prin intermediul relatiilor tale