Ai nevoie de un sediu mic? La ce trebuie sa fii atent inainte sa semnezi contractul

Analizati eficienta spatiului, nu doar suprafata

Poate parea evident, sau din contra, greu de crezut, insa este cat se poate de real si important : 500 mp divizati in 3 cladiri distincte vor avea mai mult ca sigur 3 niveluri de eficienta diferita.

Asta pentru ca eficienta unui spatiu este data de un cumul de factori, precum forma acestuia, numarul de fatade ce asigura acces la lumina naturala, adancimea cladirii ( in sensul de distanta intre 2 fatade cu lumina naturala).

"Cele mai eficiente spatii sunt cele de forma dreptunghiulara, cu lumina naturala pe lungimea cladirii, pe ambele fatade. Formele patrate, desi aparent lineare si usor de partitionat, pot fi in realitate mult mai dificile, din cauza distantei mai mari intre 2 fatade luminate. De retinut faptul ca lumina patrunde pe o distanta de max. 7-8 m in interiorul unui spatiu de birou, deci pozitionarea zonelor de lucru dincolo de aceasta limita se va confrunta cu problema iluminarii insuficiente", spun oficialii Esop.

“Veti observa luand in calcul eficienta spatiului (prin prisma acestor parametri, forma, lumina naturala, etc.) faptul ca uneori in 300 mp pot incapea acelasi numar sau chiar mai multe posturi de lucru decat in 375 mp, intr-o alta cladire si configuratie.”, este de parere Mirela Raicu de la Esop.

---

Chiria pe post de lucru vs. costul total pe post de lucru

Costurile sunt foarte importanta pentru orice business, asa ca intotdeauna chiria va fi un factor important in alegerea unui spatiu.

Cel mai important este sa va raportati la obiectivul final, si nu la obiective partiale. Iar obiectivul final nu este inchirierea unui anume numar de metri patrati, ci a unui sediu care sa acomodeze un anumit numar de angajati (si desigur o marja de extindere pe care o considerati rezonabila). “Din aceste ratiuni, veti observa ca acest obiectivul final este cel mai fidel si eficient exprimat nu de chiria pe mp, ci de CHIRIA PER POST DE LUCRU. Aceasta se calculeaza ca raport intre chirie totala (rezultata din multiplicarea chiriei pe mp cu suprafata inchiriabila), si numarul de posturi de lucru”, spune Mirela Raicu Rezultatul poate conduce adesea la indicarea drept solutie optima de sediu a unei alte proprietati decat cea cu chiria pe mp cea mai redusa, iar acest rationament poate salva costuri importante.

Mai mult, puteti duce calcului si la costul total per angajat (CPA), adaugand la chirie si utilitati si mentenanta. "CPA va trebui sa difere de la un domeniu de activitate la altul asa cum difera numarul de metri patrati dedicati unui angajat (8-15 mp)", spun oficialii RealTime.

---

Amplasarea: luati in calcul mai multe zone

In functie de conditionarile sau preferintele ce decurg din business – trebuie insa sa se ia in calcul mai multe zone, pentru a nu limita foarte mult optiunile rezultate, spun consultantii Esop.

Amplsarea trebuie alesa, spun oficialii RealTime si in functie de interesele de afacere si resurse umane. De asemenea in functie de domeniul de activitate o companie poate alege un spatiu intr-o vila sau intr-o cladire de birouri.

"Vilele au de cele mai multe ori zone verzi, iar curtile amenajate sunt ideale pentru companiile din domeniul advertising si media. De asemenea, vilele iti permit ca potential chirias o mai mare libertate in alegerea zonei in care ai sediul, existand oferte disponibile spre inchiriere in numeroase zone din Bucuresti", spun oficialii Esop, care adauga ca vilele ofera de asemenea mai multa intimitate si sunt potrivite pentru firme din domenii ca recrutarea sau avocatura.

---

Evaluati proprietatile in baza unor date comparabile

"Asigurati-va ca evaluati multiplele spatii din lista pe care ati intocmit-o intr-un mod eficient, adica in primul rand avand la baza informatii complete (ne referim aici la informatiile principale si relevante, nu la partea de detalii), si structurate in termeni comparabili. De exemplu, pentru unele proprietati puteti primi informatiile despre suprafata utila de birou (zona utilizabila pentru pozitionarea posturilor de lucru, inclusiv oficiu, server si grupuri sanitare), in timp ce pentru altele despre suprafata inchiriabila (care include in plus fata de suprafata utila si spatiile comune aferente, rezultand deci suprafata careia se aplica chiria pe mp)", spun oficialii Esop.

“Obtinerea de date complete si comparabile este dificila deseori, pentru ca fiecare proprietar are un anume mod de a-si promova proprietatea", a adaugat Mirela Raicu, partener la Esop.

Daca informatiile sunt furnizate apeland la mai multi consultanti, probabil veti avea mai multe sisteme de prezentare (poate unele dintre ele cu date incomplete), si va trebui sa realizati sistemul de comparare si obtinere a datelor aditionale, ceea ce va implica mai mult timp si resurse .

---

Momentul de intrare in spatiu

Un element de analizat este disponibilitatea spatiului, pentru a te asigura ca biroul va fi gata in termenul in care vei avea nevoie sa incepi mutarea.

---

Analizati termeni contractuali

Verificati principalii termeni comerciali, cum ar fi perioada contractuala ferma solicitata de proprietar si posibilitatea de ajustare a acesteia (pentru a sti de la inceput daca este ceva ce va puteti asuma), sistemul de cuntificare a cheltuielilor de intretinere (open book sau fix, nivelul acestora), precum si avansul/garantiile solicitate. Veti observa ca anumite imobile (de regula cele de clasa A, sau clasa superioara), au uneori termeni usor mai rigizi (datorita finantarii lor prin credite bancare), si este important sa stiti acest lucru de la inceputul discutiilor. “Totusi, este de retinut faptul ca in ultimele 12 luni, datorita crizei economice, aceste aspecte destul de importante si delicate in trecut au cunoscut o flexibilizare semnificativa, chiar si in cazul imobilelor de clasa superioara. “, declara Mirela Raicu, reprezentant al Esop.

---

Aflati cota de spatii comune

Veti observa ca acest aspect poate influenta semnificativ sau chiar schimba ierarhia spatiilor considerate strict prin prisma chiriei pe mp. “De exemplu, un spatiu care are o chirie de 10,5 euro, si care pare prima optiune (dar care are o cota de spatii comune de 16%), este mai putin avantajos fata de un alt spatiu, cu chirie de 11 euro/mp, care are spatii comune de doar 5%“, spune Mirela Raicu de la Esop.

De regula, spatiile comune variaza intre 8 si 13% in cazul imobilelor de suprafata mare (de peste 3.000-3.500 mp), respectiv intre 12-17% in cazul imobilelor cu suprafete mai reduse (sub 2.500-3.000 mp).

---