Cum sa iti amenajezi sediul pentru a avea angajati mai fericiti si mai productivi

Cele trei mari directii in amenajare

“Atentia pe care un angajator o va arata spre designul si caracteristicile functionale ale mediului de lucru, devine un indicator cheie al inclinatiei acelei companii spre creativitate si inovatie. Pe masura ce adaptarea spatiilor de lucru la nevoile angajatilor si accelerarea proceselor de lucru sunt din ce in ce mai cautate de companii, arhitectii si consultantii vor trebui sa gaseasca solutii noi, croite pe specificul activitatii si profilul angajatilor acestora. Indepartandu-se de simpla alocare a unui numar de metri patrati pentru fiecare angajat si asezarea corpurilor de mobilier in functie de caracteristicile planului de etaj al unei cladiri, noile tendinte de amenajare a spatiilor de birou indica 3 directii principale pe care o companie trebuie sa le ia in calcul”, spune Andrei Voica, associate pe zona de fitout si architectural planning in cadrul companiei de consultanta imobiliara Colliers

Comunicarea si mobilitate

Mai multe studii din ultimii ani, dar in special cele concentrate pe specificul si nevoile Generatiei Y, indica faptul ca birourile trebuie sa promoveze comunicarea si lucrul colaborativ. Spatiile dedicate pentru discutii formale sau informale vor fi gandite in asa fel incat sa incurajeze mobilitatea in spatiul de lucru si interactiunea intre toate fortele din cadrul unei companii, spune Voica.

Flexibilitate si upgrade tehnologic
Tot mai multe companii promoveaza spatii de lucru flexibile sau in sistem “hot-desking”, prin integrarea celor mai noi tehnologii IT, respectiv a solutiilor de stocare si securizare a informatiei.

Identitatea si valorile companiei

“Noile spatii de lucru vor cauta sa fie motivationale, sa stimuleze productivitatea, dar sa ramana in amintirea utilizatorilor, fie angajati sau clienti ai companiei. Noile solutii de design si amenajare a birourilor se vor concentra pe transmiterea identitatii si valorilor companiei in mediul fizic, devenind o resursa pentru success”, spune Voica.

Foto: Sediul Colliers( concept-biroul generatiei Y)

---

Open space-ul, moda ultimului deceniu. Cum gestionezi zgomotul?

Tudor Chindea, sales manager al COS spune ca unul din cei mai importanti factori care influenteaza performanta angajatilor este zgomotul din birou.

Open space-ul a fost o moda in ultimul deceniu; el ramane in continuare un mod de organizare foarte utilizat. Cu toate acestea, eficienta oamenilor poate fi afectata din cauza lipsei de concentrare provocata de zgomotele de fond (un telefon mobil care suna, o discutie aprinsa intre doi colegi). Exista numeroase studii, spune Chindea, care arata ca productivitatea angajatilor dintr-un open space in care nu s-a intervenit cu elemente de absortie fonica e mult mai scazuta decat a oamenilor care lucreaza in lipsa de stres fonic.

"Solutiile de mobilier si fit-out implementate pentru clienti nostri care aleg open space-ul functioneaza ca semibariere impotriva zgomotului de fond, in acelasi timp si ca elemente de design. Ele variaza de la tavane la canapele din materiale fonoabsorbante ce permit antifonarea si ajuta la crearea unor spatii linistite, de intimitate, ideale pentru munca individuala », a declarat Chindea.

Zgomotul care se produce inevitabil intr-un birou, a generat mai multor angajatori o anumita temere de a face pasul spre biroul open-space. "Cu toate acestea, pe masura ce noile tendinte de amenajare cauta aceasta transformare, au aparut solutii eficiente care imbunatatesc mediul acustic din interior. Exista pe piata o gama larga de solutii acustice, iar arhitectii sau consultantii pot propune diverse materiale, placari pe pereti, tavane sau chiar obiecte de decor, ce combat relexiile de sunet nedorite si propagarea sunetului", a adaugat si Voica.

Cultura orientata spre colaborare, in defavoarea biroului inchis

Chindea spune ca birourile inchise devin din ce in ce mai putin un mod de organizare, acest lucru fiind sprijinit de politica din companii, orientata catre colaborare si cultivarea unui mediul democrativ.

"Multe companii multinationale cu care am lucrat au ales sa elimine, la propriu, barierele dintre angajati: birourile top managementului s-au mutat in open space, salile de intalnire s-au transformat in zone deschise informale, relaxate. Acest mod de organizare poate functiona cu succes cu conditia folosirii inteligente a elementelor de absorbtie fonica de care vorbeam mai devreme", a mai spus Chindea.

"La nivel mondial, o tendinta a companiilor in abordarea real estate-ului este aceea de a scadea spatiul destinat birourilor prin utilizarea hot desking-ului. Ideea din spatele hot desking-ului este ca angajatilor nu li se mai aloca birouri personale, ci au acces la o multitudine de spatii unde poate lucra, de la birouri la zone informale de lucru, sali de conferinta, zone de relaxare precum cafeteria/lounge. Consecinta este ca raportul intre numarul de birouri si angajati scade, ajungandu-se uneori la un raport de tipul 80 de birouri la 100 de angajati. Cu alte cuvinte, compania ia din spatiul individual al angajatilor, in schimb, ofera mai multe spatii de intalnire sau relaxare unde sansele angajatului sa interactioneze cu colegii cresc", a mai spus Chindea.

Foto: Biroul Microsoft ( spatiu izolat fonic)

---

Noul spatiu de lucru nu mai are bariere

"Intr-o lume in care comunicarea wi-fi si fluxul de informatii fara bariere sunt in continua amploare, multe proiecte recente scot in evidenta puterea tehnologiei si prezinta o altfel de estetica a viitorului. Tot mai multe companii au ales o amenajare a mediului de lucru in care spatiul principal se constituie intr-un imens open space, fara bariere vizuale, ci doar cu puncte de interes, in care se subliniaza subtil modul in care tehnologia a repozitionat in viata tuturor modul si viteza schimbului de informatii", spune Voica.

"Un trend recent in designul interior vine tocmai din dorinta de a cultiva o atmosfera democratica, care sa incurajeze comunicarea reala, naturala intre colegi, indiferent de locul in ierarhie. Este vorba despre crearea unor spatii prietenoase, relaxate, chiar in cadrul open space-ului: zone de socializare destinate intalnirilor informale, care sa permita un mod de discutie cat mai firesc intre oameni. Acelasi trend se observa si pentru spatiile de intalnire oficiale - poti transforma o sala de meeting sobra intr-un loc cu adevarat placut de discutie intre colegi prin atentia acordata design-ului mobilierului", spune si Chindea.

Un proiect de succes va trebui sa asigure nu doar o amenajare care sa arate bine, dar si un mediu de lucru functional. Optimizarile vor tine cont de mai multe elemente, precum eficienta de folosire a spatiului, iluminatul corespunzator, imbunatatirea mediului acustic, integrarea solutiilor IT, solutii de cromatica pe pardoseala, peretii de compartimentare si mobilierul de birou.

"Vorbim despre un nou limbaj arhitectural, in care personalizarea spatiului de lucru nu se poate face doar prin schimbarea sau alternarea gamei de culori si repozitionarea corpurilor de mobilier. Spatiile trebuie adaptate proceselor specifice si relatiilor de lucru din cadrul fiecarei companii. Trebuie sa se puna accent atat pe crearea unor spatii informale, deschise, care sa dea frau liber creativatii si comunicarii intre angajati, dar si pe spatii cu o izolare fonica superioara, dedicate fie lucrului individual in liniste sau discutiilor telefonice care i-ar putea perturba pe ceilalti colegi din open-space", spune Voica.

Foto: Biroul Unilever ( spatiu informal)

---

Mici elemente care pot aduce un mare plus: cum castigam mai multa lumina naturala

Conform studiilor privind amenajarea spatiilor de birou, lumina naturala poate inlocui iluminatul artificial cu pana la 80%, in timpul orelor de zi, automat scazand consumul inutil de energie electrica. Un mod eficient de crestere a eficientei iluminatului exterior este alegerea unei game cromatice cu tonuri cat mai deschise, atat pentru peretii de compartimentare, cat si pentru tavanul biroului. Aceasta va imbunatati gradul de propagare a luminii in mediul de lucru si va genera senzatia unui spatiu mai mare.

Foto: Sediu Imtech

---

Cat de importante sunt culorile: nuante de verde pentru creativi, tonuri de rosu pentru analitici

De asemenea, este bine cunoscut faptul ca selectarea gamei cromatice si a solutiei de iluminat este una dintre cele mai simple metode de imbunatatire a performantei in mediul de lucru. "Diferitele tonuri de culoare si intensitati ale iluminatului, genereaza efecte variate la nivel psihologic. In consecinta, ambele caracteristici trebuie adaptate la modul de lucru si nevoile utilizatorilor din fiecare spatiu. De exemplu, s-a demonstrat ca tonurile albastre si verzi, precum si intensitatea sub medie a iluminatului, stimuleaza performante superioare in activitati ce implica creativitatea si gasirea unor idei noi. In schimb, nuantele de rosu si aportul sporit de lumina, sunt potrivite unor activitati ce implica atentia la detaliu, gandirea analitica sau de evaluare", a declarat Voica.

Foto: Birou McDonald's ( birouri individualizate cu elemente definitorii pentru cei care lucreaza in acel spatiu)

---

Spatiul de relaxare, noul "must"

Tendintele actuale de amenajare a spatiilor de birou indica si o atentie tot mai sporita a companiilor catre designul de calitate si cresterea dimensiunilor spatiilor de relaxare. Aceste tendinte sunt generate de necesitatea de a sustine si raspunde la cerintele angajatilor de socializare si comunicare. In viitor, spatiile de relaxare si comunicare vor contrasta tot mai mult cu amenajarea tipic aglomerata a spatiilor de birou, devenind spatii informale, folosite oricand si de oricine, cu accesibiliate imediata la internet si care pot ingloba, in functie de buget, elemente de tehnologie IT si mobilier de ultima generatie”, spune Andrei Voica.

“Multe studii arata ca integrarea spatiilor de relaxare si comunicare informala in noua amenajare a unui birou, genereaza o crestere a productivitatii si performantelor companiei. Piata se maturizeaza, iar companiile care vor dori sa creasca rezultatele angajatilor prin stimularea comunicarii si a lucrului in echipa, vor apela la arhitecti si consultanti, care vor gasi si recomanda solutii adaptate la fiecare situatie. Companiile care decid sa se relocheze sau sa treaca printr-un proces de renovare a sediului actual, vor investi tot mai mult in amenajarea spatiilor de relaxare, avand in vedere costurile reduse ale acestor spatii in raport cu bugetul total necesar pentru amenajarea integului birou. Angajatorii deschisi la aceste solutii doresc sa atraga si sa pastreze angajatii de top si vor gasi fonduri pentru investitii in amenajarea unor spatii informale”, a adaugat Voica.

Foto: Sediul e-spres-oh ( spatiu relaxare)

Tu cum ai vrea sa fie biroul tau?

---