Sistemul de planificare a resurselor intreprinderii ERP (Enterprise Resource Planning) nu mai reprezinta demult doar un avantaj competitiv. Intr-un timp scurt si-a dovedit eficienta la nivelul intregii piete, devenind o necesitate pentru orice companie, indiferent de industria in care activeaza. Solutiile ERP se concentreaza pe toate aspectele de care top managementul trebuie sa tina cont atunci cand au decizii importante de luat.
Nu este un secret: companiile intampina provocari, adesea din ce in ce mai mari, care, insa, pot fi depasite prin organizare si preintampinarea tuturor posibilelor dificultati.
Mai jos puteti citi o serie de sfaturi si trucuri privind implementarea cu succes a unei solutii ERP, pe care factorii decizionali trebuie sa le ia in considerare, mai ales atunci cand vine vorba de eficientizare, optimizarea cu succes a volumului de munca si obtinerea rapida a celor mai bune rezultate.
1. Managerii ar trebui sa angajeze analisti de afaceri, si nu experti IT
Implementarea unei solutii ERP nu este un proiect IT, ci un proiect de afaceri. O solutie ERP poate influenta fiecare aspect al unei afaceri, dar asigura si succesul pe termen termen mediu si lung. Prin urmare, este firesc ca solutia software, care va fi coloana vertebrala a tuturor proceselor de afaceri, sa si fie pusa in aplicare ca atare.
Echipa de implementare ar trebui compusa din persoane care cunosc mersul firesc al fiecarui proces dintr-o companie, independent de pregatirea lor in domeniu. Cu cat atributiunile unui analist in afaceri sunt mai numeroase decat ale unui specialist IT, cu atat va avea o companie capacitatea de a indeplini cerintele de afaceri si a se plia pe schimbarile din piata.
2. Cheltuielile necesare nu trebuie evitate
Toata lumea vrea sa economiseasca, indiferent de contextul macroeconomic. Pe langa faptul ca trebuie sa obtina profit, decidentii dintr-o companie trebuie, totodata, sa obtina si cele mai bune rezultate atunci cand opteaza pentru o anumita solutie. De regula, surprizele aparute pe parcurs in afaceri nu sunt binevenite. De aceea, orice forma de reducere a cheltuielilor in primele etape poate determina o implementare defectuoasa, iar o solutie ERP risca sa nu isi dovedeasca adevaratul potential. Odata inceput procesul de implementare, este important sa fie dus la capat cu rigurozitate si fara jumatati de masura.
3. Trebuie implicati angajatii
Este important ca atat in faza de planificare cat si in cea de executie, sa fie implicati angajatii care vor gestiona si folosi solutia ERP. Daca utilizatorii finali ai solutiei sunt implicati in procesul de decizie inca de la inceput, vor avea un aport mai consistent si o atitudine proactiva in timpul implementarii.
4. Trainingul trebuie realizat in etape
Un training avansat poate dura ceva timp. Din acest motiv, angajatii ar trebui sa aiba la dispozitie suficient timp pentru a se familiariza cu sistemul. De obicei, la cateva luni dupa primul training, ar trebui luata in considerare o noua sesiune de instruire, pentru ca angajatii sa se familiarizeze cu optiuni si operatii mai avansate in cadrul software-ului. Adesea, acestea sunt functiile care fac sistemul sa iasa in evidenta.
5. Trainingul ar trebui sa fie un proces recurent
Sistemele ERP se modifica in mod constant, ca urmare a celor mai recente actualizari/upgrade-uri, caracteristicilor suplimentare sau adaugarii de noi functionalitati. Mai mult decat atat, angajatii se schimba de multe ori intr-o companie. Prin urmare, trainingurile organizate in mod regulat reprezinta o necesitate pentru o afacere. Practica ne invata ca doar astfel poate fi mentinut un ritm ascendent al performantei.
Avantajele unei solutii ERP sunt multiple, intrucat ofera companiilor oportunitatea de a integra toate procedurile intr-un singur sistem si, totodata, sa isi imbunatateasca performanta. Avand in vedere ritmul rapid in care evolueaza piata, precum si permanenta nevoie de gestionare a procedurilor si resurselor, a devenit foarte important pentru intreprinderi sa aiba un instrument care sa coordoneze fiecare piesa de puzzle a imaginii de ansamblu, iar acesta este, fara indoiala, sistemul de planificare a resurselor.