Cat de importante sunt sedintele in cadrul unei companii?
Atunci cand salariatii companiilor sunt intrebati in ce mod considera ca isi irosesc mai mult timpul petrecut la birou, majoritatea ajung la acelasi raspuns: reuniunile de departamente sau conducere.
Parerile specialistilor in domeniu sunt insa impartite. In timp ce unii consultanti in resurse umane considera aceste reuniuni ca activitati al caror singur rezultat il reprezinta concluzia de a organiza o a doua reuniune, fara a ajunge in majoritatea cazurilor la rezultate concludente, exista si consultanti care nu vad sedintele ca o simpla pierdere de timp.
Organizarea de reuniuni la un anumit interval de timp a devenit o moda atat in companiile mari cat si in cele mici. Desi, acestea sunt considerate ca fiind doar o modalitate de a-si arata cunostintele acumulate, rolul acordat reuniunilor nu este insa secundar, fiind caracterizate ca un act de management ce poate fi administrat mult mai eficace.
Elementul cheie in cazul acestor reuniuni este eficacitatea. Gasirea de solutii intr-un timp scurt poate aduce beneficii importante companiei. Specialistii in resurse umane recomanda ca durata unei astfel de sedinte sa nu depaseasca mai mult de o ora.
Exista insa si companii care, aflate in expansiune sau fara prea mult timp la dispozitie, au preferat sa renunte la moda sedintelor, in schimbul comunicarii prin intermediul internetului sau al conferintelor telefonice. Totusi, aceste metode pot avea si efecte negative prin pierderea contactului uman cu salariatii companiei, ceea ce poate conduce la deteriorarea relatiilor interpersonale.
O mai buna utilizare a acestor reuniuni, i-a determinat atat pe cei responsabili cat si victimele fenomenului sa incerce sa gaseasca solutii. Astfel, in fiecare an au loc seminarii ce au ca scop o mai buna coordonare a acestor sedinte in vederea ameliorarii lor.
Trei reguli de aur au fost stabilite de participantii la seminar pentru eficientizarea acestor reuniuni: rezervarea din timp a salii de sedinta si pregatirea materialului necesar, trimiterea ordinii de zi fiecarui participant in parte, respectarea orarului stabilit.