Cele 5 comenzi rapide de baza in Excel pe care toata lumea trebuie sa le stie
Adevaratii experti in Excel utilizeaza comenzile rapide cu ajutorul tastaturii in loc de mouse pentru a lucra absolut orice in acest program Microsoft, de la a naviga intre foile de calcul si pana la formatarea celulelor. Daca vei ajunge sa stapanesti aceste comenzi rapide de baza esti deja la jumatatea drumului.
1. Sa incepem cu ceva simplu, precum deplasarea in foaia de calcul Excel. Poti utiliza tastele cu sageti (stanga, dreapta, sus, jos) pentru a naviga in cadrul foii de calcul cu cate o celula la stanga sau la dreapta, respectiv cu cate o celula in sus si in jos. Dar, daca folosesti tasta de control (Ctrl) si o tasta cu sageata poti sa sari direct la finalul datelor introduse de tine in foaia de calcul sau catre urmatorul set de date.
De exemplu, pentru a naviga de la celula "Tara" la celula "Romania" fara a utiliza un mouse, poti folosi tasta Ctrl + tasta cu sageata jos, iar pentru a ajunge direct pe celula "3.410" folosim tasta Ctrl + tasta cu sageata dreapta. Similar, pentru stanga si sus.
2. Daca adaugam in ecuatia noastra si tasta Shift vom avea posibilitatea sa selectam ori sa evidentiem o coloana, un rand sau chiar intreaga serie de date fara a utiliza un mouse, doar din comenzile rapide de baza din Excel.
Asadar, pentru a selecta / evidentia prin coloana (vezi exemplul de mai jos) este suficient sa apasam simultan tasta Ctrl + tasta Shift, apoi tasa sageata jos. Pentru a extinde selectia in acest punct, la intreaga serie de date folosim tastele Ctrl + Shift si tasta sageata dreapta.
3. Acum sa invatam sa navigam intre foile de calcul ale unui fisier Excel fara a utiliza un mouse. Nimic mai simplu! Cu ajutorul tastelor Ctrl (tinuta continuu apasat) si Page Down (apasata in mod repetat) vom naviga de-a lungul foilor de calcul Excel, pentru o eficienta mai mare. Pentru a reveni rapid la prima foaie de calcul vom utiliza tastele Ctrl si Page Up.
4. De asemenea, formatarea unei serii de date devine foarte facila utilizand scurtaturile pe care le ofera tastatura in lucrul cu programul de tabele si calcul Excel. Selecteaza seria de date dorita si apasa tastele Ctrl + Shift (in mod continuu) si ulterior tasta 1 (!) pentru a formata celulele in categoria "Numar" cu doua zecimale, Ctrl + Shift (in mod continuu) si ulterior tasta 4 ($) pentru a transforma intr-un simbol monetar si Ctrl + Shift (in mod continuu) si ulterior tasta 5 (%) pentru a formata in procente.
5. A cincea situatie vizeaza blocarea celulelor Excel, unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le stii atunci cand construiesti formule de calcul. Sa luam exemplul unui cos de consum, avand trei coloane pentru denumirea produselor, costul individual in unitati monetare si ponderea fiecaruia in costul total. Pentru a calcula cat anume reprezinta cat am platit pentru carne in costul total va trebui sa impartim celula H34 la H42, care ne va da 20%. De aici incolo avem doua posibilitati: fie calculam individual ponderea pentru fiecare produs, fie tragem de coltul din dreapta jos incercuit pentru a permite Excel sa calculeze pentru noi.
Dar, aceasta operatiune de calcul automat va schimba atat numaratorul cat si numitorul fractiei noastre. Ca urmare, trebuie sa blocam numitorul. Pentru a face acest lucru avem nevoie de simbolul dolarului inainte lui H pentru a bloca coloana si inaintea lui 42 pentru a bloca linia. Trucul este sa apasam tasta F4, care va bloca numitorul din celula respectiva (adica H42) si Excel poate calcula pentru tine in continuare ponderile dorite.