Cat de pregatite sunt departamentele juridice sa gestioneze datele electronice?

Volumul tot mai mare de date constituie o problema deja bine documentata la nivel global pentru companii, care include si stocarea, securitatea si transferul informatiilor digitale, precum si modul de a obtine informatii si valoare din asemenea date electronice, arata un studiu realizat la nivel global de KPMG.

Desi este deseori considerata ca o problema specifica domeniului IT, este in mare masura si responsabilitatea departamentelor juridice sa asigure gestionarea eficienta a datelor atunci cand trebuie sa raspunda unor solicitari de natura litigioasa sau de reglementare (protectia datelor personale, securizarea arhivelor de baze de date, pastrarea de evidente ale documentatiilor contractuale, de personal etc).

Intrebarea fundamentala care se pune in cadrul sondajului KPMG este „sunt departamentele juridice gata sa raspunda eficient unor astfel de solicitari?” Deseori se intampla ca departamentele juridice in-house sa fie cele care actioneaza ca un catalizator in cazul unor situatii mai complexe de gestionare a informatiilor, avand deja stabilita o agenda a actiunilor pentru a raspunde in mod eficient unor situatii litigioase sau de conformitate.

„Nu exista un anumit punct de la care sa se inceapa eficientizarea capacitatii de raspuns a unui departament juridic - acesta trebuie sa devina un proces continuu de anticipare a riscurilor si de diagnosticare a problemelor juridice care pot impacta asupra unei societati. Chiar daca momentul crizei financiare face dificila alocarea unor fonduri pentru implementarea unor solutii radicale complete in acest domeniu, noi am identificat o serie de actiuni rapide care, din experienta proprie si a derularii unor proiecte complexe in beneficiul unora dintre clientii nostri - corporatii mari care opereaza in Romania, s-au dovedit a avea succes garantat intr-o organizatie pentru a valoriza rolul activ al departamentului juridic”, a declarat Daniela Nemoianu (foto), partner la Nemoianu Attorneys at Law, firma asociata societatii KPMG Romania.

Studiul KPMG a avut drept scop sa stabileasca, pornind de la opiniile unora dintre cei mai cunoscuti avocati din multe dintre cele mai mari corporatii din lume, cat de pregatite sunt organizatiile lor pentru a gestiona datele in scop juridic, ce sincronizare exista cu departamentele IT si de Audit Intern si ce masuri intreprind pentru a-si imbunatati eficienta in acest domeniu.

Pentru multi, pregatirea reprezinta capacitatea de a raspunde cat mai eficient posibil - in mod deosebit atunci cand se impune necesitatea colectarii, analizei si prezentarii materialelor electronice.

In acest sens, potrivit KPMG, este usor de inteles de ce este important ca departamentele juridice sa aiba o forta de reactie rapida, permitand societatilor sa actioneze cat mai eficient posibil in cazul unor litigii sau probleme juridice, asigurandu-le un avans fata de un opozant sau o autoritate de reglementare, o intelegere a nivelului de expunere sau a riscului si o mai mica vulnerabilitate la provocari suplimentare (de exemplu, cauzate de incapacitatea de a gasi documentele necesare).

O capacitate de raspuns proactiva permite departamentelor juridice sa isi evalueze strategia in timp util, sa abordeze problemele mai eficient si sa obtina cele mai bune rezultate pentru securizarea pozitiei companiilor respective.

Sondajul KPMG a prezentat opiniile avocatilor interni si jurisconsultilor cu privire la abilitatile si capacitatile de care dispun departamentele lor juridice pentru a raspunde provocarilor puse de gestionarea informatiilor electronice care apar in cazul litigiilor si problemelor juridice.

Studiul KPMG a intervievat peste 200 de avocati interni din cadrul companiilor de top la nivel global. Cititi aici rezultatele sondajului:

- existenta unei neconcordante semnificative intre perceptia la un nivel ridicat a unei capacitati generale de a raspunde eficient si cu promptitudine si problemele considerabile de ordin practic, demonstrand o lipsa de intelegere a conceptului de pregatire sau disponibilitatea de a accepta existenta unor probleme in absenta unor solutii evidente;

· numerosi respondenti au fost de parere ca politicile si procesele de gestionare a datelor sunt neclare si disfunctionale;

· numai 19% au mentionat existenta politicilor si procedurilor de colectare si prelucrare a datelor;

- in timp ce nivelele percepute de pregatire par a fi foarte ridicate pentru anumite domenii, ca de exemplu cele legate de dreptul muncii/personal angajat (un procent de 75% indicand nivele ridicate de pregatire), sunt mai scazute pentru altele, ca de exemplu in domeniul concurentei / antitrust / protectia datelor personale (un procent de 62% indicand nivele ridicate de pregatire);

- exista opinii impartite asupra gradului de dificultate in recuperarea datelor necesare in cazul unor litigii sau probleme juridice. 38% au indicat un oarecare nivel de dificultate in documentarea datelor. 10% considera ca este extrem de usor, iar alti 10% considera ca este extrem de dificil sa genereze sau se recupereze datele necesare.