Cui ii revine raspunderea legala pentru activitatea financiar-contabila?
Atunci cand este semnalata o problema in ceea ce priveste intocmirea documentelor contabile, de obicei raspunderea revine reprezentantului departamentului intern sau firmei de contabilitate, insa sunt anumite informatii ce pot fi verificate si de catre administratorul companiei, cu scopul de a evita situatiile in care datele furnizate sunt incorecte si pot atrage dupa sine consecinte legale.
In primul rand, este nevoie sa precizam ca atat administratorii, cat si contabilii trebuie sa inteleaga ca rolul departamentului financiar-contabil nu este numai de a inregistra tranzactii care au avut deja loc, iar administratorii de companii trebuie sa renunte la ideea conform careia contabilitatea este un rau necesar, impus pentru calculul si plata taxelor catre stat si care nu aduce valoare adaugata companiei.
Dincolo de stereotipurile demodate, contabilul este totusi cel care furnizeaza, prin munca sa, imaginea performantei financiare a tuturor actiunilor si deciziilor luate de managementul companiei.
La randul lor, administratorii raspund pentru organizarea si conducerea contabilitatii si isi asuma raspunderea pentru intocmirea corecta a situatiilor financiare, astfel ca Accace le recomanda verificarea din punct de vedere financiar-contabil a unui set de informatii minime:
- Existenta inventarierii anuale si a documentatiei aferente;
- Verificarea corelatiei dintre stocurile faptice si cele scriptice;
- Verificarea facturilor neincasate de la clienti si a celor neplatite catre furnizori;
- Verificarea depunerii declaratiilor de impozite si taxe si verificarea cel putin anuala a evidentei fiscale obtinute de la Administratia Financiara;
- Existenta balantelor de verificare si a celorlate registre obligatorii.
Asadar, pentru o colaborare eficienta, un bun profesionist contabil are o atitudine proactiva si se implica activ in activitatea companiei, in timp ce managerul este familiar cu termenii financiar-contabili de baza (profit, bilant, creante, marja, etc.) si isi alege profesionistul contabil pentru a-l asista in deciziile de business.
In plus, departamentul financiar-contabil trebuie sa ofere informatii care sa asiste managementul in activitatea operationala si decizionala. Cum datele din contabilitatea financiara sunt codificate dupa un plan de conturi si dupa reguli si metode contabile care sunt dificil de inteles de cineva fara un minim de pregatire contabila, pe langa balanta contabila, adica documentul de sinteza a contabilitatii financiare, sugestia Accace este ca administratorul afacerii sa solicite un set de informatii din contabilitatea manageriala – analiza cifrei de afaceri pe divizii de activitate, analiza profitabilitatii, structura costurilor, analiza activelor si a datoriilor, etc. In fapt, aceste rapoarte contin transpunerea informatiilor din contabilitatea financiara pe o structura care sa asiste managementul in procesul de analiza, previziune si decizie.
Responsabilitatea depinde de natura documentelor contabile
Din punct de vedere legal, pentru inregistrarea unei tranzactii economice in contabilitate este nevoie de un document primar sau justificativ, iar responsabilitatea pentru aceste documente revine persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Pe de alta parte, documentele oficiale de prezentare a activitatii economico-financiare a companiei sunt situatiile financiare anuale, intocmite potrivit reglementarilor contabile si semnate de catre cei care le-au intocmit – expert contabil, contabil sef, alta persoana imputernicita de companie – si de catre administratorul companiei. Mai mult, acestea sunt insotite de o declaratie scrisa a administratorului, prin care acesta isi asuma raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare anuale. Astfel, responsabilitatea pentru situatiile financiare anuale revine atat administratorilor, cat si contabililor.
In concluzie, in ceea ce priveste responsabilitatea pentru activitatea financiar-contabila, administratorul companiei este direct raspunzator pentru organizarea contabilitatii (prin departament contabil intern sau prin contract de prestari de servicii cu o firma autorizata CECCAR), in timp ce persoana ce conduce efectiv contabilitatea, fie ca este vorba de contabilul sef, directorul economic sau firma de contabilitate, va fi direct raspunzator pentru nerespectarea reglementarilor contabile, bineinteles impreuna cu personalul din subordine.
Material realizat de Laura Stefan, Business Development Manager Accace