Va prezentam mai jos 6 reguli ale managementului intalnirilor care le pot face mai productive si mai putin frustrante. Fiecare regula trebuie respectata de toti participantii.

Regula de aur #1: Condu intalnirile asa cum ti-ai dori sa fie conduse intalnirile la care participi.

Aceasta este Regula de aur de baza a Managementului Intalnirilor. Pentru a conduce o intalnire eficienta sau doar pentru a participa la ea, trebuie sa fii o persoana respectata si luata in considerare de catre ceilalti. Toate celelalte reguli ale managementului intalnirilor decurg din aceasta.

Regula de aur #2: Fii bine pregatit si asigura-te ca toti participantii sunt la fel.

Distribuie agenda intalnirii cu o zi inainte si asigura-te ca toti participantii au acces la materiale necesare intalnirii. Participantii, bineinteles, trebuie sa revizuiasca agenda si materialele puse la dispozitie si sa se prezinte pregatiti la intalnire.

Daca organizatorul nu a furnizat informatii despre scopul intalniri, participantii ar trebui sa se intereseze, pentru a nu ajunge la intalnire fara a sti de ce se afla acolo si ce se presupune ca se va realiza.

Daca nu poate fi intocmita o agenda a intalnirii, organizatorul ar trebui sa se intrebe daca mai are rost ca aceasta sa aiba loc.

Regula de aur #3: Nu te abate de la programul intalnirii.

Incepe intalnirea la timp si incheie-o chiar un pic mai devreme. Acest lucru cere o anumita disciplina a organizatorului si a participantilor. Intarziind, dai dovada de lipsa de consideratie pentru cei care au ajuns la timp. Daca toti participantii stiu ca organizatorul va incepe intalnirea la ora fixata, mai mult ca sigur se vor stradui sa fie punctuali.

Sa inchei intalnirea la timp este, de asemenea, important. Nu depasi durata cu care toti participantii au fost de acord, chiar daca pentru indeplinirea obiectivelor intalnirii mai sunt necesare doar inca 20 de minute, de exemplu. Ar fi o pierdere de timp pentru toti participantii daca intalnirea ar dura mai mult decat este necesar.

Ora la care programezi intalnirea este extrem de importanta. Programarea unei intalniri obisnuite la o ora nepotrivita (la sfarsitul programului de lucru) poate avea un impact negativ asupra moralului participantilor. Urgentele sunt o realitate a tuturor organizatiilor si pot necesita intalniri la ore nepotrivite, dar intalnirile obisnuite trebuie programate la o ora convenabila tuturor participantilor.

Regula de aur #4: Nu te abate de la subiect.

In majoritatea grupurilor exista cel putin o persoana care tinde sa devieze de la subiectul discutiei sau se apuca sa povesteasca diverse intamplari. Indiferent daca o astfel de persoana este chiar organizatorul sau unul din participanti, toti ceilalti au responsabilitatea sa ghideze usor intalnirea inapoi la subiectele agendei. Povestitul unor intamplari poate fi utilizat insa, in mod deliberat, pentru a explica sau exemplifica anumite aspecte. De regula, cineva totusi trebuie sa ghideze discutia catre subiectele agendei daca acest lucru devine in mod evident necesar.

Regula de aur #5: Nu tine intalniri care nu sunt absolut necesare.

Planifica atent cat de des trebuie intr-adevar tinute intalnirile obisnuite. De exemplu, daca organizezi intalniri zilnice cu echipa, cat de productive sunt ele ? Nu ar putea fi tinute mai rar ? Sau poate ar putea sa se tina pentru cateva minute, discutand in picioare undeva ? Intalnirile cu echipa sunt intr-adevar foarte importante pentru mentinerea unei comunicari bune in firma, dar trebuie gasit echilibrul intre comunicarea buna si utilizarea eficienta a timpului.

Regula de aur #6: Incheie intalnirea cu niste concluzii clare asupra pasilor care vor fi urmati si asupra persoanelor responsabile.

Pentru orice decizie luata in cadrul intalnirii (chiar daca aceasta este “se va analiza situatia”), organizatorul trebuie sa concluzioneze ce trebuie facut in continuare si de catre cine. In caz contrar, unul dintre participanti trebuie sa ceara clarificarea urmatorilor pasi. Acest lucru este extrem de important. Daca nici unul dintre participanti nu este responsabil pentru actiunile care au fost decise, atunci intalnirea a fost o pierdere de timp pentru toti.

Poate dura ceva timp pana cand intalnirile vor deveni mai productive datorita aplicarii acestor reguli simple. Aplicarea lor nu este intotdeauna usoara, deoarece necesita pregatire si disciplina, dar poate insemna o mare diferenta pentru profitabilitatea firmei.