Seria de articole despre cum sa-ti construiesti o afacere de e-commerce de succes se incheie cu cea de-a sasea componenta-cheie: e-fulfillment-ul. Aceasta este o solutie bazata pe integrari si automatizari, care ne ajuta sa gestionam tot ce tine de depozitarea si logistica produselor din magazinul nostru online.

6/6: e-FULFILLMENT

1. Ce inseamna e-fulfillment intr-un business de e-Commerce?

Asa cum mentionam si in articolele anterioare, noi recomandam contractarea unor parteneri externi care sa administreze aceasta parte a magazinului nostru online, reusind astfel sa eficientizam procesele si sa reducem semnificativ timpul si costurile de investitie aferente acestor operatiuni.

O veste care ne bucura este ca, desi la ora actuala majoritatea magazinelor online din Romania inca proceseaza comenzile manual, numarul celor care apeleaza la solutii de e-fulfillment externalizate este in crestere.

2. De ce trebuie sa tinem cont cand setam departamentul de e-Fulfilment intr-un e-Commerce?

2Checkout: Vanzarea de...
Citeste si: 2Checkout: Vanzarea de abonamente online este preferata la nivel globa
  • Fluxurile - primul pas in setarea operatiunilor de logistica este sa stabilim fluxurile din departament: cum receptionam marfa, cum o depozitam, cum preluam si expediem comenzile, cum gestionam retururile, cine va fi compania de curierat partenera, ce sisteme de lucru ne sunt necesare? De asemenea, trebuie sa tinem cont si de rotatia stocurilor (durata de viata a unui produs in depozit), pentru a stabili ce spatiu ne este necesar pentru depozitare.
  • Integrarile - daca gestionam un magazin mic (< 1000 comenzi/ luna), minimum de care avem nevoie pentru a procesa comenzile online este integrarea platformei de e-commerce cu un sistem de gestiune si facturare si, optional, cu un procesator de plati online si un curier. Afacerile medii si mari, insa, opereaza volume mari de produse pe care trebuie sa le proceseze intr-un timp scurt, asadar vor avea nevoie si de o solutie de gestionare a stocurilor (WMS), de integrarea cu sistemul companiei de curierat, de aparatura pentru manipularea produselor (de ex. cititoare de coduri de bare), de sisteme de depozitare a produselor pe locatii, pentru a facilita depozitarea si identificarea produselor in depozit. Toate aceste elemente functioneaza in baza unor soft-uri care necesita integrare cu sistemele noastre (platforma, sistem de gestiune etc). La toate acestea noi am adauga si integrarea cu un sistem de raportare in timp real, care ne ajuta sa urmarim activitatea din departament si sa intervenim la timp in cazul in care observam nereguli.
  • Resursa umana vs. buget alocat- daca optam pentru dezvoltarea unei echipe interne, vom stabili cati membri ne sunt necesari in echipa in functie de volumul comenzilor. Noi recomandam impartirea personalului pe roluri, pentru a maximiza productivitatea. Daca optam pentru o solutie de e-fulfillment externalizata, singurul factor decisiv va fi bugetul alocat pentru aceasta ramura a business-ului. In acest caz vom cauta un partener care sa acopere cat mai mult din fluxul de depozitare si logistica, inclusiv relatia cu firma de curierat.

3. Care sunt operatiunile acoperite de departamentul de e-fulfillment?

Procesele descrise mai jos reprezinta fluxul standard de depozitare si logistica, indiferent daca optam pentru echipa interna sau pentru externalizarea serviciului de e-fulfillment. Diferenta dintre cele doua este ca, de regula, intr-o echipa interna aceste procese sunt operate in mare parte manual, pe cand furnizorii externi de solutii de e-fulfillment acopera toate procesele, beneficiaza de integrari intre sistemele informatice si sunt dotate cu mijloace performante (spatii special amenajate pentru diverse tipuri de produse, localizare automata, lize, conveioare, scannere etc).

In primul caz, procesele sunt rareori legate intre ele, ceea ce creste riscul de eroare umana, scade controlul asupra stocurilor si reduce posibilitatea urmaririi proceselor de la un capat la altul. In al doilea caz procesele au continuitate, stocurile au trasabilitate (avem posiblitatea de a urmari intreg tranzitul marfii in timp real) si eliminam toate preocuparile legate de spatiul de depozitare, fluxuri si procese, echipa si aparatura hardware si software). Fluxurile legate ne ajuta sa afisam statusul comenzilor in contul clientilor, ceea ce le da posibilitatea de a-si urmari singuri comenzile pana la livrare.

  • Receptia si depozitarea marfii - receptionam marfa de la furnizor, o inregistram in sistem si o repartizam in depozit. Noi recomandam folosirea unui sistem de depozitare bazat pe locatii unice, pentru a facilita localizarea fiecarui tip de produs.
  • Controlul calitatii - acest pas nu trebuie sa lipseasca din departamentul de logistica. Fiecare produs trebuie supus unui control riguros, procedurat, ca sa ne asiguram ca produsele pe care le comercializam corespund regulilor de comercializare si standardelor de calitate. In functie de acordul pe care il avem cu fiecare furnizor, produsele neconforme vor fi scoase din circulatie si vor fi returnate sau schimbate la furnizor.
  • Preluarea si pregatirea comenzilor (pick & pack) - intr-un scenariu ideal, comenzile plasate pe site sunt inregistrate automat, in timp real, in baza sistemulului de gestiune, de unde sunt preluate si procesate de operatorii de logistica. Acestia sunt responsabili cu asigurarea conformitatii comenzii si cu pregatirea acesteia pentru expediere.
  • Eliberarea facturilor si a documentelor AWB - inainte de a sigila coletul, emitem factura fiscala si generam si atasam documentul de transport prin care identificam si urmarim coletul (AWB).
  • Predarea/ preluarea coletelor la firma de curierat - este important sa stabilim frecventa predarii coletelor la firma de curierat, pentru a ne asigura ca ne incadram in timpul de livrare mentionat pe site. Aici luam in calcul si de perioadele de varf (sarbatori, campanii etc), cand frecventa ridicarii coletelor ar trebui sa fie dublata.
  • Receptia si gestionarea retururilor - aceste responsabilitati vor fi indeplinite tot de operatorii de logistica insa, daca avem un volum mare de produse returnate, este recomandat sa alocam personal dedicat exclusiv manipularii acestora: preluarea, inregistrarea si verificarea produselor returnate, repartizarea acestora in depozit in functie de starea lor (revandabile sau nevandabile) si confirmarea returului catre clienti.
  • Inventarul - chiar daca dispunem de sisteme performante si procese automatizate, este indicat sa efectuam periodic un inventar manual (de ex. trimestrial). Inventarul presupune compararea stocurilor scriptice cu cele fizice, evaluarea situatiei si actualizarea stocurilor in sistem/ pe website.

4. De ce resurse avem nevoie pentru a construi si seta departamentul de e-fulfillment?

WatchShop.ro schimba...
Citeste si: WatchShop.ro schimba identitatea de brand si vrea crestere de 20%
  • Buget - pentru aceasta divizie alocam aprox. 5% din bugetul total al magazinului online, care reprezinta costul de operare. In cazul unui depozit propriu vom mai face o investitie initiala pentru inchirierea/ achizitionarea/ construirea si amenajarea spatiului pentru depozitare si operatiuni logistice.
  • Echipa - roluri: operatori responsabili de receptia marfii si distribuirea ei pe locatii, agent responsabil de controlul calitatii, operatori de logistica pentru preluarea si procesarea comenzilor (pick & pack) si a retururilor, operatori facturare si AWB, team leader, manager de departament.
  • Sisteme de lucru - sistem de gestiune si facturare (ERP), WMS, acces la platforma/ aplicatia firmei de curierat.

5. Ce indicatori de performanta urmarim?

  • Numarul total de comenzi inregistrate/ zi
  • Numarul de comenzi anulate/ zi
  • Numarul de comenzi procesate/ expediate/ zi
  • Numarul de comenzi livrate/ zi
  • Numarul de produse returnate/ zi
  • Numarul de comenzi nepreluate sau refuzate de client/ zi (back to sender)
  • Profit din vanzari/ zi

Ca durata de implementare si setare initiala a departamentului de e-Fulfilment, echipa va depune, in medie, un efort de 3-6 luni.

Capitolul “e-Fulfilment” face parte din framework-ul de e-Commerce “Critical Me” si este elaborat in cadrul workshop-ului “How to e-Commerce”, sustinut de echipa theStartups.eu.

Retailerul home & deco...
Citeste si: Retailerul home & deco Bonami, target de 10 milioane euro in Romania


Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea eCommerce »



Citeste si
Click-wrap agreements sau incheierea contractelor online