O opinie semnată de Ioana Radu Motofei și Marcel Vulpoi.

Cu mici excepții, specialiștii în aceste domenii par că sunt reticenți în a livra recomandări sau bune practici referitor la măsurile care ar trebui luate în legătură cu continuitatea business-ului. Din partea autorităților, urmează să vedem, în perioada următoare, măsuri mai aplicate de susținere a mediului de business, în contextul instituirii stării de urgență.

Totuși, cel puțin la acest moment, orice antreprenor sau manager senior responsabil ar trebui să aibă în vedere luarea rapidă a unor măsuri energice. Mai jos recomandăm un plan de 15 măsuri pe care le vedem că fiind imperioase:

  1. Puneți în funcțiune o celulă de criză în care sunt reprezentate cel puțin următoarele departamente: financiar, vânzări, operațiuni, marketing & comunicare, HR, Legal;

    Citeste si:
    Ministrul Economiei: Dacă scad infectările, din 15 iunie deschidem...
    Ministrul Economiei: Dacă...
  2. Desenați împreună în această celulă un plan de măsuri care să va țină business-ul în picioare, așa numitul Business Continuity Plan, identificați care sunt riscurile și cum le veți trata în mod efectiv. Luați decizii acum, nu așteptați să fie prea târziu.

  3. Țineți mai aproape decât oricând cu clienții care vă asigură cea mai mare parte a veniturilor. Este posibil ca o parte dintre clienți să vă informeaze despre riscul lor de a intra în incapacitatea de plată. Negociați termene, eșalonări la plată, plăți parțiale, etc. Aveți grijă, nu sunt puțini cei care vor încerca să folosească situația actuală pentru a se sustrage de la respectarea obligațiilor ce le revin.

  4. Verificați atent contractele, identificați dacă aveți în cadrul acestora clauze de forță majoră/caz fortuit, dar nu abuzați și nici nu va lăsați abuzați cu privire la utilizarea acestor concepte. Ele trebuie verificate de la caz la caz, spre a vedea dacă sunt cu adevărat întrunite condițiile legale aplicabile. Puține entități din anumite industrii sunt în fapt îndreptățite să facă apel la acest moment la aceste clauze. Verificați dacă există condiții contractuale suplimentare privind invocarea forței majore/cazului fortuit (spre ex. notificarea co-contractantului, obținerea avizului de la camerele de comerț și industrie) și respectiv dacă sunt sau nu îndeplinite aceste condiții. Dacă doriți să invocați forța majoră, asigurați-va că îndepliniți toate aceste condiții și începeți să documentați în modul cel mai serios situația de forță majoră. Faptul că faceți referire la existența pandemiei de COVID 19 nu va fi suficient. De asemenea, obținerea de către una dintre părți a unui aviz de la camera de comerț și industrie are doar efect în materie de probatoriu și nu înseamnă că cealaltă parte nu poate contesta, în instanță, aplicabilitatea forței majore. Referitor la certificatele de situație de urgență ce vor fi emise de Ministerul Economiei, informațiile sunt încă limitate, astfel încât urmează să vedem dacă regimul lor va urma regimul avizelor privind forța majoră.

  5. În materia relațiilor de muncă, în calitate de angajator, aveți o serie de obligații legale deloc neglijabile. Faceți o radiografie corectă asupra organizației, identificați pozițiile care pot realiza activitatea în regim de muncă la domiciliu sau telemunca și care nu. Conform decretului privind instituirea situației de urgență, ca excepție de la situația încheirii actului adițional cu angajatul, companiile pot decide unilateral instituirea muncii la domiciliu sau a telemuncii.

    Citeste si:
    GCS: 119 cazuri de îmbolnăvire cu Coronavirus raportate în ultimele...
    GCS: 119 cazuri de...
  6. Nu fiți reținuți în a aplica un tratament diferit salariaților din perspectiva măsurilor de prevenire și protecție câtă vreme funcțiile cărora vă adresați sunt și ele diferite și servesc business-ul într-un mod diferit (desigur, fără a discrimina pe criterii de vârstă, sex, religie, etc). Asigurați-vă însă că aplicați în mod efectiv măsuri de prevenție pentru toate categoriile de salariați.

  7. Implicați urgent funcțiunile interne și/sau furnizorii de servicii de sănătate și securitate în muncă, inclusiv comitetul de sănătate și securitate în muncă (dacă este cazul), și adoptați toate deciziile care se impun pentru prevenția COVID 19 la nivelul companiei și respectiv pentru corecta gestionare a situației, în cazul apariției bolii (training salariați, evaluarea riscurilor, proceduri de interacțiune cu terții, proceduri de acces în clădire). Orice situație de îmbolnăvire a unui angajat trebuie raportată către organele cu atribuții în acest sens: direcția de sănătate publică, ITM.

  8. Asigurați-va că faceți o comunicare coerentă, atât la nivel extern, dar mai ales la nivel intern. Salariații dvs. așteaptă să vadă că managementul companiei este în control, că va pasă nu doar de mersul afacerii ci și/ (sau mai ales) de ei, de siguranța și sănătatea lor și mai ales a familiilor lor. O comunicare bună va poate ține oamenii liniștiți. O comunicare bună în astfel de momente va poate asigura o loializare a salariaților pe care nu ați putea să o obțineți prin instrumente obișnuite. O conduită lipsită de empatie va poate conduce la pierderea unor oameni valoroși pentru business.

  9. Adaptați-vă resursele în contextul anticipării unei aflux sporit de interacțiuni din partea clienților pe canale alternative față de cele uzuale – digitale (web, social media). Asigurați-vă de conformitatea conectivității cu nevoile business-ului dumneavoastră. Discutați cu partenerii de servicii de comunicații în sensul asigurării capacității necesare de trafic, voce și date, a securității cibernetice (ex. VPN) și a serviciilor de suport mai ales în muncii “remote”.

    Citeste si:
    Mai leadership-uim și noi?
    Mai leadership-uim și noi?
  10. Desenați un “Contingency Plan”, care să ia în calcul și scenariul în care ați avea nevoie să restructurați business-ul – din perspectiva numărului de salariați și a adaptării funcțiunilor interne sau parteneriatelor, etc. Apelați la funcțiunea de legal din timp– căci va puteți aștepta la reacții de tip diferend/litigiu - și pregătiți această ipoteza într-o manieră care să vă permită să luați decizii rapide.

  11. Dacă aveți linii de credit și anticipați scăderea veniturilor, luați legătură cu entitatea care a asigurat finanțarea și identificați pârghii pentru eșalonarea unor plăti.

  12. În relația cu ANAF, îndepliniți-va obligațiile fiscale utilizând mijloacele de comunicare la distanță, astfel:

a. pentru depunerea declarațiilor fiscale, prin intermediul serviciilor electronice oferite, cum ar fi Spațiul Privat Virtual (SPV), disponibil pe site-ul www.anaf.ro și depunerea online prin intermediul portalului www.e-guvernare.ro, utlizând certificate digitale calificate. Formularele/declarațiile fiscale, care nu se pot transmite pentru moment electronic, pot fi transmise și prin fax sau servicii de curierat.

b. pentru efectuarea plăților, prin intermediul serviciilor oferite de terți, cum ar fi internet banking sau www.ghișeul.ro.

13. Orice informații privind situația fiscală proprie pot fi obținute de la organul fiscal utilizând Spațiul Privat Virtual, prin intermediul Formularului de contact disponibil în acest serviciu. Noutățile legislative în domeniul fiscal se pot obține prin accesarea serviciului ,,Buletin informativ fiscal’’, care este disponibil în Spațiul Privat Virtual și pe site-ul ANAF. De asemenea, potrivit unui comunicat ANAF puteți solicita Agenției comunicarea de materiale informative în domeniul fiscal pe adresa de email proprie, prin transmiterea unei solicitări în acest sens prin intermediul Formularului de contact, serviciu disponibil atât în Spațiul Privat Virtual, cât și pe site.

14. Nu apelați la împrumuturi sau la restrângerea activității dacă resursele financiare nu vă permit în această perioadă plata la timp a obligațiilor fiscale către bugetul de stat. Utilizați procedura de mediere cu organul fiscal pentru a beneficia de eșalonarea la plată, evitând astfel intrarea în executare silită. Dacă aveți deja conturile blocate, situație care determină imposibilitatea continuării activității firmei dumneavoastră, generând consecințe sociale deosebite (exemplu: concedieri de personal), aveți posibilitatea solicitării suspendării parțiale sau totale a executării silite prin poprire.

Dacă aveți obligații restante mai vechi (în sold la 31.12.2018), nu ezitați să depuneți notificare la administrația fiscală pentru restructurarea acestora sau pentru anularea obligațiilor fiscale accesorii (dobânzi, penalități de întârziere, penalități de nedeclarare sau declarare eronată), beneficii oferite de OG 6/2019 privind instituirea unor facilități fiscale.

Se așteaptă în perioada următoare măsuri concrete de sprijinire de către stat a societăților afectate de această criză, incluzând amânarea la plată pentru o perioadă de 2-3 luni a impozitelor și contribuțiilor sau renunțarea la măsură recuperării creanțelor fiscale prin popriri pe conturile bancare sau pe sumele datorate de către terți.

15. Nu ezitați să alocați resurse pentru sănătatea și securitatea în muncă a personalului, resursa umană de care dispuneți fiind cea mai prețioasă armă pe care o puteți folosi în lupta împotriva preconizatei crize economice. Orice cheltuieli de această natură, reprezentând contravaloarea alimentației de protecție, a medicamentelor și materialelor igienico-sanitare și a altor drepturi privind sănătatea și securitatea în muncă sunt deductibile la calculul rezultatului fiscal și nu sunt impozabile la salariat.

Sursa foto: Shutterstock