Urmatoarele sfaturi te pot ajuta sa iti imbunatatesti managementul timpului, prin stabilirea prioritatilor, crearea unui sistem functional si inlaturarea chestiunilor care iti epuizeaza timpul.

Identifica-ti prioritatile. Ce speri sa realizezi intr-o zi, intr-o luna sau intr-un an ? Ce ai deja in program si caror activitati vrei sa te dedici in viitor ? De exemplu – vrei sa te implici intr-un nou proiect sau ai vrea sa inveti un nou program de calculator? Ordoneaza aceste obiective si altele pe care le-ai putea avea, in oridinea prioritatilor si incearca sa estimezi de cat timp ai nevoie pentru indeplinirea lor.

Realizeaza un audit al modului in care iti petreci timpul. Tine evidenta completa a modului in care iti petreci timpul pe parcursul a cinci zile lucratoare. Incearca sa vezi cum iti petreci timpul chiar pe portiuni foarte mici, de la inceputul pana la sfarsitul unei zile. Si apoi, la sfarsitul saptamanii, incearca sa observi daca exista vreun tipar. Nivelul de importanta al activitatii in care esti implicat corespunde timpului tau dedicat ? De exemplu - sa zicem ca ai petrecut 2 ore stergandu-ti din contul de email toate mesajele vechi, desi aveai treburi mult mai importante de terminat. Asta e un exemplu clasic in care timpul valoros este pierdut pe niste lucruri care nu iti aduc rezultatele dorite.

Alege si mentine un sistem de care te vei folosi cu adevarat. Gasesti la tot pasul tot felul de agende electronice sau alte instrumente la fel de performante care te pot ajuta sa tii evidenta detaliata a programului tau. Orice sistem ai alege, un calendar de carton sau un organizer, va da rezultate numai daca il folosesti in mod consecvent. Ceea ce conteaza nu este instrumentul in sine, ci disciplina si obiceiurile tale.

Fa-ti un plan zilnic. Majoritatea expertilor din domeniul administrarii timpului sunt de acord cu faptul ca la inceputul fiecarei zile, ar trebui sa iti petreci cam 10-15 minute incercand sa schitezi obiectivele principale ale zilei respective. Programul tau nu va fi batut in cuie; il poti revizui oricand pe tot parcursul zilei. Datorita planificarii timpului tau, vei putea profita cu mai multa usurinta de oportunitatile care vor aparea.

Organizeaza-ti sarcinile asemanatoare. Incearca sa aduni la un loc toate activitatile care necesita acelasi efort. De exemplu, s-ar putea sa fie mai convenabil sa cauti pe Internet materialele necesare pentru 4 proiecte majore in acelasi timp. La fel incearca sa procedezi si cu emailurile pe care le poti organiza pe toate intr-o singura sesiune. Sau cu intalnirile de afaceri.

Citeste si:

Identifica-ti momentele bune si cele proaste. Cand esti cel mai creativ: dimineata, la pranz sau pe seara ? Pe de alta parte, in ce parte a zilei ai cel mai mic randament ? Fiind constient de cele mai productive ore ale zilei, iti poti programa sarcinile in functie de acestea. De exemplu, daca stii ca pe la 3 dupa-masa nu esti in cea mai buna forma, ar fi mai bine sa treci la reorganizarea unor fisiere decat sa te apuci sa scrii un document important.

Controleaza intreruperile. Desi intreruperile la locul de munca nu pot fi evitate, este totusi posibil sa le limitezi impactul. In timpul perioadelor ocupate, foloseste-te de casuta vocala pentru a alege caror apeluri sa raspunzi. Cand incerci sa te concentrezi, incearca totusi sa rezisti si dorintei de a verifica casuta de mail prea des sau de a raspunde imediat unui mesaj primit. Daca este posibil, inchide si usa pentru a mari capacitatea ta de concentrare.

Organizeaza-ti activitatile de rutina. Automatismul poate fi unul din cei mai buni aliati ai organizarii timpului. Profita din plin de sistemul de apelare rapida, de macrourile din Word si Excel, de template-uri si alte short-cut-uri care iti pot economisi minutele.

Lasa deoparte viciul amanarii. In loc sa amani un proiect urias, mai bine imparte-l in mai multe segmente, mai mici si mult mai usor de organizat. Daca esti in continuare coplesit de cantitatea mare de munca, nu te teme sa imparti responsabilitatea si cu alte persoane.

Invata sa spui „nu”. Daca ai de-a face cu o sarcina care nu este de importanta majora pentru cariera ta sau pentru obiectivele tale profesionale, atunci refuz-o in mod politicos. Oricum, ar fi bine sa poti oferi persoanei in cauza si alte alternative, ca dovada a bunelor tale intentii si a spiritului de echipa in care lucrezi.

In ceea ce priveste imbunatatirea aptitudinilor tale de organizare a timpului, trebuie sa fii constient ca telul final este acela de a fi cat mai productiv posibil in fiecare zi. Urmand sugestiile de mai sus, vei vedea ca de fapt ai tot timpul necesar pentru a indeplini ceea ce conteaza cu adevarat.