Organizarea petrecerii de Craciun a companiilor devine apanajul agentiilor de PR. „Functionalitatile“ acestui eveniment nu se rezuma la intarirea legaturilor in interiorul companiei, ci merg mai departe, spre promovarea imaginii in exterior. Obiectivele evenimentului sunt tot mai complexe, iar pe listele de invitati se aduna persoane care pot purta mesajul in diferite medii de afaceri. „Compania trebuie sa arate si statu-quo-ul, succesul si cultura organizationala.

Complexitatea petrecerilor de acest gen creste din ce in ce mai mult. Daca multe companii au inceput acum cativa ani cu inchirierea unei locatii, mancare, bautura, cadouri si, eventual, o trupa care sa sustina un mic concert, acum s-a ajuns, in multe situatii, la petreceri complexe, tematice, de la petreceri-surpriza la carnavaluri in care angajatii se pregatesc din timp cu tinute sofisticate. Se organizeaza pitch-uri pentru alegerea celei mai creative agentii. Asteptarile cresc de la an la an“, spune Bogdan Kisescu, BTL Director GMP/ ASHLEY Bucharest.

Comunicare festiva

Mai intai, trebuie stabilite intr-un mod cat mai realist si cat mai specific publicului care va fi invitat obiectivele de comunicare ale unei petreceri de Craciun, considera Sorina Mihai, Account Director la Ogilvy Public Relations Worldwide. Ele trebuie formulate in linia platformei de comunicare adoptate fie in anul respectiv, fie pentru anul care urmeaza. In acest ultim caz, petrecerea de Craciun devine momentul lansarii noii strategii de comunicare. De exemplu, petrecerea de Craciun se poate constitui in momentul in care compania rasplateste activitatea/colaborarea angajatilor si a partenerilor de afaceri pe un an intreg, in care sarbatoreste succesul inregistrat alaturi de cei care au contribuit la obtinerea acestuia, intr-o modalitate cat mai informala.

Toata compania este responsabila

Petrecerile de companie tin toata luna decembrie, incep martea si se termina duminica, sunt mai ceva ca nuntile dupa postul de vara. In general, joia si vinerea sunt cele mai cautate zile. Chiar daca, in esenta, respecta structura oricarui eveniment, petrecerile de companie tind sa depaseasca in complexitate si ca efort al organizarii celelalte evenimente. Daca pentru o lansare exista cativa responsabili din partea clientului, pentru petrecerea de Craciun toata compania este responsabila: management, HR, marketing, vanzari etc. Toti trebuie sa fie implicati. Petrecerea de Craciun trebuie sa corespunda dorintelor fiecarui angajat: vegetarieni, ascultatori de jazz, doamne serioase care vor sa-si etaleze ultima blana achizitionata, fetele care-l vor pe Banica, baietii care vor Blondie, concurs de dans, karaoke, a mai spus Bogdan Kisescu.

Lista invitatilor creste continuu

Citeste si:

La aceste evenimente sunt invitati parteneri de afaceri, furnizori, clienti, daca se poate personalitati din mediile de afaceri sau politice. Acestia pot afla mai multe despre companie intr-un mediu destins, prietenos si pot transmite mesajul mai departe. In aceeasi atmosfera, se pot organiza diferite intalniri, se pot crea premisele unor viitoare afaceri.

Organizarea acestor petreceri, la care participa persoane mai mult sau mai putin compatibile, devine tot mai greu de gestionat si de aceea companiile apeleaza la specia-listi in PR. Desi in aparenta lucrurile par simple, acestea pot lua o turnura nedorita. In prezenta invitatilor, angajatii se pot simti neglijati si atunci obiectivul de team building e ratat. Acestia pot forma „bisericute“ care ii exclud pe invitati. Atunci si partea de PR este ratata. Insa o buna organizare ii face pe angajati sa se simta valorizati in prezenta invitatilor, mai ales daca li se explica importanta prezentei acestora din urma pentru companie.

Un alt punct sensibil il reprezinta prezenta la petrecere a partenerilor de viata ai angajatilor. Desi costa mai mult, primeaza recomandarea ca acestia sa fie invitati. Altfel angajatii s-ar putea simti straini, ar putea considera ca nu este o petrecere data pentru ei, ci pentru partenerii de afaceri. Iar pe termen lung poate fi un punct in minus pentru motivarea lor. Uneori, companiile organizeaza doua petreceri la sfarsit de an: una dedicata angajatilor, cealalta partenerilor de afaceri. Insa aceste abordari sunt mai rare pentru ca presupun resurse financiare considerabile.

In aceste conditii, organizarea petrecerilor de Craciun devine tot mai mult apanajul agentiilor de public relation, fiindca acestea au experienta si resursele necesare pentru a gestiona asemenea evenimente de amploare.

Partenerii de afaceri si angajatii sunt la fel de importanti

La petrecerea de Craciun, si angajatii, si partenerii de afaceri trebuie sa fie la fel de importanti, considera Sorina Mihai. Totul depinde de activitatile derulate in timpul anului pentru tipurile de public mentionate, de obiectivele urmarite si, bineinteles, de bugetul existent. In general, din cauza restrangerilor de buget, companiile adopta organizarea unei petreceri de Craciun si, pentru ceilalti, o actiune de direct mailing, constand in cadouri personalizate, felicitari, scrisori din partea top managementului etc. Se observa totusi o tendinta: firmele cu un numar restrans de angajati - pana la 100 -150 de persoane - prefera organizarea acestor tipuri de evenimente in special pentru angajati, urmand ca pentru alte categorii de public sa dezvolte tipuri diferite de activitati in spiritul Craciunului. Companiile mari dezvolta programe speciale atat pentru angajati, uneori inclusiv pentru copiii acestora, cat si pentru partenerii de business. Aceste programe sunt bine stabilite, „batute in cuie“ inca de la inceputul anului, a mai spus Sorina Mihai.