Tehnologia si cultura digitala au schimbat pentru totdeauna spatiile de birouri. Aceste schimbari au insa limitele lor: exista numeroase procese a caror eficienta se pastreaza. De aceea, nu ar trebui sa se puna semnul egal intre ideea de birou modern si cea de birou digital. Dorinta de a fi in pas cu cele mai noi tendinte si de folosi cele mai noi unelte digitale ne poate influenta sa facem schimbari acolo unde nu este cazul. Prin urmare, e bine sa cunoastem situatiile in care mediul digital isi arata limitele.

Intre ecrane si hartie

Adeptii timpurii ai noilor tehnologii au prezis acum ceva timp ca biroul viitorului va fi paperless, iar informatia va fi inregistrata, transmisa si consultata doar in format digital. Ultimele doua decenii ne-au aratat insa faptul ca acest lucru nu se va intampla prea curand. Se estimeaza ca 44% din hartia imprimata la birou este optionala, ceea ce arata ca multe persoane prefera sa citeasca astfel, atunci cand au de ales, potrivit Copiers NW. Acest lucru este valabil si pentru tineri.

Unele persoane citesc mai repede si mai usor de pe hartie, iar altele de pe ecrane, in functie de preferintele proprii. In plus, fiecare companie are anumite documente care se pastreaza in format fizic, cum ar fi contracte, facturi si, in general, documente care necesita semnatura. Prin urmare, oricat de digitalizat ar fi un birou, o imprimanta de calitate aprovizionata cu cartuse originale si topuri de hartie ramane o necesitate, iar biroul paperless nu va fi practic prea curand.

Intre comunicarea digitala si fata in fata

Munca presupune din ce in ce mai multa comunicare digitala. Viteza si eficienta acesteia nu poate fi negata. De la conferinte video, la chat si emailuri, la utilizarea unor platforme de colaborare precum Slack, Yammer, Hootsuite sau Speakap, comunicarea la locul de munca se muta in online.

Totusi, comunicarea fata in fata pastreaza anumite avantaje. Potrivit unui studiu citat de Harvard Business Review, discutiile fata in fata sunt mult mai eficace decat emailul atunci cand ai o cerere pentru interlocutorul tau. Cand te intalnesti cu oameni in mediul real, poti fi mai persuasiv si poti comunica mai precis datorita limbajului non-verbal. In plus, interactiunea umana este esentiala pentru sanatatea noastra emotionala.

Citeste si:
Cum sa fii mai productiv la birou si acasa
Cum sa fii mai productiv la...

Intre distragerea atentiei si productivitate

Nu poate fi negat sub nicio forma impactul pozitiv al digitalizarii asupra productivitatii. Dispozitivele digitale si softurile pot influenta productivitatea in numeroase moduri. Pe de o parte, conecteaza forta de munca de la distanta si prezinta unelte de colaborare, organizare si comunicare. Pe de alta parte, e mai usor pentru companii sa ajunga la experti si prestatori de servicii, dar si la clienti.

In lipsa unei culturi organizationale puternice, cu reguli clare si implementate uniform, exista riscul ca tehnologia sa aiba efectul contrar: distragerea atentiei. Un fenomen comun, distragerea atentiei are consecinte notabile asupra muncii. Un studiu citat de Thrive Global arata ca o intrerupere de 2,8 secunde e suficienta pentru dublarea greselilor in efectuarea sarcinilor simple. Mai mult, o intrerupere de 4,4 secunde poate chiar tripla greselile.

Prin urmare, data viitoare cand ai tendinta sa verifici notificarile de pe Facebook sau mesajele personale, evita sa o faci la locul de munca. In plus, e bine sa eviti sa ai smartphone-ul prea aproape atunci cand lucrezi. Multi utilizatori au dezvoltat un reflex prin care isi verifica periodic telefonul, chiar si in absenta mesajelor sau notificarilor. Iar aceasta scurta intrerupere iti poate afecta productivitatea si calitatea muncii.

Citeste si:
Studiu nou: angajatii care muncesc de acasa raman mai mult in companii
Angajatii care muncesc de...
Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Cariere »




Ascultă primul podcast de FinTech și digital banking din piață.

Citeste si
Cum sa organizezi o petrecere festiva la birou