Cum va puteti tine documentele in siguranta chiar si in cazul unui dezastru

O inundatie, un angajat rau-intentionat sau, in cel mai rau caz, un incendiu pot provoca haos in documentele oricarei companii, daca nu exista copii de siguranta si proceduri clare prin care sa se asigure securitatea acestora. Un studiu efectuat de o firma americana de cercetare arata ca 37% dintre micile companii nu au niciun plan de revenire in urma unui dezastru, indiferent de natura acestuia.

Chiar si companiile care au sedii in cladiri noi de birouri, cu grad mare de siguranta sau care nu sunt expuse unor riscuri mari de pierdere a datelor ar trebui sa isi dezvolte un astfel de plan. Imaginati-va, de exemplu, ca un simplu scurtcircuit poate declansa sistemul automat de stingere a incendiilor, iar sprinkler-ele intra in functiune in timp ce laptopurile angajatilor sunt pornite. Cam cate date credeti ca se pot pierde astfel? Sau cate acte vor fi afectate din cauza apei? Iata cateva masuri de siguranta care va pot proteja datele si actele in astfel de situatii.

Folositi-va de Cloud pentru a crea copii de siguranta ale actelor

Tehnologia cloud pare complicata la prima vedere, dar solutii exista si sunt adaptate oricarui tip de business, indiferent de marimea acestuia. Solutii precum Google Cloud, Microsoft Azure, Dropbox sau Amazon Drive sunt simplu de implementat chiar si de companii mici si oferta un grad ridicat de securitate. In plus, majoritatea ofera diferite niveluri de servicii si spatii mari de stocare.

Folositi servere de stocare cu redundanta

Daca solutiile de tip Cloud nu vi se par potrivite, puteti folosi propriile servere pentru stocarea documentelor importante. In acest caz, redundanta este esentiala, deoarece niciun server nu este 100% sigur in fata atacurilor sau a problemelor tehnice. Pe langa asigurarea redundantei datelor, creati un program automat de sincronizare a fisierelor sau de back-up periodic.

Utilizati si medii de stocare portabile, precum hard-uri sau stick-uri USB

Hard disk-urile externe pot reprezenta o solutie buna pentru companiile mici, care nu au posibilitatea financiara de a-si gestiona propriul server sau o solutie avansata de stocare si operare in Cloud. In acest caz, recomandat ar fi ca mediile respective pe care se regasesc cele mai importante documente ale firmei sa fie tinute intr-un loc sigur, ideal intr-un seif. Astfel veti putea preveni scenarii de cosmar in care hard-uri externe sau stick-uri USB cu date importante se ratacesc, sau, mai rau, ajung pe maini rau-intentionate.

Citeste si:
Voiculescu: Firea a început construcţia unui spital, fără...
Vlad Voiculescu: Firea a...

Faceti copii fizice ale documentelor si stocati-le in alte locuri

O buna idee este ca documentele fizice sa aiba si copii pe hartie care sa fie stocate intr-un spatiu separat de punctul de lucru curent al firmei. Puteti apela la firme de management al documentelor si datelor sau la arhive pentru depozitarea actelor si copiilor importante. In unele cazuri, contractele incheiate cu astfel de firme pot avea atasate si polite de asigurare in caz de dezastru.

Nu uitati insa ca, inainte de a apela la o astfel de solutie de depozitare, sa va clasificati cat se poate de bine fiecare document sau cutie cu documente in parte. Ideal ar fi ca acestea sa fie corect etichetate, pentru un acces facil si o organizare mai buna. Puteti printa etichete pentru dosare sau cutii chiar pe loc, folosind imprimante portabile de etichete.

De asemenea, asigurati-va ca spatiul de depozitare al documentelor fizice poate oferi protectie sigura la incendii sau actiunea apei. Desi astfel de solutii sunt mai scumpe, ele va pot garanta ca documentele companiei dumneavoastra sunt in siguranta indiferent de tipul de dezastru cu care s-ar putea sa va confruntati la un moment dat.

Creati un plan de actiune

Pregatirea este cel mai important element in cazul in care trebuie sa treceti cu bine de un astfel de incident. Asigurati-va ca aveti un plan scris si proceduri bine stabilite de operare si comunicati-le tuturor angajatilor. In situatia in care anumite documente trebuie evacuate rapid, stabiliti persoanele responsabile. Incercati, de asemenea, sa identificati potentialele situatii de risc si sa creati actiuni bine definite pentru fiecare caz in parte.

Citeste si:
Bringo se extinde în 6 noi orașe din România: cum arată lista completă
Bringo se extinde în 6 noi...

O idee buna poate fi si sa incheiati o polita de asigurare pentru astfel de situatii. Aceasta ar putea sa faca parte din contractul de asigurare pentru sediul sau punctul de lucru al companiei sau poate fi incheiata separat.

Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa și:


Mai multe articole din secțiunea Companii »



Citește și
Retailerii de fashion închid magazine pe bandă rulantă și concediază oameni
Setari Cookie-uri