Cum puteți face economii prin externalizarea arhivei de documente
Documentele fac parte din patrimoniul unei organizații și trebuie depozitate și arhivate conform legislației în vigoare. Potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (cu modificările și completările ulterioare), emitenții de documente au obligația de a le păstra pe perioade diferite, reglementate în funcție de tipologia și importanța lor.
Firmele și instituțiile au posibilitatea să aleaga între a-și amenaja spații proprii unde să păstreze documentele în condițiile stabilite de lege sau să externalizeze managementul arhivei către un furnizor acreditat de servicii.
Prezentăm câteva aspecte care trebuie luate în calcul atunci cand se optează pentru arhivarea documentelor la sediul propriu al firmei:
- Costurile generate de investițiile în infrastructura și cele operationale; spațiul fizic dedicat depozitării arhivei, sistemul de prevenire a incendiilor, sistemul antiefracție și de control al accesului precum și instruirea personalului conform normelor în vigoare
- Timpul pierdut de angajați cu identificarea și găsirea documentelor dorite. Se impune implementarea unui sistem bine pus la punct de organizare, îndosariere dar și de acces pentru a evita prejudicierea imaginii companiei sau pierderile financiare nedorite
- Gestionarea defectuoasă a arhivei poate duce la pierderea unor documente esențiale (constitutive, financiar-contabile, resurse umane, etc), antrenând de multe ori costuri semnificative pentru refacerea lor
- Arhivarea în spații inadecvate poate accelera degradarea fizică și deteriorarea în timp a documentelor cauzată de factori precum: praf, umiditate, seisme
Prin urmare, recomandarea specialiștilor este să fie reduse riscurile și costurile aferente prin colaborarea cu o companie acreditată. Enumerăm doar câteva din beneficiile parteneriatului cu SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu experiență de peste 15 ani în managementul profesional al arhivei:
- optimizarea utilizării spațiului și a costurilor legate de depozitarea arhivei
- eficientizarea timpului de lucru al angajaților
- siguranța fizică a documentelor și securitatea informației
- accesul facil și rapid la documente
- optimizarea logistică datorită depozitelor de arhivă localizate în București și Brașov
- consultanță pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
Pentru a veni în sprijinul mediului de afaceri, SDA- Servicii de Depozitare și Arhivare a pregătit Ghidul Gratuit „Cum faci economii optimizând activitatea de arhivare?” care tratează subiecte de actualitate în ceea ce privește managementul arhivei:
- Ce prevede legislația referitoare la arhivare și termenele de păstrare?
- Care sunt costurile reale ale arhivarii la nivel intern?
- Cum poate fi eficientizată activitatea de arhivare?
- Care sunt avantajele consultanței arhivistice?
- Ce presupune distrugerea documentelor?
Pentru a asigura dezvoltarea afacerii ne bazăm întotdeauna pe informații de calitate. Managementul performant al arhivei poate aduce economii de până la 40% în bugetul destinat arhivării, daca este gândit și aplicat corect pe baza unei soluții personalizate. Desigur, fiecare companie decide varianta optimă de organizare a arhivei dar este bine să țină cont de ceea ce urmărește în permanență: dezvoltarea și creșterea activității, economii la buget, eficientizarea timpului de lucru al angajaților, respectarea legislației in vigoare.
Din anul 2007, SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare oferă consultanță și servicii profesionale de arhivare la un nivel ridicat de siguranță și confidențialitate unor companii de top din România, din diverse domenii de activitate.