Studiu: Cum se poate eficientiza o afacere in plina recesiune

Obiectivele principale ale proiectelor de optimizare a proceselor de afaceri

Conceptul de Business Process Redesign (BPR) a aparut in limbajul managementului la inceputul anilor 1990 drept raspuns la criza in care se aflau companiile americane in fata presiunii concurentilor japonezi. Sintagma se refera la modificarea proceselor de afaceri dintr-o companie - deseori sustinuta de automatizarea acestora - in vederea reducerii costurilor, cresterii productivitatii si unei mai bune plieri pe necesitatile clientului.

Dupa o perioada de popularitate foarte ridicata, BPR-ul a inregistrat o scurta recesiune a interesului, dar a revenit in atentia companiilor la inceputul anilor 2000, cand a fost completat si ajustat pentru a deveni o abordare holistica de management a companiei. Noua fateta a preluat acronimul BPM – Business Process Management.

In acest context, problema gestionarii si administrarii unei societati, indiferent de obiectul de activitate, devine una complexa, iar aprecierea diferentelor de performanta depinde in special de sistemul de instrumente utilizate in fundamentarea deciziilor operative de catre managementul societatii respective. In ultimii ani, evolutia naturala a conceptului de BPR a creat un cadru de studiu si aplicabilitate pentru managementul continuu al proceselor de afaceri dupa ce acestea au fost optimizate.

Astfel, o noua disciplina economica si o noua realitate provoaca furnizorii de capital si managementul firmei: activitatea unei firme este eficienta atat timp cat se asigura renumerarea capitalului investit in procesele de afaceri la o rata de rentabilitate care depaseste costul acestuia. Atunci cand firmele uita acest lucru, ceea ce se intampla este previzibil: in mediul de afaceri sunt activate mecanisme naturale de reglare a situatiei, cum ar fi preluarile ostile, vanzarea participatiilor detinute de actionarii majoritari sau, in ultima instanta, lichidarea societatii.

Pentru a trece la etapa de management al proceselor interne acestea trebuie la inceput clar definite. Acest lucru este valabil in special in Romania, unde majoritatea companiilor sunt inca la stadiul incipient de formalizare a proceselor lor de afaceri. Prin urmare, pentru a asigura o dezvoltare durabila si consistenta a proceselor lor, companiile romanesti necesita abordarea coerenta a unor proiecte BPR, urmand sa abordeze ulterior subiectul BPM.

Rezultatele studiului realizat de Ensight Management Consulting au fost obtinute prin prelucrarea a aproximativ 40 de chestionare. In vederea confirmarii si rafinarii concluziilor acestui studiu au fost realizate o serie de interviuri cu companii care au desfasurat proiecte BPR. Astfel, studiul inglobeaza experienta a peste 40 de companii din Romania reprezentand cu precadere industriile retail si distributie, telecomunicatii, serviciile financiare si alte servicii profesionale. Cumulativ, companiile participante la studiu au generat anul trecut o cifra de afaceri de peste 5 miliarde de euro si au peste 100.000 de angajati, in prezent, iar o pondere de 68% dintre participanti - 26 de companii - au derulat sau au in curs de derulare un proiect de BPR. De asemenea, majoritatea respondentilor sunt reprezentanti ai managementului - 80%.

Conform studiului, la inceputul anului 2008 putini au privit cu atentie la semnalele de alarma cu privire la faptul ca majoritatea cresterilor erau obtinute in mare parte datorita evolutiei asemanatoare unui balon de sapun a economiei romanesti si nu erau sustinute de o organizare temeinica a proceselor de afaceri. Dupa numai doi ani euforia multor manageri s-a transformat, iar ideea de baza a devenit: transforma/reorganizeaza compania si procesele sale pentru a creste eficienta si a reduce costurile.

Care a fost motivatia companiilor de a lansa initiative BPR?

Topul obiectivelor selectate de catre respondenti arata in primul rand un interes sporit pentru cresterea eficientei operationale printr-o mai buna monitorizare a activitatii companiei si o reducere a costurilor aferente activitatii in 2010, comparativ cu rezultatele unui studiu similar din 2008, realizat de aceasi companie.

---

Cum este masurata performanta unui proiect BPR

Prioritatea companiilor care au lansat proiecte de BPR in ultimii doi ani a fost de a atinge maxima eficienta si control operational, insa de cele mai multe ori asteptarile companiilor in ceea ce priveste beneficiile unor astfel de proiecte sunt mai mari decat rezultatele atinse efectiv. Cauzele pentru aceasta diferenta sunt diverse: de la stabilirea unor asteptari exagerate la o implementare defectuoasa a proiectului.

---

Cum se fac proiectele BPR cu succes

In vederea analizei elementelor care au contribuit la succesul unui proiect de BPR a fost efectuata o analiza comparativa, divizand respondentii in doua categorii: proiecte BPR cu succes important – proiectele care au inregistrat succese importante la nivel de companie sau succese care au avut puterea de a declansa si alte proiecte de acest gen si proiecte BPR cu succes modest – proiectele care au avut rezultate pozitive doar la nivel de departament sau care au inregistrat un succes modest dupa o perioada de dificultati initiale.

Cele doua categorii reprezinta o pondere de 60% respectiv 40% din respondentii care au avut proiecte de BPR. Cu privire la gradul de succes al celor doua categorii de respondenti in atingerea beneficiilor potentiale, rezultatele au fost mai mult decat convingatoare, deoarece proiectele cu succes important (comparativ cu cele cu succes modest) inregistreaza: beneficii totale atinse mai mari cu 30% si un decalaj de doua ori mai mic intre asteptari si beneficiile atinse.

Pe langa faptul ca rezultatele efective la proiectele cu succes modest sunt mai mici, asteptarile acestora au fost atinse sau depasite de rezultatele efective atinse de catre proiectele cu succes important (in cazul a aproximativ jumatate din beneficii).

---