Romania este pe ultimul loc in UE la capitolul digitalizare, conform ultimului raport DESI (Digital Economy and Society Index) realizat de Comisia Europeana. Integrarea platformelor digitale este vitala, iar companiile care au inteles acest lucru au de castigat pe termen lung.

Digitalizarea proceselor de lucru creste productivitatea si chiar imbunatateste relatiile interpersonale din companie. Prin simplul fapt ca preia din sarcinile repetitive, tehnologia le ofera angajatilor posibilitatea de a se concentra pe alte sarcini, mai creative si generatoare de solutii.

Pentru o companie care in fiecare noapte emite 4.000 de facturi la nivelul tarii, digitalizarea lor a fost solutia ideala. In acest context Elit, una dintre cele mai importante companii de pe piata de produse din carne si mezeluri din Romania, a apelat la servicii specializate pentru a porni digitalizarea sarcinilor de lucru.

Sarcinile repetitive lasate in seama algoritmilor

Evidenta facturilor a fost mult timp efectuata manual de angajati care apelau la solutii de arhivare clasice, pe hartie. Modul acesta de lucru producea intarzieri de pana la doua saptamani.

Din momentul in care a fost implementata platforma de content management, care functioneaza precum o arhiva electronica centralizata pe termen lung si foarte lung, au fost inlocuite definitiv arhivele clasice greu de gestionat. Astfel, documentele se afla la dispozitia oricarui departament care are nevoie rapid de informatiile respective.

Digitalizarea inseamna mai multa flexibilitate pentru angajati

Daca in trecut era nevoie de 3 persoane care sa urmareasca debitul facturilor si sa tina aceasta evidenta pe hartie, in prezent, munca acestora s-a diversificat. Li s-a creat oportunitatea de a realiza si alte task-uri importante, precum supravegherea intregului proces de tranzit al facturilor, care a dus la imbunatatirea relatiei de comunicare cu agentii de teren.

Platforma de content management adoptata permite digitalizarea a sute de facturi simultan, indexarea si cautarea cu doar cateva click-uri in documente de tip PDF sau imagine si arhivarea in cloud sau pe server local.

Retail jobs

Seful departamentului de IT din cadrul companiei observa cat de mult s-a imbunatatit procesul de lucru:

„Avantajul e ca avem in arhiva electronica facturile returnate cu stampila si semnatura, le putem verifica oricand. Daca un client ne cere vreo factura nu mai este necesar sa cautam factura in arhiva fizica, putem cauta direct in DocuWare, acesta este marele avantaj”, spune Adrian Cojocariu.

In Romania doar 19% dintre business-uri sunt digitalizate, dintre care doar 4% folosesc facturi digitale. Totusi, cele care lucreaza cu astfel de solutii identifica o serie de beneficii:

  • Timpul alocat se reduce semnificativ;
  • De 25 de ori mai putine facturi nereturnate;
  • De 150 de ori mai putine facturi lipsa;
  • De 3 ori mai putine resurse umane alocate verificarii facturilor;
  • Mai multe departamente pot apela la documente atunci cand este necesar;
  • Angajatii devin mai responsabili;
  • Relatiile cu clientii se imbunatatesc considerabil.

Citeste si:
Antreprenorii sunt mai prudenți cu privire la angajările din...
Studiu Deloitte:...

Abonează-te pe

Calculator Salariu: Află câți bani primești în mână în funcție de salariul brut »

Despre autor
Alex Goaga
Alex Goaga scrie despre antreprenoriat, new media si IT&C de peste sase ani, visand (in timpul liber!) la viitoarele holograme portabile “tip Star Wars”. Pasionat de citit (benzi desenate printre altele) .

Te-ar putea interesa și:

Setari Cookie-uri