Ce faceți în ziua în care primiți rezultatul
Licitațiile publice se desfășoară prin SEAP, sistemul electronic de achiziții publice, unde se publică anunțul de participare, documentația de atribuire și, la final, rezultatul procedurii. Comunicarea rezultatului trebuie să arate motivele pentru care oferta dumneavoastră nu a câștigat. Aceasta trebuie citită împreună cu raportul procedurii, documentul în care comisia de evaluare explică modul în care a analizat fiecare ofertă.
Motivele de respingere se încadrează, de obicei, în câteva categorii. Oferta neconformă este cea care nu respectă cerințele din caietul de sarcini. Oferta inacceptabilă nu îndeplinește alte condiții ale procedurii, de exemplu depășește bugetul alocat sau nu dovedește experiența cerută. Separat, legea tratează prețul neobișnuit de scăzut, adică un preț care pare prea mic față de lucrarea, produsul sau serviciul cerut.
Dacă oferta a fost admisă, dar ați pierdut la punctaj, uitați-vă la criteriul de atribuire anunțat în documentație: prețul cel mai scăzut, costul cel mai scăzut sau cel mai bun raport calitate-preț. Refaceți singuri calculul pe baza factorilor de evaluare și comparați rezultatul cu punctajul din raport.
Dacă motivarea vi se pare incompletă, cereți în scris detalii de la autoritatea contractantă, instituția care organizează licitația, și acces la dosarul achiziției. Acest lucru trebuie făcut imediat, pentru că termenul de contestare curge oricum.
Trebuie verificate cu atenție la două aspecte. Primul: dacă oferta a fost respinsă pentru un document lipsă sau neclar, verificați dacă vi s-au cerut clarificări pe parcursul evaluării. Al doilea: dacă oferta câștigătoare are un preț mult sub celelalte, verificați dacă autoritatea a cerut justificări pentru acel preț, așa cum prevede legea.
Termenele și pașii unei contestații achiziții publice
Termenul de contestare este de 10 zile pentru contractele a căror valoare estimată atinge pragurile europene și de 5 zile pentru cele sub aceste praguri. Termenul se calculează de la ziua următoare celei în care ați luat cunoștință de actul pe care îl contestați.
Este indicat să păstrați dovada datei la care ați primit comunicarea, pentru că de la ea pornește calculul. Valoarea estimată apare în anunțul de participare, așa că verificați din prima zi în ce categorie intrați. Înainte de a depune contestația, legea vă obligă să trimiteți autorității contractante o notificare prealabilă, în care arătați ce considerați nelegal. Autoritatea poate lua singură măsuri de remediere, însă termenul pentru contestație trebuie respectat indiferent de răspunsul ei.
Contestația o puteți depune la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC) sau la instanța competentă. Cât timp curge de la termenul de contestare și până la soluționarea contestației, autoritatea nu poate încheia contractul cu firma declarată câștigătoare. O contestație achiziții publice trebuie să arate actul contestat, motivele și dovezile pe care se sprijină. Fiecare critică are mai multă greutate dacă e legată de o cerință precisă din documentație și de o dovadă din ofertă. Dosarul trebuie completat cu următoarele acte:
- comunicarea rezultatului și raportul procedurii;
- documentația de atribuire și răspunsurile la clarificări;
- oferta proprie, cu toate anexele depuse în SEAP;
- dovada notificării prealabile trimise autorității;
- documentele care arată că cerința invocată la respingere era îndeplinită.
Un exemplu: oferta „neconformă” de 4,2 milioane de lei
O firmă de construcții participă la licitația pentru modernizarea unei școli, cu o valoare estimată de 4,2 milioane de lei fără TVA. Oferta ei e declarată neconformă pentru că lipsește fișa tehnică a unui material de izolare. Câștigă un concurent cu un preț cu aproape 30% sub valoarea estimată.
Firma primește comunicarea într-o zi de luni, folosește primele două zile ca să ceară acces la dosarul achiziției, apoi citește raportul. Observă două lucruri. Comisia nu i-a cerut nicio clarificare pentru fișa lipsă. Iar la prețul câștigătorului, raportul nu arată că autoritatea a cerut justificări.
Firma trimite notificarea prealabilă, apoi depune contestația în termen, cu ambele argumente și cu documentele care le susțin: fișa tehnică, care exista la momentul depunerii ofertei, și extrasul din raport în care lipsește orice analiză a prețului câștigătorului. Rezultatul depinde de analiza CNSC sau a instanței, iar nimeni nu îl poate anticipa.
Câștigul sigur este altul: firma și-a păstrat dreptul de a contesta, iar contractul rămâne nesemnat până la soluție. Dacă ar fi lăsat termenul să treacă, rezultatul licitației ar fi rămas definitiv. Decizia CNSC poate fi, la rândul ei, atacată la curtea de apel. Chiar și o contestație respinsă are o utilitate practică: firma află cum interpretează autoritatea propriile cerințe și își poate ajusta următoarele oferte.
Când să apelezi la un expert achiziții publice
Unele firme își redactează singure contestațiile, mai ales la contracte mici și pentru motive simple, cum ar fi o greșeală de calcul a punctajului. Situația se schimbă la contracte mari sau când oferta a fost respinsă pentru un motiv tehnic discutabil. În aceste cazuri, un expert achiziții publice poate analiza din prima zi dacă o contestație are temei și ce argumente merită susținute.
Câteva critici bine documentate cântăresc mai mult decât o listă lungă de nemulțumiri generale. Analiza pornește, de regulă, de la aceleași întrebări: ce cerință anume a fost invocată la respingere, ce document din ofertă o acoperă, dacă evaluarea a respectat regulile din documentație și dacă celelalte oferte au fost judecate după aceleași criterii. Un avocat specializat, precum cei din echipa Legal Consult, pot ajuta la analizarea dosarului și nu numai.
Mai este o regulă care scapă ușor din vedere. Documentația de atribuire, inclusiv caietul de sarcini, poate fi contestată separat, imediat după publicare. Dacă o cerință vi se pare restrictivă, momentul potrivit pentru a o contesta este atunci. După ce ați depus oferta fără obiecții și ați pierdut, un argument împotriva acelei cerințe are mult mai puține șanse.
Un obicei simplu vă ajută la fiecare licitație. Când depuneți oferta, pregătiți de atunci un dosar cu documentația, clarificările și oferta finală, și notați în calendar data estimată a rezultatului.
Pe durata evaluării, verificați zilnic mesajele din SEAP, pentru că acolo primiți solicitările de clarificări și comunicarea rezultatului. Un răspuns la clarificări trimis după termenul stabilit de comisie poate duce la respingerea unei oferte altfel bune. Dacă pierdeți, cele 5 sau 10 zile rămân întregi pentru analiză și argumente, iar actele sunt deja la îndemână.
Întrebări frecvente
1. Ce servicii oferă o firmă specializată în expertiză în achiziții publice?
Poate lucra atât pentru firmele care depun oferte, cât și pentru autoritățile contractante. Pentru ofertanți, analizează documentația de atribuire, redactează cereri de clarificare, pregătește oferta și contractele de asociere, iar dacă oferta e respinsă, redactează contestația și reprezintă firma la CNSC sau în instanță. Pentru autorități, ajută la întocmirea documentației și la derularea corectă a procedurii.
2. Cum se depune o contestație la o licitație publică?
Mai întâi trimiteți autorității contractante o notificare prealabilă, în care arătați ce considerați nelegal. Apoi depuneți contestația la Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor (CNSC) sau la instanța competentă. Contestația trebuie să arate actul contestat, motivele și dovezile, adică documentația, oferta proprie și raportul procedurii. Cât timp contestația e în analiză, autoritatea nu poate semna contractul.
3. Care este termenul limită pentru depunerea unei contestații în achizițiile publice?
Termenul este de 10 zile pentru contractele cu valoarea estimată egală sau peste pragurile europene și de 5 zile pentru cele sub praguri. Se calculează din ziua următoare celei în care ați aflat de actul contestat, de exemplu comunicarea rezultatului. Valoarea estimată a contractului apare în anunțul de participare.
