Instrumente de controlling: sistemele ERP

In acelasi timp, ea asigura utilizarea adecvata si trasabilitatea resurselor companiei, generand transparenta in tranzactii si decizii si contribuind astfel la o crestere a profitabilitatii, potrivit  Ensight Management Consulting.

Procesul de controlling este format din trei elemente majore - coordonare, communicare si informare - si implica trei etape de executie:

1. planificare si bugetare - aceasta etapa presupune alinierea obiectivelor strategice si operationale si genereaza planuri de actiune;

2. monitorizare si analiza - include monitorizarea performantei, analiza rezultatelor obtinute si raportarea acestora catre echipa de management executiv;

3. concluzii si recomandari - include masuri de crestere a profiturilor, de scadere a costurilor si recomandari pentru ajustarea strategiei.

Executarea functiei de controlling presupune prelucrarea unor volume foarte largi de date care trebuie transformate din tranzactii individuale in informatie sub forma de rapoarte, indicatori sintetici de tip dashboard sau criterii de masurarea a performantei de tip balanced scorecard. Procesarea acestor volume largi de date necesita existenta in organizatie a unei infrastructuri de sisteme Enterprise Resource Planning (ERP) si Corporate Performance Management (CPM), ultimele fiind cunoscute si sub denumirea de sisteme de Business Intelligence (BI).

O solutie de controlling necesita combinarea la nivel strategic a trei elemente majore - sisteme informatice, procese de afaceri si resurse umane . Fiecare din aceste trei elemente au un rol critic in executarea cu succes a controllingului. Solutia de controlling distileaza datele tranzactiilor individuale ale unei organizatii in informatie si cunostinte pe baza carora se pot lua decizii strategice pentru organizatie.

Existenta in interiorul unei organizatii a unei solutii de controlling ajuta evolutia companiei din sfera "cit de mult vindem?" in sfera "cit de profitabili sintem la nivel de linie de produse individuale?". Odata cu crestea competitivitatii mediului de afaceri si a exigentelor clientilor, obiectivele organizatiei se transforma din extinderea cotei de piata in cresterea profitabilitatii si a calitatii serviciilor. Deciziile de schimbare a obiectivelor si evaluarea gradului in care acestea sint atinse se pot face doar cu ajutorul proceselor de controlling si prin existenta unei infrastructuri informationale care sa ofere un suport decizional bazat pe informatie, si nu pe intuitie.

In definirea si implementarea unei solutii de controlling - in special cind se ia in considerare aspectul tehnologic - sint esentiale definirea obiectivelor solutiei si modul de masurare al rezultatelor. Masurarea performantei organizatiei si extrapolarea acesteia in planificarea viitoare presupune definirea unor indicatori sintetici de performanta fata de care evolutia organizatiei poate fi comparata.

Definirea indicatorilor sintetici trebuie sa porneasca de la cerintele de performanta si profitabilitate ale organizatiei si nu de la sistemele informatice existente in organizatie. Sistemele informatice nu trebuie sa reprezinte un obiectiv in sine in implementarea unei solutii de controlling, ci o componenta de suport informational in proiectarea acestei solutii. Sistemele informatice - tip ERP, CRM, etc - contin datele necesare pentru crearea de informatii necesare indicatorilor sintetici care sint in general procesati in sisteme de tip Corporate Performance Management / Business Intelligence.

Sistemele de tip CPM/BI joaca un rol critic in executarea functiei de controlling. Aceste sisteme distileaza datele din sisteme ERP, CRM, etc in informatii care pot fi utilizate la luarea deciziilor de management. Prin definirea criteriilor de performanta, sistemele de CPM/BI ofera echipei de management abilitatea de a masura in cifre concrete performanta organizatiei. Pentru ilustrare, criteriile de performanta pot fi definite astfel:

1. criterii legate de numarul de clienti - clienti noi, statusul clientilor existenti, clienti pierduri si segmentati pe motive de pierdere

2. vinzari pe segmente de clienti

3. facturi neincasate pe segmente de clienti

4. date demografice pentru segmentarea clientilor

5. analiza facturilor neplatite pe segmente de clienti

6. profitabilitatea clientilor pe segmente de piata

7. executia bugetara la diverse nivele (marketing, achizitii, etc).

Data fiind complexitatea dezvoltarii si implementarii unei solutii de controlling, organizatiile apeleaza la companii de consultanta care au experienta si competentele necesare pentru a dezvolta o astfel de solutie. Companiile de consultanta au avantajul experientei practice in implementarea solutiilor de controlling in alte organizatii, cit si al accesului la cunostintele de ultim moment in tehnici de afaceri si tehnologii informationale.

Ensight Management Consulting a oferit asistenta companiilor-client in implementarea de Balanced Scorecard, de instrumente de raportare catre management si de sisteme tehnologice de tipul ERP, CRM sau BI. In implementarea solutiilor de controlling accentul este pus pe definirea modalitatilor de masurare a performantei organizatiei. Modalitatile de definire a criteriilor de performanta trebuie sa se incadreze in strategia organizatiei pentru a induce decizii si comportamente in organizatie in concordanta cu obiectivele de profitabilitate. In misiunile sale, Ensight Management Consulting abordeaza solutiile de controlling atit din perspectiva strategica, cit si din perspectiva tactica.