Esti sef de companie sau al unui departament? Atunci, cu siguranta organizezi din cand in cand cate o sedinta. Ti s-a intamplat sa-i vezi pe cei prezenti preocupati de alte lucruri? Sa caste sau sa fie mai interesati de ceea ce se intampla pe ecranul telefoanelor? Inseamna ca trebuie sa iei atitudine. Iata ce sa faci in doar cinci pasi.

Pasul 1: Stabileste-ti obiective cat mai clare

O sedinta trebuie sa aiba un scop specific si bine definit. Inainte de a o programa, intreaba-te ce urmaresti, ce plusuri poti aduce prin organizarea ei. Fa-ti o agenda clara a subiectelor pe care urmeaza sa le dezbati. Pregateste-te in cele mai mici detalii, fa-ti un plan de bataie. De asemenea, asigura-te ca toti participantii vor intelege ce vrei de la ei. Un discurs bun nu este niciodata suficient. Foloseste-te de grafice, de imagini, asigura-te ca ai un whiteboard magnetic in sala de sedinta, pe care sa poti trece ideile principale de discutie.

Pasul 2: Lista de invitati, extrem de importanta

Gandeste-te cat mai bine pe cine convoci la sedinta. Daca vei anunta o schimbare, cheama-i doar pe angajatii vizati sau pe cei care o pot implementa. Daca vrei sa rezolvi o problema urgenta, cauta-i doar pe cei care reprezinta o buna sursa de informatii pentru gasirea celei mai bune solutii. Atunci cand oamenii se simt in plus si li se pare ca ceea ce se discuta nu ii implica in mod direct, incep sa se plictiseasca si sa creada ca isi pierd timpul. N-ai vrea ca cei prezenti sa inceapa sa caste, sa se foiasca pe scaune sau sa isi verifice telefoanele pe sub masa.

Pasul 3: Respecta timpii alocati sedintei

Ai facut un plan al sedintei, este momentul sa te tii de el. Ideal ar fi ca fiecare subiect abordat sa fie dezbatut intr-un anumit interval de timp. Incearca pe cat posibil sa nu depasesti timpii alocati. Nu-i transforma pe cei prezenti in ostatici, incearca sa nu monopolizezi discutia, opreste-i din vorbit pe cei care exagereaza. Cauta mai bine sa ii implici pe toti cei prezenti in discutie. Sunteti acolo pentru a rezolva o problema, iar interactiunea si schimbul de idei vor da cele mai bune rezultate.

Pasul 4: Elimina elementele care ii pot distrage pe cei prezenti

Asadar, sedintele au un scop, iar toata lumea trebuie sa isi concentreze atentia la ce se intampla in sala. Ar fi bine ca participantilor sa li se interzica folosirea telefoanelor mobile in timpul sedintei. Suna a masura extrema, dar va da roade. In caz contrar, sunt sanse ca cei prezenti sa stea cu nasul in telefoane si sa nu fie atenti la subiectele abordate.

Citeste si:
Goana dupa joburi: managerii, cei mai dornici de schimbare
Managerii au fost, in 2019,...

Pasul 5: Trage concluziile

Se intampla de multe ori ca persoanele prezente la aceeasi sedinta sa traga concluzii diferite. Pentru a reduce acest risc, este bine ca la final sa faceti un rezumat. Poti desemna o persoana sa se ocupe de sintetizarea sedintei sau poti compune chiar tu un mail, care sa contina principalele puncte dezbatute si concluziile la care ati ajuns. Astfel, te vei asigura ca toata lumea a inteles despre ce s-a discutat.

Acestia sunt pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru ca sedintele sa fie cu adevarat productive. Tine-te de ei si vei vedea ca lucrurile incep sa se schimbe in bine.

Sursa foto: Pixabay


Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Cariere »



Citeste si
Perchezitii la fostul sef al Transelectrica, angajat cu acte false