Putine situatii sunt mai stanjenitoare pentru o companie decat intalnirile cu clientii intr-o sala de conferinte sau de sedinte echipata necorespunzator. O sala de sedinte trebuie sa se ridice la inaltimea reputatiei unei companii, iar asta implica si dotarea cu echipamentele necesare pentru ca intalnirea respectiva sa se desfasoare eficient si fara probleme.

Pentru a va asigura ca totul va merge bine la urmatoarea intalnire cu colegii sau clientii, iata o lista cu principalele obiecte ce nu trebuie sa lipseasca. In acest fel va puteti asigura ca intalnirile decurg bine, fara intreruperi inutile sau momente in care veti opri cursul discutiei pentru a cauta un flipchart sau pentru a seta un proiector.

Elementele de baza ale unei sali de sedinte

In functie de tipurile de intalniri pe care le va gazdui sala respectiva, este nevoie de diferite tipuri de echipamente. O sala simpla de sedinte va avea, in cel mai simplu set-up, masa cu un numar suficient de locuri si scaune, un flipchart sau o tabla magnetica. Acest tip de sala de sedinte e potrivit mai degraba pentru intalniri scurte si simple, unde nu e nevoie ca participantii sa tina prezentari.

Un model mai des intalnit si recomandat de sala de sedinte implica si echipamente precum un televizor cu ecran cu diagonala mare sau un proiector, precum si un telefon care sa ofere posibilitatea de a sustine sau organiza o conferinta telefonica.

Pe langa acestea, dar si in functie de spatiul disponibil, o sala de sedinte se poate dota cu mobilier suplimentar pentru pahare, apa, cafea si chiar mici gustari sau cu un spatiu pentru birotica si papetarie.

Citeste si:
ING s-a mutat in Expo Business Park: cum arata noul sediu al bancii
ING Bank s-a mutat in...

Asa cum spuneam, necesarul echipamentelor depinde foarte mult de tipul de intalniri organizate in spatiul respectiv. Este posibil ca o tabla magnetica sau un flipchart sa fie suficient pentru 90% dintre sedinte. Sau poate un telefon si un monitor sau TV sa fie elementele necesare majoritatii intalnirilor cu clientii, daca acestia sunt in alta tara sau prefera intalnirile virtuale.

Verificarea echipamentelor

Nu e nimic mai frustrant in cadrul unei intalniri decat intreruperile neprevazute si de cele mai multe ori lungi, care apar cand vrei sa pornesti un proiector, cand incerci sa conectezi un laptop sau cand stabilesti o conexiune pentru o conferinta telefonica sau virtuala. S-ar putea ca in anumite situatii sa trebuiasca sa le solicitati participantilor sa isi aduca propriile materiale. Dar acest lucru trebuie sa se rezume la agende sau laptopuri. In niciun caz nu ar trebui sa le spuneti celor care urmeaza sa participe ca ar trebui sa isi aduca pixuri sau, mai rau, sa caute prin alte departamente un marker pentru flipchart.

Un alt aspect important intr-o sala bine organizata pentru intalniri este conectica. Proiectorul, monitorul TV sau sistemele de conferinta si prezentare trebuie sa poata fi conectate rapid la orice laptop. In ziua de azi variantele de conectare sunt numeroase si adeseori se poate intampla ca participantii sa aiba laptopuri cu porturi diferite fata de cele din sala de sedinte.

Asigurati-va, asadar ca exista cabluri pentru toata gama de porturi: USB - inclusiv Type-C, VGA, DVI, HDMI, Display Port, Thunderbolt, RJ45, FireWire sau mufa audio jack de 3.5 mm. Pe langa cablurile necesare, trebuie sa va asigurati ca exista si adaptoare. Cele mai des intalnite sunt adaptoarele de la VGA la HDMI sau invers, aceste doua porturi fiind regasite aproape peste tot, in ciuda vechimii lor. O alta regula importanta e ca aceste cabluri sa aiba un loc al lor, pentru a evita situatiile neplacute in care participantii sa se impiedice de ele, sau, mai rau, sa darame echipamentele din cauza ca s-au impiedicat de ele. Si nu uitati sa testati periodic cablurile si adaptoarele pentru a va asigura ca nu veti intampina probleme legate de conectivitate tocmai la o intalnire importanta.

Citeste si:
In vizita la noile birouri Medicover si Synevo din The Bridge 2
Acasa la Medicover si Synevo...

De asemenea, echipamentele audio-video trebuie mentinute si verificate in mod periodic, in special daca necesita anumite setari. In functie de tipul intalnirii, s-ar putea ca participantii sa aiba nevoie de o anumita configurare. Asigurati-va, dupa ce s-a terminat o astfel de sedinta, ca echipamentul este setat la valorile initiale sau, inainte unei sedinte, ca este configurat in functie de ce anume se va cere in cadrul intalnirii respective.

Exista multe moduri in care o intalnire poate deraia rapid si poate ajunge neproductiva sau enervanta. Prin urmare, acordati-va timpul necesar pentru a crea cele mai bune conditii invitatilor dumneavoastra la intalnire si veti fi mult mai pregatiti pentru a va concentra pe ceea ce este cu adevarat important.

Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Cariere »




Ascultă primul podcast de FinTech și digital banking din piață.

Citeste si
In vizita la Bolt: cum arata biroul companiei de ride sharing
Setari Cookie-uri