Relocarea sediului unei companii este un pas extrem de important, care marcheaza un nou inceput pentru orice firma care isi doreste sa creasca. Prin mutarea sediului de birouri o companie nu numai ca poate transmite un mesaj care sa influenteze perceptia publica asupra brandului, dar poate profita de acest lucru si pentru a creste eficienta, a redefini cultura organizationala si a revizui obiectivele companiei. De cele mai multe ori, firmele care recurg la aceasta solutie o fac fie din motive financiare, fie din ratiuni privind spatiul, devenit insuficient pentru ritmul in care se dezvolta compania.

De regula, o companie mica are nevoie de o planificare cu trei luni in avans pentru o mutare de succes, in timp ce firmele mari ar trebui sa se pregateasca cu jumatate de an inainte pentru a face acest pas. Pentru ca mutarea sediului de birouri sa fie facuta cu succes si sa nu aiba un impact negativ asupra productivitatii, trebuie puse la punct mai multe lucruri esentiale inainte:

Stabilirea noului sediu al companiei

Este important sa ai la dispozitie cat mai multe informatii despre noul sediu al companiei. Asta inseamna ca vei avea nevoie de planul arhitectural al spatiului de birouri, astfel incat sa poti identifica unele componente esentiale, precum localizarea prizelor, a spatiilor de depozitare si compartimentarea spatiului. Analizeaza modul in care sunt dispuse in momentul de fata birourile si salile de sedinta si gandeste-te daca exista unele imbunatatiri pe care le poti aduce in noul spatiu de lucru. Dispunerea birourilor poate fi cruciala pentru productivitatea unei echipe. Angajatii trebuie sa aiba suficienta lumina naturala, sa poata lucra intr-un spatiu linistit, sa aiba destula intimitate pentru momentele in care au nevoie sa se concentreze, dar sa dispuna si de spatii de socializare sau de zone in care sa poata organiza videoconferintele sau intalnirile importante cu clienti sau parteneri de afaceri.

Atribuie sarcini fiecarui membru din echipa

Pentru ca mutarea sa fie cat mai lejera, fiecare membru din echipa ar trebui sa fie insarcinat cu organizarea si impachetarea propriului sau birou. Fiecare angajat al tau poate primi o cutie de carton precum cele de pe cartuseria.ro pentru impachetarea obiectelor personale, a tastaturii, mouse-ului, precum si a documentelor importante sau a altor obiecte de birou. Calculatorul sau laptopul de pe care lucreaza fiecare poate fi numerotat sau marcat cu ajutorul unor post-it-uri, astfel incat fiecare sa isi poata gasi mai usor calculatorul dupa finalizarea mutarii. Este important sa stabilesti toate elementele de logistica de care ai nevoie pentru a face mutarea cat mai simpla si usoara pentru angajati. De aceea, este bine sa il insarcinezi pe seful de birou sau de departament cu intocmirea unei liste de lucruri de care echipa sa are nevoie pentru organizarea mutarii.

Stabileste detaliile legate de mobilier

Mutarea intr-un sediu mai mare este o ocazie pentru companie de a decide daca va schimba cu totul birourile si va investi in piese de mobilier noi, de ce alte elemente mai are nevoie pentru a transforma spatiul de lucru intr-unul mai placut si mai eficient, precum si care sunt dorintele angajatilor care pot fi indeplinite odata cu aceasta mutare. Daca decizi sa pastrezi mobilierul de birou actual, atunci va trebui sa gandesti in avans si sa ai inca de pe acum o solutie pregatita pentru momentul in care compania se va mari, va avea mai multi angajati si va aparea nevoia unui spatiu mai bine pus la punct.

Codrin Stefanescu dezleaga...
Citeste si: Codrin Stefanescu dezleaga misterul: Unde se afla Liviu Dragnea

Vorbeste cu o echipa pentru mutarea propriu-zisa

Pentru mutarea propriu-zisa a mobilierului, calculatoarelor, cutiilor cu obiecte personale, a documentelor si a tuturor lucrurilor care intrau in componenta biroului actual va trebui, cel mai probabil, sa gasesti o echipa specializata in transportarea acestor echipamente. Cel mai important lucru este sa lucrezi cu oameni responsabili si de incredere, care sa inteleaga cum sa manevreze calculatoarele sau obiectele mai sensibile astfel incat sa nu le deterioreze si care sa termine totul in timpul stabilit. De obicei, astfel de mutari au loc pe parcursul unui weekend, asa incat activitatea din timpul saptamanii sa nu fie afectata in niciun fel. Totusi, daca estimezi ca mutarea va dura mai mult, le poti propune angajatilor fie sa isi ia liber, fie sa lucreze de acasa pana cand se va rezolva problema spatiului de lucru.

Sursa foto: Shutterstock


Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Companii »



Citeste si
JYSK deschide un nou magazin in Romania