Centralizează istoricul de service al fiecărui autoturism
Primul pas este o evidență unică pentru toată flota: numărul de înmatriculare, kilometrajul actualizat, data ultimei revizii și intervențiile efectuate. Fără această evidență, reviziile se programează abia atunci când se aprinde martorul de bord, iar mai multe autoturisme ajung în service în aceeași săptămână.
Revizia se execută după un plan stabilit de producătorul autovehiculului și adaptat fiecărui autoturism, în funcție de stilul de condus. Un autoturism folosit preponderent în oraș, cu opriri dese, solicită revizia mai devreme decât unul care parcurge distanțe lungi pe șosea. Chiar și în cazul aceluiași model, intervalele diferă de la un autoturism la altul, în funcție de modul în care este folosit.
Evidența centralizată arată aceste diferențe și permite eșalonarea intervențiilor. Responsabilul de flotă vede cu câteva săptămâni înainte ce autoturisme se apropie de revizie și le distribuie pe parcursul lunii.
Programează intervențiile din timp
Programarea făcută din timp reduce perioada de imobilizare, pentru că service-ul pregătește dinainte piesele și intervalul de lucru. Programarea se face de regulă online, printr-un formular în care alegi tipul intervenției, sucursala, modelul autovehiculului și intervalul disponibil. Formularul solicită și seria de caroserie, trecută în certificatul de înmatriculare la litera E.
Pentru companiile din Capitală cu autoturisme de serviciu din gama producătorului german, programarea la un service Mercedes-Benz în București se completează cu serviciul de preluare și livrare a autovehiculului. Autoturismul este ridicat de la sediul companiei și adus înapoi după intervenție, iar angajatul nu mai pierde timp cu drumurile la service.
Intervențiile se realizează cu echipamente de diagnosticare dedicate și în conformitate cu protocoalele oficiale ale producătorului. La fiecare revizie, testerul identifică piesele care necesită înlocuire.
Evaluează un contract de service pentru flotă
Contractele de service sunt pachete care includ o serie de operațiuni de mentenanță, la prețuri stabilite dinainte. Ele nu înlocuiesc planul de revizii stabilit de producător: planul indică momentul intervențiilor, iar contractul stabilește costul lor.
Pentru o companie, avantajul principal este predictibilitatea bugetului. Înainte de semnare, analizează câteva elemente:
- operațiunile incluse în pachet și cele facturate separat;
- durata contractului și kilometrajul acoperit;
- condițiile pentru autoturismele adăugate ulterior în flotă;
- prețurile preferențiale aplicate flotelor de autoturisme.
Compară costul anual estimat din contract cu cheltuielile de mentenanță din ultimii doi ani, pe baza evidenței centralizate. Calculul arată dacă pachetul se potrivește cu kilometrajul real al flotei.
Asigură mobilitatea pe durata intervenției
O revizie de rutină durează de obicei câteva ore, iar o reparație complexă imobilizează autoturismul mai multe zile. Planificarea mobilității pentru acest interval face parte din procesul de mentenanță.
Câteva soluții practice:
- mașina de schimb oferită de service pe durata intervenției;
- un autoturism de rezervă din flota proprie, folosit prin rotație;
- programarea reviziilor în perioadele cu activitate redusă ale departamentului;
- intervențiile rapide, încheiate în aceeași zi, pentru operațiunile de rutină.
Stabilește aceste reguli în politica internă de flotă, ca fiecare angajat să știe ce autoturism folosește cât timp al lui se află în service.
Folosește informațiile transmise de sistemele autoturismului
Autoturismele moderne dispun de sisteme avansate de diagnosticare, care monitorizează starea componentelor și semnalează prin martorii de bord momentul reviziei sau o funcționare în afara parametrilor. La modelele conectate, aceste informații ajung și în aplicația asociată autovehiculului.
Pentru responsabilul de flotă, alertele devin un instrument de planificare. Un avertisment privind nivelul minim al unui lichid sau uzura plăcuțelor de frână, semnalat din timp, permite programarea într-un interval convenabil pentru companie, înainte ca autoturismul să iasă din parametri.
Cere angajaților să raporteze imediat orice martor aprins și să nu amâne intervenția până la următoarea revizie. Un defect minor, rezolvat la timp, reduce riscul unei imobilizări mai lungi.
Mentenanța unei flote devine predictibilă atunci când istoricul fiecărui autoturism este centralizat, intervențiile sunt programate din timp și mobilitatea angajaților este asigurată pe durata lor. Contractele de service și informațiile transmise de sistemele de diagnosticare completează acest proces și reduc timpul pierdut în service.
