Înainte de prima comandă: verifică produsul și regulile de import
Wall-street.ro: Pentru un antreprenor care vrea să importe pentru prima dată produse din China, ce ar trebui să clarifice înainte de a confirma comanda și de a plăti furnizorul?
Tudor Ciumara(foto): Când imporți prima dată sunt foarte multe aspecte necunoscute și o anxietate din cauza riscurilor percepute. De aceea, este foarte util să clarifice câteva aspecte cu furnizorul și câteva lucruri legate de reglementări. De la furnizor este important să afle cât mai exact caracteristicile mărfii (dimensiune, volum, greutate, materialele din care e produsă, modul de ambalare). Apoi trebuie clarificat ce acoperă prețul plătit (doar producție, livrare la agentul din China al cumpărătorului, documente de export etc. Aici apar mai mereu fricțiuni la o primă colaborare, furnizorul constatând diferite probleme, între cele mai comune fiind aceea că agentul cu care vrea să lucreze antreprenorul e prea scump. În fine, e important de verificat ce certificări, teste și alte documente necesare poate pune furnizorul la dispoziție pentru marfa achiziționată.
Local, antreprenorul trebuie să verifice alte câteva lucruri foarte importante. În primul rând trebuie să vadă în ce condiții poate importa legal produsele. Sunt necesare marcaje CE, certificate de conformitate sau alte documente? Ce încadrare vamală va primi produsul (aceasta determină inclusiv nivelul taxelor vamale ce vor fi plătite)? Cred că este util să plătească o scurtă consultanță unui comisionar vamal pentru a fi scutit de riscuri majore.
În fine, știind de la furnizor caracteristicile mărfii, poate cere 2-3 cotații la transportatori pentru a-și face o idee cu privire la costurile, durata și eventualele condiții speciale ale transportului. Cu toate aceste informații poate înțelege mult mai bine costurile totale la care se angajează, posibilele riscuri și, în general, la ce să se aștepte. Ideal, înaintea unei comenzi semnificative trebuie validată și o mostră și trebuie stabilite în scris specificațiile produsului și ale ambalajului; altfel poți primi un produs perfect transportabil și perfect vămuibil, dar diferit de ceea ce credeai că ai comandat. Trebuie clarificat sub ce formă răspunde producătorul pentru neconformități și nu trebuie neglijate nici aspectele legate de marcă.
Cum calculezi costul total al importului
Wall-street.ro: Prețul oferit de furnizor este doar o parte din cheltuială. Cum calculezi costul total al produsului ajuns în depozitul din România și ce costuri omit cel mai des începătorii?
Tudor Ciumara: Prețul oferit de furnizor este într-adevăr doar o parte din costul total dar tot depinde mult ce fel de preț este. Foarte comune sunt prețurile EXW și FOB. Primul conține doar prețul produselor, la poarta fabricii, fiind responsabilitatea cumpărătorului să le ia de acolo, sa le ducă în port sau aeroport, să facă formalitățile de export si apoi să le transporte. Desigur, cumpărătorul nu face asta singuri ci prin intermediul unui agent local care, de obicei este găsit de firma cu care se face transportul. Prețul FOB conține și transportul local în China plus formalitățile de export, toate costurile până la încărcarea mărfii pe vas.
Urmează apoi costurile cu transportul, formalitățile de import și de livrare la sediul sau depozitul cumpărătorului, taxele vamale și TVA. TVA la import trebuie și ea luată în calcul în necesarul de numerar. Pentru o firmă care o poate deduce, nu reprezintă în mod normal un cost definitiv al produsului, dar poate avea un impact important asupra cash-flow-ului, pentru că suma trebuie finanțată până la recuperare/deducere. În tot lanțul apar însă și elemente de cost mai puțin luate în calcul, dar care se adună: costurile cu schimbul valutar, asigurarea mărfii pe parcursul transportului, costurile financiare datorate blocării banilor pe parcursul câtorva luni, costurile de mediu aferente ambalajelor/bateriilor importate.
O greșeală comună este să aduni prețul produsului cu costul transportului și să consideri că acela este costul de import. Mai util este să faci un calcul de acest gen:
Landed cost = marfă + costuri la origine + transport internațional + costuri la destinație + vamă + livrare în depozit + costuri operaționale asociate importului.
Transport aerian, maritim sau grupaj: ce variantă alegi?
Wall-street.ro: Cum alegi între transportul maritim și cel aerian? Iar dacă alegi transportul maritim, cum îți dai seama dacă merită să plătești pentru un container întreg sau să folosești grupajul?
Tudor Ciumara: Diferențele majore sunt acestea: transportul aerian ajunge mult mai rapid dar este și mult mai scump decât cel maritim. Produsele mai scumpe și cu volum/greutate mai mici se pot preta bine la transportul aerian. Pentru produsele la care raportul valoare/volum este nefavorabil, transportul maritim este de preferat. O soluție intermediară poate fi transportul feroviar, care e ceva mai rapid decât cel maritim dar și mai scump.
Aducerea mărfii într-un container dedicat are unele avantaje notabile, între care costul (care poate fi mai scăzut decât la grupaj dar nu întotdeauna) și faptul că marfa ajunge în condiții mult mai bune (este încărcată în container la fabrică și este descărcată la depozit). Între dezavantaje poate fi menționat iar costul (care uneori poate fi mai mare decât la grupaj), faptul că este necesar un depozit cu acces pentru camion cu container și faptul că volumul mărfii trebuie adaptat dimensiunilor containerului, pentru a nu plăti transportul unui spațiu gol.
În ceea ce privește grupajul, deseori mult mai potrivit unui antreprenor la prima experiență de import, se plătește doar volumul de marfă transportat, aceasta fiind pusă într-un container împărțit cu alte partide de marfă. Se pretează deci mult mai bine unor volume variate. Și la livrarea la depozitul cumpărătorului e mult mai simplu, livrarea putând fi făcută cu camioane mai mici sau dube. Un dezavantaj notabil este acela că pachetele transportate pot fi manipulate de mai multe ori, din container în container sau din container în camion ceea ce duce aproape invariabil și la unele deteriorări.
Nu trebuie pierdută din vedere nici posibilitatea unui split shipment: Pentru produse sezoniere sau lansări există și varianta de a împărți comanda: o cantitate mică vine aerian pentru a asigura stocul, iar grosul mărfii vine maritim. Este mai scump decât un transport exclusiv maritim, dar uneori costul suplimentar este mai mic decât pierderea vânzărilor.
Oferte de transport și condiții de livrare: ce trebuie verificat
Wall-street.ro: Ce trebuie să verifici într-o ofertă de transport ca să o poți compara corect cu altele și să reduci riscul unor taxe suplimentare după expediere?
Tudor Ciumara: În primul rând trebuie verificat că oferta a fost făcută pentru condiția de transport solicitată (EXW, FOB etc) și pentru caracteristicile solicitate (volumul mărfii, greutate, număr cutii, adresa de preluare și de livrare). Apoi trebuie văzut dacă elementele de cost sunt defalcate în ofertă pentru a putea compara mai multe oferte între ele. Dacă se dorește asigurarea mărfii pe parcursul transportului trebuie verificat că aceasta a fost inclusă (transportatorii tind să uite acest element). În fine, trebuie văzut dacă se acordă termen de plată, în ce valută și în ce condiții trebuie plătit.
Trebuie verificată valabilitatea cotației primite. Oferta de transport nu este permanentă și modificări în elementele ei pot surprinde neplăcut. Trebuie comparat și timpul de tranzit estimat și ruta oferită.
Wall-street.ro: Furnizorii pot propune condiții de livrare precum EXW, FOB sau DDP. Ce înseamnă acestea pentru cumpărător și cum alegi cine se ocupă de transport și de formalitățile de import?
Tudor Ciumara: Diferența majoră între condițiile de livrare constă în alocarea costurilor și riscurilor pe parcursul transportului. De exemplu, la condiția EXW responsabilitatea furnizorului se oprește la poarta fabricii. El trebuie doar să predea marfa acolo, agentului trimis de importator. În cazul FOB, furnizorul organizează și suportă operațiunile necesare până când marfa este încărcată la bordul navei în portul de plecare convenit, inclusiv formalitățile de export. Din acel punct, transportul principal și riscurile aferente revin cumpărătorului. Pentru DDP, furnizorul se ocupă inclusiv de transportul internațional și de plata taxelor vamale la destinație. Aici însă este nevoie de multă atenție deoarece, din dorința de a-și limita costurile, furnizorii pot apela la soluții care ocolesc importul corect al mărfii și pot provoca probleme majore cumpărătorului.
Varianta cea mai sigură este ca transportul și formalitățile de import să fie realizate prin intermediul unei firme din România, care poate acorda asistență localizată și care nu ridică din umeri în situația în care apar unele probleme sau dificultăți.
Documente, termene și greșeli care pot bloca marfa
Wall-street.ro: Ce documente și informații despre produse trebuie pregătite înainte de expediere pentru a reduce riscul ca marfa să fie blocată în vamă? Ce trebuie să verifice antreprenorul și ce ar trebui să valideze cu un specialist?
Tudor Ciumara: Acest aspect depinde foarte mult de produsele importate, deoarece sunt diferențe foarte mari. Unele produse au nevoie de marcaj CE, altele nu. În funcție de produs și de reglementările aplicabile pot fi necesare declarații de conformitate, certificate, rapoarte de testare, autorizații, marcaje sau alte documente, iar autoritățile vamale ori alte autorități competente pot solicita verificarea acestora. Condiții speciale se pot aplica produselor de origine animală, vegetală, substanțelor farmaceutice sau chimice, produselor cu baterii. Pot exista produse ce necesită autorizații de la diverse autorități competente. Astfel de lucruri e bine să fie clarificate încă de la început, înainte de a plăti furnizorului, pentru a evita apoi probleme costisitoare.
În mod uzual, pentru majoritatea produselor, trebuie ca furnizorul să pună la dispoziție o factură comercială, un packing list, bill of lading și, dacă este cazul, certificate de conformitate. În situația în care datele din aceste documente nu se potrivesc între ele sunt necesare corecturi (de exemplu, volumul, greutatea și numărul coletelor trecute în packing list trebuie sa fie identic cu ce apare în bill of lading).
Cumpărătorul trebuie să se asigure că are EORI. De asemenea trebuie clarificată marca produselor. La import cumpărătorul trebuie să transmită traducerea facturii comerciale (poate să o facă singur, cu pixul pe factura de la furnizor) și să declare pe ea marca produselor, punând la dispoziție documente justificative dacă este cazul.
Cumpărătorul trebuie să verifice că documentele de la furnizor sunt corect întocmite. Cu ajutorul unui specialist (comisionar vamal) ar trebui să verifice faptul că totul e corect și dacă sunt necesare documente suplimentare.
Wall-street.ro: Cum estimezi realist timpul de la finalizarea producției până când produsele sunt disponibile pentru vânzare? Ce marjă de siguranță ar trebui să iei în calcul dacă imporți pentru o campanie sau un sezon important?
Tudor Ciumara: Aici depinde foarte mult de tipul de transport ales și de probabilitatea de apariție a unor evenimente speciale. După finalizarea producție produsele trebuie duse în depozitul agentului care se ocupă de transport, unde stau cel puțin câteva zile. Apoi urmează transportul propriu-zis, care poate dura de la câteva zile pentru avion și până la 65 zile pentru maritim (ca veste bună, pare a se relua transportul prin Suez, ceea ce reduce semnificativ această durată).
După sosirea navei în port se așteapta descărcarea, care poate dura o zi sau mai multe. În cazul produselor aduse în grupaj se face apoi deconsolidarea (scoaterea din container a diferitelor partide de marfă). Poate dura si asta câteva zile. Urmează vămuirea care, la rândul ei poate presupune alte câteva zile. Mai ales atunci când se face un prim import într-un punct vamal poate apărea și controlul fizic al mărfii, care durează în plus și se face pe cheltuiala importatorului. În fine, ultima etapă este cea de livrare a bunurilor către cumpărător.
În funcție de distanța de la punctul vamal la depozitul acestuia și de disponbilitatea mijloacelor de transport și această ultimă etapă poate dura între o zi sau mai multe. În prezent, pentru un transport maritim trebuie avută în vedere o durată de aproximativ 3 luni de la data finalizării producției până la data recepționării produselor. Sunt multe variabile în calcul și nu este posibilă o estimare foarte precisă.
Cele mai costisitoare greșeli pe care ar trebui să le evite un începător?
Wall-street.ro: Din experiența importurilor realizate de voi, care sunt cele mai costisitoare greșeli pe care ar trebui să le evite un începător? Ne poți povesti o situație concretă și ce ai face diferit acum?
Tudor Ciumara: Cel mai costisitor scenariu este cel în care sunt aduse produse care să fie respinse în vamă pentru că nu sunt însoțite de documentele necesare. Într-o astfel de situație se pierd banii plătiți furnizorului, sumele datorate transportatorului, taxe de distrugere sau de transport înapoi în China plus eventuale amenzi. Gândindu-ne la un astfel de scenariu înțelegem de ce e bine să clarificăm lucrurile cât mai bine de la început și eventual să apelăm la un pic de consiliere.
Probleme mai puțin costisitoare dar mai frecvente ar fi următoarele:
- Nu s-a clarificat cum trebuie cine plătește unele cheltuieli și cam cât ar costa acestea (de obicei costurile la origine – transportul de la fabrică în port și documentele de export, sau comisioanele bancare)
- Calitatea slabă a ambalajelor care duce la deteriorarea acestora și a produselor pe parcursul transportului. Merită o discuție despre tipul de carton folosit, de exemplu, pentru a evita pierderi de acest tip
- Recepționarea produselor fără verificare. Înainte de a semna de primirea produselor când sunt livrate la depozit trebuie măcar numărate cutiile primite. Dacă numărul nu corespunde sau dacă sunt cutii deteriorate acest lucru trebuie menționat în scris și notificat urgent si transportatorului (împreuna cu fotografii)
O greșeală costisitoare pe care am făcut-o a fost în perioada pandemiei. Am lucrat cu un furnizor mai puțin experimentat care ne-a greșit – cu mult – estimarea volumului mărfii. În acea perioadă costul transportului era extrem de ridicat și acei (mulți) metri cubi în plus ne-au costa foarte mult. Acele costuri a trebuit să le înglobăm în prețul produselor, ceea ce le-a făcut mult mai puțin competitive. În plus, am constatat abia la vămuire că pentru unele dintre produse, care erau considerate accesorii medicale, ne trebuiau certificate de conformitate și cu greu am reușit să obținem de la furnizor documente într-un format acceptabil în vamă.
