Gestionează mai bine ședințele și întâlnirile cu oamenii
O sursă majoră de anxietate din agendele multor angajați este supraaglomerarea cu ședințe pentru că ocupă mult timp din zi și pentru că de multe ori nu se iau neapărat decizii. Începutul de an este un moment bun să reevaluezi fiecare întâlnire din calendar, recomandă Laura Vanderkam, autoarea mai multor cărți despre managementul timpului și productivitate. Unele ședințe recurente și-au pierdut utilitatea, dar continuă să existe pur și simplu pentru că, de multe ori, este mai greu să anulezi o întâlnire decât să creezi una nouă, notează CNBC.
Tot ea sugerează să combini întâlniri care au loc frecvent cu aceiași participanți sau, acolo unde este posibil, să le scurtezi durata, chiar dacă nu le elimini complet.
O altă soluție eficientă, mai ales dacă ești manager de departament, de exemplu, este organizarea unor așa numite „ore de audiență”, în care colegii pot aduna întrebările care nu sunt urgente și le pot discuta pe toate odată. Astfel, pot fi evitate schimburile constante de mesaje și e-mailuri de tip ping-pong pe parcursul zilei, dar și anumite întâlniri, explică Cal Newport, profesor de informatică la Universitatea Georgetown și autor al mai multor volume despre concentrare și productivitate.
Newport susține și ideea unor ședințe de tip „curățare a agendei”, în care echipa se întâlnește pentru a rezolva, într-un anumit timp, mai multe sarcini restante. Pentru acest tip de întâlnire, membrii echipei ar trebui să aibă un document comun în care, pe parcursul săptămânii, adaugă subiectele care nu sunt urgente, dar trebuie discutate. În cadrul ședinței, acestea sunt parcurse pe rând și se stabilesc pașii următori pentru fiecare.
Citește și: 3 activități cu care îți irosești timpul la muncă, fără să îți dai seama
Metoda „time blocking”, adică munca în mod susținut, fără alte distrageri
O altă practică utilă este blocarea timpului în calendar pentru muncă neîntreruptă, adică pentru sarcinile care necesită cel mai mare efort cognitiv. Este unul dintre cele mai eficiente moduri în care poți munci eficient și îți poți elibera din program. Ideal ar fi să îți rezervi intervale de cel puțin 60–90 de minute de lucru concentrat, fără a verifica e-mailul sau telefonul.
„Cei mai mulți angajați din zona muncii intelectuale verifică notificările o dată la 10 minute sau chiar mai des, ceea ce înseamnă că nu ajung niciodată într-o stare reală de concentrare profundă. Cel mai mare inamic al productivității este schimbarea continuă a contextului”, explică Newport, făcând referire la fluxul constant de e-mailuri, mesaje pe Slack și alte alerte.
Pe lângă perioadele de timp dedicate muncii profunde, poți rezerva în calendar și intervale pentru sarcini mai mici sau pentru perioade în care nu este potrivit să programezi ședințe, astfel încât acestea să fie percepute de ceilalți ca indisponibile.
În același mod în care verificarea constantă a notificărilor fragmentează atenția, și ideea de a lăsa calendarul complet deschis pentru ședințe poate duce la o fragmentare severă a programului, care nu îți mai permite să ai intervale suficient de lungi pentru a lucra eficient.
O altă regulă propusă de Newport este ca pentru fiecare ședință programată să îți rezervi, în altă parte a zilei, un interval echivalent pentru muncă individuală.
Include „mini-audituri” în programul tău
Un audit al calendarului nu ar trebui făcut doar la final de an, ci mult mai frecvent, subliniază Laura Vanderkam. Ea recomandă realizarea unui „mini-audit” în fiecare zi de vineri, pentru a planifica sarcinile pentru săptămâna următoare.
Ce înseamnă, de fapt, acest „mini-audit”? Înseamnă să analizezi ce ai vrea să fi realizat până vinerea următoare, să stabilești pașii necesari pentru a ajunge acolo și să aloci timp în calendar pentru aceste activități. Planificarea din timp îți oferă mai multă flexibilitate pentru a gestiona zilele aglomerate, în loc să ajungi în crize de timp de ultim moment.
„În 15 minute de planificare poți câștiga două ore în săptămâna următoare. Orice timp investit în organizare se va întoarce la tine, sub forma unor zile care merg mai bine din perspectiva timpului”, spune Vanderkam.
