Scrii o prezentare, cand tocmai primesti un email, pe care il citesti imediat! Nu-ti pui problema daca e urgent sau nu. Intre timp suna telefonul, seful sau un client. Te intrerupi. Vorbesti la telefon, citind emailul si facand schimb cu fereastra in care scriai. Tocmai intra un coleg si, cum sustii sus si tare politica usilor deschise, il primesti. Pare important si chiar este. Il rogi sa ia loc. Ii faci semn ca te concentrezi asupra lui imediat ce termini de vorbit la telefon. Asteapta rabdator, spera la atentia si intelegerea ta. Se termina convorbirea la telefon.

Suspini insesizabil pentru materialul ramas nescris si mai ales pentru emailul necitit. Vazand sfarsita discutia la telefon, angajatul incepe sa vorbeasca. Spera sa aiba atentia ta in cel mai scurt timp. Cu greu te uiti la el in ochi avand in vedere ca simti o nevoie ardenta sa citesti emailul cu nouati. Omul vede, se face ca nu isi da seama, continua sa vorbeasca, tu prinzi niste fragmente. Spune ca e nemultumit, ceva despre nepotrivire si a face ceva diferit sa va fie mai bine la amandoi.

"Sunt multe discutii ardente pe tema multitaskingului, poate face omul mai multe lucruri in acelasi timp sau nu? Poate fi productiv, poate scurta din timpul de realizare, se simte bine facand asta, cand devine stresant?", se intreaba Ludmila Marin (foto), coach pentru manageri.

Deseori este important sa raspunzi urgent la provocari, pentru ca altfel se poate bloca fluxul de lucru al celorlalti colegi, tu detinand informatii pe care nimeni nu le cunoaste sau manifestand competente pe care doar tu le ai. Alteori este util sa faci altceva in timp ce ti se aseaza ideile proaspat gandite mai bine si poti capata o noua perspectiva a lucrurilor.

"Este insa foarte important sa cunoastem faptul ca multitaskingul inseamna schimbarea rapida a atentiei si concentrarii intre activitati. A crede ca multitasking inseamna ca «faci mai multe lucruri in acelasi timp», este gresit. Noi vorbim la telefon la volan, insa conducem din reflex, iar daca se iveste nevoia de a lua o hotarare, imediat inchidem sau cel cu care vorbim, observa o pauza prelungita si inexplicabila in convorbire. Atentie insa, adesea folosirea exagerata a multitaskingului are efecte devastatoare si pentru companie pe termen lung, nu numai pentru tine ca persoana", spune Marin.

Efectuarea mai multor activitati in acelasi timp poate afecta persoana si poate duce la :

• Deficit de atentie;
• Timp prelungit de finalizare a unei activitati;
• Capacitate intelectuala redusa (studiile pe aceasta tema sustin ca IQ-ul scade cu 10%- precum pierderea unei nopti intregi de somn);
• Productivitate scazuta (-40%);
• Nevoia de a vedea lucrurile incheiate, finalizate, poate duce uneori la stres, presiune ca sunt la fel de multe oricat ar lucra persoana respectiva, frustrare ca nu terminam nici o sarcina, stres ca se aduna din ce in ce mai multe;
• Greseli mai multe, (pierdem informatii si indicii pretioase, memoram mai putine aspecte);
• Creierul este usor de distras, atunci cand sunt multi stimuli la care reactionam rapid.

Citeste si:

In acest context, printre motivele pentru care oamenii continua sa actioneze multitasking se numara faptul ca stimularea informationala a ajuns la un nivel de accesibilitate greu de rezistat.

"Ne simtim importanti, de neinlocuit, necesari si chiar vitali pentru afacerile in care activam. Asa ca reactionam urgent la emailuri, la telefoane, intalniri neprogramate si prelungite, feedbackuri, indiferent de nevoia reala", spune Ludmila Marin.

De asemenea, un alt motiv ar putea fi legat de faptul ca creierul nostru proceseaza mult mai repede atunci cand absoarbe informatia, decat atunci cand o transmite.

"Asa ca daca putem auzi, vedea, simti atat de multe deodata, de ce sa pierdem timpul? Exista oare cazuri in care multitaskingul, perceput ca atentie schimbata des intre activitati este folosit cu succes?"

8 elemente practice pe care trebuie sa le urmezi pentru a face multitasking cu rezultatele dorite :

1. Verifica cu tine la ce nivel te pozitionezi in companie. Preponderent supervizezi sau preponderent activezi ca profesionist cu termene de predare si volum mare de lucru concentrat per proiect?
2. Observa ce tip de om esti si care este modul tau propriu de lucru cel mai productiv. Periode scurte si concentrate de lucru sau lucru neintrerupt?
3. Tine sub control schimbarea rapida intre activitati. Iti este mai greu sa te reconectezi la o munca care necesita creativitate, atentie, logica, memorie, finalizare.
4. Cand schimbi intre activitati asigura-te ca la cele la care ai de continuat un fir logic, creativ si de impact, iti lasi o mica nota, cu unde ai ramas sau la ce concluzie ai ajuns pana in acel moment.
5. Vei rasufla mult mai usurat la sfarsit de zi, atunci cand ceea ce e pe lista ai delegat, ai inlaturat ca fiind nerelevant sau ai terminat.
6. Tine o agenda pe care sa notezi activitati: importanta lor, durata si termenul de realizare (daca ti-e greu cu finalizarea ia 2 optiuni una optimista de ex. 2 zile , una pesimista de ex. 5 zile.)
7. Ai in vedere cand schimbi intre activitati ca este nevoie de 15 minute pana cand creierul sa se reconecteze cu atentie si intelegere la ceea ce faci.
8. Recunoaste ca tehnologia iti este indispensabila si stresul creat de a fi mereu in priza poate insa sa te suprasolicite si sa te epuizeze. Tu ai nevoie de tine mai mult decat ai nevoie de orice obiect tehnologic.