Apostila a fost uitata in secolul al XX-lea, mai ales in perioada comunista, cand sistemul politic a incercat inlaturarea oricarei amintiri a structurilor politice, administrative sau sociale anterioare, fiind redescoperita de romani incepand cu anul 2001, anul aderarii Romaniei la Conventia de la Haga.

Ca urmare a emigrarii masive in statele dezvoltate, in special in statele vestice din Uniunea Europeana, romanii au descoperit necesitatea si utilitatea apostilei, mai ales in cazul celor care au dorit sa se stabileasca definitiv in alta tara si, mai ales, sa capete cetatenia acelei tari. Pierdut intre Consulat, Ambasada, Prefectura, Ministerul Afacerilor Externe si Camera Notarilor Publici, romanul de rand a aflat, uneori cu mirare, ca apostila – complicata apostila! – este o rezolutie, o stampila, un fel de anexa ce se aplica sau se ataseaza, in general, pe un act oficial in vederea recunoasterii acestuia in tarile semnatare ale Conventiei de la Haga din 5 octombrie 1961.

Potrivit articolului 2 al Conventiei, fiecare dintre cele 108 state semnatare scuteste de supralegalizare actele pentru care este aplicabila Conventia si care vor fi utilizate pe teritoriul sau statal. De exemplu, daca un roman vrea sa foloseasca certificatul sau de nastere in Italia – caz foarte des intalnit – atunci el nu are nevoie de recunoasterea certificatului sau de catre agentii diplomatici romani din Italia pentru folosirea acestuia. El trebuie sa se prezinte la Prefectura cu certificatul de nastere (original), cartea de identitate, cererea pentru eliberarea apostilei (completata) si chitanta aferenta taxei de eliberare a apostilei. Dupa apostilarea documentului original, acesta va fi tradus de un traducator autorizat (in exemplul nostru, in italiana), traducerea va fi legalizata de un notar public si apoi apostilata de Camera Notarilor. O copie xerox a documentului original trebuie sa fie atasata traducerii pentru ca aceasta sa poata fi supralegalizata.

Apostilarea documentelor originale se face de catre Prefectura in cazul actelor administrative (acte de stare civila, acte de studii, acte medicale si a altor acte asemanatoare). Documentele emise de notarii publici (procuri, declaratii, copii legalizate etc.) sunt apostilate de Camera Notarilor, iar cele emise de judecatorii, tribunale si curtile superioare, precum si de executorii judecatoresti si de Registrul Comertului sunt apostilate de Tribunal. Pentru a putea apostila actele de studii sau actele medicale, acestea trebuie sa fie vizate, anterior apostilarii, de Centrul National de Recunoastere si Echivalare a Diplomelor din cadrul Ministerului Educatiei Nationale (pentru actele de studii din invatamantul superior), de Inspectoratul Scolar (actele de studii din invatamantul preuniversitar) sau de Directia de Sanatate Publica (actele medicale).

Daca titularul actului nu se poate prezenta personal la Prefectura, la Camera Notarilor sau la Tribunal, el poate sa mandateze o alta persoana prin procura (imputernicire) notariala sau poate sa contracteze o firma specializata, care se poate ocupa si de obtinerea vizelor pentru documentele de studii sau medicale, de traducere, legalizare si apostilarea traducerii legalizate, cum obisnuim sa facem noi, la Biroul de Traduceri Champollion.

Exista, desigur, si documente care nu se apostileaza. In primul rand, documentele care sunt emise de agentii consulari sau diplomatici nu necesita apostilarea. In al doilea rand, este posibil ca statul nostru sa incheie tratate sau acorduri prin care sa fie scutit sau sa scuteasca alte state de necesitatea apostilarii, legalizarii sau supralegalizarii. Institutiile abilitate pun la dispozitia cetatenilor lista acestor state.

Cand vorbim despre apostila, este bine sa acoperim toate posibilitatile, inclusiv cazul tarilor care nu au aderat la Conventia de la Haga. Sa presupunem ca cetateanul roman se simte deodata atras de budism, nu mai doreste sa locuiasca inconjurat de crestini si hotaraste sa emigreze in China. Daca s-ar stabili in Hong Kong sau Macao, ar avea nevoie de apostilarea documentelor sale. Dar el decide sa locuiasca in interiorul Chinei continentale. Prin urmare, va trebui sa obtina viza de la Ministerul Afacerilor Externe, apoi va traduce actul in limba chineza, va legaliza traducerea la un notariat public, va obtine apostila de la Camera Notarilor (supralegalizarea traducerii legalizate), apoi inca o viza de la MAE pe traducerea apostilata si, la final, o viza de la Consulatul Chinei in Romania.

In loc de incheiere, va dorim tuturor cozi scurte la prefecturile din tara si va intindem o mana de ajutor oricand aveti nevoie!