Un spatiu de lucru organizat te poate ajuta sa lucrezi mai eficient. Cu siguranta ai colegi pe ale caror birouri vezi teancuri de dosare, hartii sau documente, cani si agende si te intrebi cum de mai pot lucra cu atata maculatura in jurul lor. Unii oameni spun ca sunt mai productivi atunci cand sunt inconjurati de haos, dar, daca nu te numeri printre ei, articolul acesta s-ar putea sa fie ceea ce cauti.

De ce ajungem sa avem un birou pe care domneste haosul? In iuresul task-urilor de la munca, ajungem sa strangem tot felul de hartii pe care le uitam sau de care nu avem nevoie la momentul respectiv si le lasam pentru mai incolo. Numai ca ”mai incolo” suntem bombardati de alte si alte task-uri, iar turnurile de hartie cresc incet si sigur. La fel si dorinta ta de a scapa o data pentru totdeauna de dezordinea de pe birou. Iti trebuie cateva ore pentru a face ordine printre hartiile de pe birou, dar cand? Proiectul acela trebuie terminat, deadline-ul pentru acel task se apropie rapid, colegul are si el nevoie de informatii, iar inbox-ul tau da deja pe-afara.

Primul pas e cel mai greu

Din pacate, acest pas e absolut necesar in procesul tau de reorganizare pentru adoptarea unui spatiu minimalist, care sa-ti permita sa lucrezi in cele mai bune conditii. Inainte sa te apuci sa faci curat pe birou, aloca-ti cateva momente pentru a vedea exact care sunt zonele care se aglomereaza cel mai repede si cel mai mult. Acelea sunt zonele problematice. Nu uita de spatiile de stocare: sertare, rafturi, rollbox-uri, tavite etc.

Apoi, evalueaza-ti rutina de lucru. Cum se aduna, de obicei, lucrurile inutile sau hartiile pe birou? Ti le lasa colegii si le dai deoparte, pentru ca apoi sa uiti de ele? Iti printezi tu anumite documente pentru a le studia mai bine? Arunci la intamplare hartii sau mape pe unde mai gasesti loc liber? Daca reusesti sa iti constientizezi obiceiurile, vei parcurge un prim pas important.

Fa curat. De fapt, fa-ti curaj sa faci curat. Planifica-ti din timp cateva ore pentru a vedea ce e de aruncat, ce e de arhivat, trimis altor colegi, rezolvat sau pastrat. Daca nu ai un sistem de catalogare a lucrurilor de pe biroul tau, ar fi bine sa iti creezi unul, indiferent de cat de simplu este. Poti incepe, de exemplu, prin a-ti desemna doua zone in care vor sta aceste lucruri: una de care te ocupi in ziua respectiva si una de care te vei ocupa pe viitor. Ar fi foarte util sa-ti impui si o regula de lucru, de exemplu sa nu ai mai mult de 5-10 documente intr-o anumita zona. Alternativ, poti desemna trei zone de lucru, in functie de prioritatea documentelor. Urmatorul pas e sa-ti cureti biroul de praf sau murdarie.

Citeste si:
De ce este RECOMANDAT sa...plangi la birou
Plansul la locul de munca NU...

Organizeaza-ti inteligent spatiul de lucru

Acum, biroul tau e ca nou. Iti aduce aminte de primele zile la job, nu? Lasa amintirile pentru alta data. Acum ai de facut o lista cu lucrurile care au ramas pe birou. Ia o foaie de hartie si creeaza trei coloane: obiecte indispensabile (laptop, agenda, pix etc.), obiecte care pot sta intr-un sertar sau rollbox (dosare si mape de plastic, perforatoare, capsatoare, scotch, servetele etc.) si obiecte inutile, ce pot ajunge in cosul de gunoi (calendare, brosuri, pahare, reviste, obiecte promotionale etc.).

Acum gandeste-te daca ai putea elimina si alte obiecte de pe birou, sau daca le-ai putea inlocui cu altele. Gadgeturi precum un hub USB, care-ti permit sa conectezi mai multe dispozitive folosind un singur cablu, un incarcator wireless sau un suport care sa tina la un loc cablurile calculatorului/ laptopului iti vor salva mult spatiu pe birou. Daca vrei sa duci totul la urmatorul nivel, poti cere sefului tau sa iti inlocuiasca desktopul cu un pc all in one si vei scapa si de unitatea centrala.

O noua rutina te va ajuta sa-ti mentii biroul liber

Odata ce ai terminat cu toate acestea, admira-ti noul birou minimalist si da-ti ocazia sa te feliciti pentru ce ai realizat. Mai ai un singur pas spre noul tau mediu de lucru: stabileste-ti rutine noi de lucru, pentru a evita sa mai ajungi iar in situatia asta. Iata cateva metode prin care te vei asigura ca biroul tau ramane mereu curat:

  • Nu manca la birou
  • Arunca lucrurile inutile (sau recicleaza hartiile) imediat ce ai terminat cu ele
  • Foloseste sistemul de organizare si arhivare a documentelelor. Nu le lasa sa se adune
  • Profita de avantajele cloud-ului si ale tehnologiilor digitale. Nu printa daca nu e nevoie.
  • Fa-ti curat pe birou inainte sa pleci acasa
  • Daca totusi metodele de mai sus dau gres, aloca-ti saptamanal o jumatate de ora pentru a face ordine pe birou.

Citeste si:
Mobilier pentru birou pe care il gasesti acum la reducere
Mobilier pentru birou pe care...

Sursa foto: Shutterstock

Te-ar putea interesa si:


Mai multe articole din sectiunea Lifestyle »



Citeste si
Ruinele Teatrului de Vara din parcul Bazilescu intra in curatenie